Mendelegasikan Pekerjaan dengan Benar
Delegasi bukan sekadar menyuruh orang mengerjakan sesuatu. Ada hasil yang harus jelas, batas yang disepakati, dan pemeriksaan yang tidak berubah menjadi pengawasan ketat.
Banyak pemilik usaha merasa pekerjaan terlalu banyak, tetapi sulit melepas sebagian. Alasannya biasanya bukan karyawan yang tidak mampu, melainkan tugas yang diserahkan tanpa keterangan yang cukup. Delegasi yang benar mengurangi beban pemilik sekaligus membuat karyawan tumbuh.
Pilih pekerjaan yang layak diserahkan
Tidak semua pekerjaan cocok diserahkan. Mulailah dari pekerjaan yang berulang, punya langkah yang tetap, dan hasilnya mudah dilihat. Contohnya mengecek stok harian, membalas pesan pesanan dengan format tetap, atau menyusun catatan penjualan harian.
Simpan dulu pekerjaan yang menyangkut uang dalam jumlah besar, harga, dan perjanjian kerja sama. Pekerjaan seperti itu boleh disiapkan oleh karyawan, tetapi keputusannya tetap di tangan pemilik. Memisahkan pekerjaan menyiapkan dan pekerjaan memutuskan membuat delegasi lebih aman.
Menuliskan hasil, bukan cara
Kesalahan paling sering adalah menjelaskan cara mengerjakan sampai sedetail-detailnya, lalu kecewa karena hasilnya berbeda. Sebaiknya sebutkan hasil yang diharapkan: apa yang selesai, kapan, dan bagaimana bentuk akhirnya. Cara mengerjakan boleh dicari sendiri oleh karyawan, selama hasilnya sesuai.
Sebagai contoh, untuk tugas mencatat stok, yang perlu disebut adalah daftar barang, waktu pencatatan sebelum toko dibuka, dan bentuk catatan yang dipakai. Selebihnya, karyawan boleh memilih sendiri cara menghitung dan menyusun catatan itu.
Susun keterangan itu dalam beberapa butir dan tempel di tempat kerja. Cara ini sekaligus menjadi bahan latihan karyawan baru, sehingga Anda tidak perlu menjelaskan dari awal setiap ada orang berganti.
Sepakati batas dan waktu pemeriksaan
Setelah hasil disepakati, tentukan dua hal lagi: batas keputusan dan waktu pemeriksaan. Batas keputusan memberi tahu karyawan sejauh mana ia boleh bertindak sendiri, misalnya memberi potongan sampai nilai tertentu atau mengganti barang yang rusak.
- Sebutkan hasil yang diharapkan dan waktu selesainya.
- Sebutkan batas nilai atau batas tindakan yang boleh diambil sendiri.
- Sebutkan kapan Anda akan memeriksa, misalnya setiap Jumat sore.
- Sebutkan kepada siapa ia bertanya bila keadaan di luar kebiasaan.
Waktu pemeriksaan penting supaya karyawan tahu kapan pertanggungjawaban diminta. Pemeriksaan yang terjadwal membuat Anda tidak perlu bertanya setiap jam, dan karyawan tidak merasa diawasi terus-menerus.
Menangani hasil yang belum sesuai
Bila hasil belum sesuai, tanyakan lebih dulu apa yang menghambat. Sering kali persoalannya bukan kemalasan, melainkan keterangan yang kurang jelas, alat yang tidak memadai, atau waktu yang terlalu sempit. Perbaiki penyebabnya sebelum menilai orangnya.
Amati juga apakah Anda sendiri yang menjadi penghambat, misalnya karena mengambil kembali tugas yang sudah diserahkan. Bila tugas itu Anda kerjakan lagi, karyawan akan berhenti berusaha dan menunggu Anda. Untuk pekerjaan yang berulang di beberapa tempat, cara menjaga mutu dijelaskan pada artikel membangun kebiasaan kerja yang baik di tempat usaha.
Bila Anda pernah menyerahkan tugas lalu mengambilnya kembali, tulis alasan pengambilan itu. Sering kali alasannya hanya tidak sabar menunggu. Dalam jangka panjang, menahan diri menunggu hasil pertama yang belum sempurna jauh lebih menguntungkan daripada mengerjakan semuanya sendiri.
Bila usaha Anda mulai berjalan di lebih dari satu tempat dan Anda tidak selalu ada di lokasi, langkah-langkah pada artikel mengelola usaha dari jarak jauh bisa melengkapi cara delegasi ini.
Perlu diingat bahwa delegasi berjalan bertahap. Keterampilan menyerahkan pekerjaan dibangun dari kebiasaan kecil: memberi keterangan yang cukup, membiarkan orang mencoba, dan tidak buru-buru mengambil alih ketika hasil pertama belum rapi. Hasil pertama yang belum sempurna adalah bagian dari proses belajar, bukan tanda kegagalan.
Mulailah dari satu pekerjaan minggu ini. Tulis hasil yang diharapkan, batas keputusan, dan waktu pemeriksaannya, lalu biarkan karyawan mencoba. Tambahkan pekerjaan kedua setelah yang pertama berjalan lancar.
Pertanyaan yang sering muncul
Pekerjaan apa yang sebaiknya tidak didelegasikan?
Pekerjaan yang menyangkut keputusan uang dalam jumlah besar, penetapan harga, dan penandatanganan perjanjian sebaiknya tetap di tangan pemilik. Karyawan boleh menyiapkan bahannya, tetapi keputusan akhirnya milik pemilik.
Bagaimana kalau hasil kerja karyawan belum sesuai harapan?
Tanyakan lebih dulu apa yang menghambat, lalu perbaiki keterangan, alat, atau waktunya. Sering kali penyebabnya adalah petunjuk yang kurang jelas, bukan kemampuan orangnya.
Apakah delegasi berarti pemilik tidak perlu memeriksa?
Tetap perlu, tetapi pemeriksaan dilakukan pada waktu yang sudah disepakati, bukan setiap saat. Pemeriksaan terjadwal membuat karyawan tahu kapan harus melapor.
Bagaimana memulai delegasi kalau karyawan masih baru?
Pilih satu tugas berulang yang sederhana, kerjakan bersama satu atau dua kali, lalu serahkan dengan hasil dan waktu yang jelas. Tambah tugas lain setelah tugas pertama berjalan tanpa diingatkan.
