Menyusun Struktur Organisasi Usaha Kecil
Struktur organisasi usaha kecil bukan bagan yang rumit, melainkan kejelasan siapa mengerjakan apa dan siapa yang memutuskan. Begini cara menyusunnya.
Usaha kecil sering berjalan tanpa kejelasan siapa bertanggung jawab atas apa. Akibatnya pekerjaan menumpuk pada pemilik, sementara hal lain terlewat begitu saja. Struktur organisasi sederhana menutup celah itu tanpa perlu bagan yang rumit atau jabatan yang terdengar resmi.
Mulai dari daftar pekerjaan, bukan dari jabatan
Susun daftar semua pekerjaan yang benar-benar terjadi dalam sepekan: membeli bahan, melayani pembeli, mencatat penjualan, menagih piutang, membersihkan tempat, mengurus dokumen. Tulis di kertas biasa, jangan langsung memikirkan nama jabatan. Yang dicari adalah gambaran pekerjaan nyata, bukan susunan yang enak dilihat di dinding.
Setelah daftar selesai, tandai tiga hal pada setiap pekerjaan: siapa yang mengerjakan sekarang, seberapa sering dikerjakan, dan apa akibatnya bila terlewat. Tanda ini membuat Anda melihat mana pekerjaan yang sudah aman dan mana yang menggantung pada satu orang saja.
Perhatikan pekerjaan yang hanya bisa dilakukan pemilik, misalnya membayar pemasok dalam jumlah besar atau menandatangani perjanjian. Pekerjaan seperti itu perlu dicatat khusus, sebab bila pemilik sakit atau bepergian, usaha berhenti. Menyiapkan penggantinya adalah bagian dari pekerjaan menyusun struktur.
Tiga peran yang cukup untuk usaha kecil
Untuk usaha dengan sedikit orang, tiga kelompok peran biasanya sudah memadai. Satu orang boleh memegang lebih dari satu peran, tetapi harus jelas peran mana yang sedang ia pegang hari itu.
| Peran | Pekerjaan pokok | Boleh diputuskan sendiri |
|---|---|---|
| Penjualan dan pelayanan | Melayani pembeli, mencatat pesanan, menangani keluhan ringan | Potongan kecil sesuai batas yang disepakati |
| Barang dan persediaan | Membeli bahan, mengecek stok, merawat alat | Pembelian ulang rutin dari pemasok lama |
| Uang dan catatan | Mencatat kas, menyusun laporan sederhana | Pengeluaran kecil harian |
Tabel ini bukan aturan baku. Isinya bisa Anda ubah sesuai jenis usaha. Yang penting, nama peran, isi pekerjaan, dan batas keputusan berada pada satu halaman yang bisa dibaca ulang oleh siapa pun yang bekerja di tempat Anda.
Menuliskan batas keputusan
Bagian yang paling sering terlupakan adalah batas keputusan. Tanpa batas yang jelas, karyawan menunggu pemilik untuk hal kecil, sementara pemilik sibuk dengan hal yang seharusnya bisa diselesaikan di tempat. Tulis batasnya dalam bentuk angka sederhana, misalnya sampai nilai tertentu boleh diputuskan sendiri, di atas nilai itu harus bertanya.
Sebutkan juga hal yang tidak boleh diputuskan siapa pun kecuali pemilik: memberi hutang kepada pelanggan, mengubah harga tetap, dan menandatangani kerja sama. Bila batas ini ditulis dan dibicarakan, karyawan tidak perlu menebak-nebak, dan pemilik tidak perlu mengawasi setiap langkah.
Bila Anda menambah orang untuk pekerjaan tertentu, panduan pada artikel kapan menambah orang dan untuk apa bisa membantu memutuskan lebih dulu.
Meninjau ulang struktur
Struktur yang ditulis sekali lalu dilupakan akan cepat usang. Tinjau ulang setiap tiga bulan atau setiap kali ada orang baru, alat baru, atau jenis layanan baru. Cukup tanyakan dua hal: pekerjaan apa yang kini menggantung tanpa penanggung jawab, dan keputusan apa yang paling sering macet menunggu Anda.
Bila alur kerja terlanjur berantakan, rapikan satu bagian lebih dulu, seperti yang dijelaskan pada artikel merapikan alur kerja usaha yang terlanjur berantakan. Jangan mengubah semuanya sekaligus karena perubahan besar sulit dijalankan di sela pekerjaan harian.
Satu hal yang perlu dihindari adalah menulis struktur untuk keadaan usaha yang belum terjadi. Susunlah untuk pekerjaan yang benar-benar ada hari ini, lalu biarkan strukturnya tumbuh bersama usaha Anda.
Mulai dari satu halaman hari ini: daftar pekerjaan, tiga peran, dan batas keputusan. Tempel di ruang kerja, lalu uji selama dua minggu dan perbaiki bagian yang masih membingungkan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah usaha kecil perlu bagan organisasi resmi?
Tidak harus. Yang penting adalah kejelasan pekerjaan dan batas keputusan. Satu halaman berisi daftar peran sudah cukup, dan lebih mudah dipakai daripada bagan yang rumit.
Bagaimana kalau hanya ada dua orang di usaha saya?
Dua orang tetap bisa membagi peran. Satu orang memegang penjualan dan persediaan, satu lagi memegang uang dan catatan, dengan catatan pekerjaan tertentu tetap harus ditinjau bersama setiap pekan.
Kapan struktur organisasi perlu diubah?
Saat ada orang baru, alat baru, atau jenis layanan baru. Tinjauan singkat setiap tiga bulan biasanya cukup untuk menutup pekerjaan yang menggantung tanpa penanggung jawab.
Apa akibatnya kalau batas keputusan tidak ditulis?
Karyawan akan menunggu pemilik untuk hal-hal kecil, sementara keputusan besar justru bisa diambil tanpa sepengetahuan pemilik. Keduanya membuat usaha berjalan lambat dan rawan salah.
