Mengatur Waktu sebagai Pemilik Usaha

Pemilik usaha kecil biasanya bekerja sepanjang hari, tetapi sering merasa tidak ada yang benar-benar selesai. Penyebabnya bukan kekurangan waktu, melainkan waktu habis untuk hal yang mendesak dan tidak tersisa untuk hal yang penting. Mengatur waktu berarti mengembalikan urutan itu.

Catat dulu ke mana waktu pergi

Sebelum mengubah apa pun, catat kegiatan Anda selama tiga sampai lima hari. Tulis setiap perpindahan kegiatan, termasuk obrolan singkat dengan pemasok dan urusan yang datang tiba-tiba. Jangan menilai dulu, cukup catat.

Setelah beberapa hari, kelompokkan catatan itu menjadi tiga keranjang: melayani pelanggan, mengurus barang dan uang, serta memikirkan usaha ke depan. Anda akan melihat keranjang mana yang paling banyak memakan waktu dan keranjang mana yang hampir tidak pernah tersentuh.

Catatan ini juga menunjukkan jam apa yang paling sibuk dan jam apa yang relatif longgar. Dari situ Anda bisa menaruh pekerjaan yang butuh tenang pada jam longgar, bukan pada jam ramai.

Membuat blok waktu tetap

Bagi hari menjadi blok waktu yang tetap dan pendek. Misalnya satu jam pertama untuk memeriksa uang dan pesanan, jam berikutnya untuk melayani pembeli, dan satu jam terakhir untuk pekerjaan yang butuh tenang. Blok yang tetap membuat pekerjaan punya tempat, sehingga tidak bergantung pada suasana hati.

Blok ini bukan jadwal yang kaku. Yang penting ada kebiasaan tetap, misalnya mencatat penjualan selalu dilakukan setelah toko tutup, apa pun yang terjadi hari itu.

Menyiapkan waktu cadangan

Usaha kecil selalu punya kejadian tak terduga: alat rusak, pengiriman terlambat, karyawan sakit. Bila tidak ada cadangan, kejadian itu langsung memakan waktu untuk pekerjaan penting. Sisakan satu sampai dua jam per hari yang tidak diisi jadwal apa pun.

Waktu cadangan juga berguna untuk menerima kedatangan orang tanpa janji: pemasok yang ingin menawarkan barang, tetangga yang ingin berbicara, atau calon pembeli besar. Keluhan pelanggan yang perlu perhatian khusus juga lebih baik diarahkan ke jam ini agar tidak memotong seluruh hari Anda.

Menjaga agar tidak kembali berantakan

Setelah beberapa minggu, tinjau lagi catatan Anda. Lihat pekerjaan mana yang masih menyita waktu pada jam yang salah, lalu pindahkan atau serahkan kepada karyawan. Sebagian pekerjaan memang tidak bisa diserahkan, tetapi hampir selalu ada satu atau dua yang bisa.

Bila yang menghabiskan waktu adalah keputusan kecil yang menunggu Anda, cara pada artikel mendelegasikan pekerjaan dengan benar bisa menutup celah itu. Bila yang menghabiskan waktu adalah kebiasaan harian yang tidak teratur, lihat juga kebiasaan harian yang menjaga usaha tetap jalan.

Ingat juga bahwa waktu Anda terbatas karena tenaga terbatas. Pemilik yang memaksakan diri bekerja tanpa jeda cenderung mengambil keputusan buruk pada sore hari. Berhenti sejenak pada tengah hari bukan kemalasan, melainkan cara menjaga mutu keputusan.

Perlu diingat juga bahwa mengatur waktu bukan berarti bekerja lebih banyak jam. Pemilik usaha yang menambah jam kerja tanpa mengubah cara kerja biasanya hanya memindahkan kelelahan ke hari berikutnya. Yang berubah harus cara kerja: memisahkan jenis pekerjaan, memberi batas yang jelas pada setiap blok, dan menyerahkan pekerjaan yang bisa dikerjakan orang lain. Dengan begitu waktu Anda bertambah karena pekerjaan yang berkurang, bukan karena tenaga yang dipaksakan.

Mulai minggu ini dengan satu perubahan saja: tetapkan satu jam tetap untuk pekerjaan yang paling sering Anda tunda, dan jaga jam itu seperti janji kepada pelanggan.