Membuat SOP yang Benar-Benar Dipakai, Bukan Hanya Ditempel

Banyak usaha kecil pernah membuat dokumen prosedur, lalu dokumen itu berakhir di lemari. Penyebabnya biasanya karena ditulis jauh dari pekerjaan nyata, terlalu panjang, dan memakai istilah yang tidak dipakai sehari-hari. SOP yang berguna justru lahir dari pekerjaan itu sendiri.

Amati pekerjaan sebelum menulis

Jangan mulai dari computer atau dari contoh dokumen orang lain. Berdirilah di dekat orang yang mengerjakan, lalu catat langkahnya apa adanya: apa yang diambil lebih dulu, alat apa yang dipakai, berapa lama, dan pada titik mana kesalahan biasanya terjadi.

Ulangi pengamatan itu dua atau tiga kali. Cara kerja yang baik biasanya baru terlihat setelah beberapa kali pengamatan, terutama saat toko ramai atau saat bahan yang datang tidak sesuai pesanan.

Catat juga hal yang sering ditanyakan karyawan baru. Pertanyaan yang berulang menandakan bagian itulah yang perlu ditulis paling jelas, karena di situ orang paling sering ragu.

Satu lembar untuk satu pekerjaan

Batasi setiap SOP pada satu pekerjaan saja dan usahakan tidak lebih dari satu halaman. Tulis dengan kalimat perintah yang pendek, menggunakan kata yang sama seperti yang diucapkan sehari-hari di tempat Anda.

• Nama pekerjaan dan siapa yang mengerjakan.
• Alat dan bahan yang harus disiapkan lebih dulu.
• Langkah kerja berurutan, ditulis sebagai daftar bernomor.
• Hal yang wajib diperiksa sebelum pekerjaan dinyatakan selesai.
• Tindakan yang harus diambil bila terjadi keadaan di luar kebiasaan.

Perhatikan butir terakhir. SOP yang baik memberi tahu karyawan apa yang harus dilakukan ketika keadaan tidak normal, misalnya bahan habis, alat rusak, atau pelanggan meminta hal di luar kebiasaan.

Sisipkan juga batas waktu untuk langkah yang memang punya tenggat, seperti bahan yang harus segera masuk lemari pendingin. Batas waktu membuat karyawan tahu langkah mana yang tidak boleh ditunda sampai selesai shift.

Menempel dan menguji

Setelah ditulis, letakkan SOP di tempat pekerjaan itu berlangsung, bukan di kantor. Panduan untuk pekerjaan dapur ditempel di dapur; panduan penerimaan barang ditempel di tempat barang masuk. Bila langkahnya panjang, cukup tampilkan langkah pokoknya saja di dinding.

Uji dengan cara meminta orang yang belum pernah mengerjakan pekerjaan itu mengikutinya tanpa dibantu. Di bagian mana ia berhenti atau bertanya, bagian itu perlu diperjelas. Uji seperti ini lebih berguna daripada membahas SOP dalam rapat panjang.

Bila Anda membuat panduan pelayanan untuk karyawan yang berhadapan dengan pelanggan, langkah pada artikel menyusun standar pelayanan untuk usaha kecil bisa dipakai bersama SOP ini.

Menjaga agar tetap dipakai

Perbarui SOP setiap kali cara kerja berubah, walau hanya satu langkah. Tulis tanggal di lembar itu dan ganti lembar lama, supaya tidak ada dua versi yang beredar. Beri tanda tangan atau inisial orang yang menyetujui perubahan.

Periksa juga apakah SOP dipakai sehari-hari, bukan hanya saat ada tamu. Cara sederhana untuk mengetahui hal ini adalah melihat catatan penyimpangan: bila peraturan di lembar itu selalu dilanggar, kemungkinan isinya tidak masuk akal untuk pekerjaan nyata dan perlu diperbaiki.

Bila Anda ingin memastikan uang, barang, dan catatan tidak mudah salah, padukan SOP ini dengan langkah pada artikel pengendalian internal sederhana untuk usaha kecil.

Hindari juga menulis panduan untuk pekerjaan yang belum pernah Anda kerjakan sendiri. Panduan semacam itu cenderung berisi langkah yang tidak masuk akal di lapangan, dan karyawan akan berhenti mempercayainya.

Pilih satu pekerjaan yang paling sering menimbulkan kesalahan minggu ini. Amati sekali, tulis satu lembar, tempel, uji kepada satu orang, lalu perbaiki. SOP lain menyusul dengan cara yang sama.