Mengelola Usaha dari Jarak Jauh
Mengelola usaha tanpa selalu hadir menuntut laporan harian singkat, kewenangan yang jelas batasnya, dan pemeriksaan berkala yang tidak mencurigai orang.
Ada saatnya pemilik usaha tidak bisa hadir setiap hari: sedang mencari lokasi baru, mengurus pemasok, atau beristirahat karena sakit. Usaha tetap harus berjalan. Mengelola dari jarak jauh berarti mengganti kehadiran dengan aturan yang jelas, laporan yang singkat, dan pemeriksaan yang teratur.
Memutuskan apa yang bisa dikerjakan dari jauh
Pisahkan pekerjaan menjadi tiga kelompok: yang bisa diputuskan karyawan sendiri, yang boleh dikerjakan tetapi harus dilaporkan, dan yang harus menunggu persetujuan Anda. Tuliskan pembagian ini, lalu tempel di ruang kerja.
- Boleh langsung: melayani pelanggan, mengatur ulang tampilan, memesan bahan rutin.
- Lapor setelah dikerjakan: perbaikan kecil, penyesuaian jadwal, penanganan keluhan.
- Tunggu persetujuan: potongan harga di atas batas, pengeluaran besar, penggantian alat.
Tanpa batas yang jelas, karyawan akan menunggu keputusan untuk hal-hal kecil, dan pekerjaan berhenti hanya karena satu telepon belum dijawab.
Laporan harian yang cukup tiga baris
Laporan panjang jarang dibaca sampai akhir. Minta laporan singkat dengan isi tetap: jumlah penjualan, jumlah uang di tangan, dan satu kejadian penting hari itu. Bila tidak ada kejadian penting, tuliskan tidak ada.
Tetapkan jam pengiriman, misalnya segera setelah tutup toko. Laporan yang datang pada waktu tetap jauh lebih berguna daripada laporan yang dikirim saat ada masalah saja.
Untuk urusan uang, pastikan pemisahan tugas berjalan walau Anda tidak hadir, seperti dijelaskan pada artikel mengamankan uang dan catatan usaha.
Memeriksa tanpa mengawasi terus-menerus
Pemeriksaan sebaiknya punya jadwal, bukan muncul saat Anda merasa curiga. Periksa catatan kas setiap pekan, stok beberapa jenis barang setiap bulan, dan kondisi tempat saat Anda berkunjung.
Gunakan cara pemeriksaan yang bisa dilakukan dari jauh: foto laporan harian, foto rak barang, dan pencocokan antara catatan penjualan dengan uang yang disetor. Sebagai contoh perhitungan, misalkan Anda memilih lima jenis barang bernilai paling tinggi untuk dihitung setiap pekan; dengan cara itu Anda mengawasi bagian yang paling besar pengaruhnya tanpa merepotkan karyawan setiap hari. Angka lima itu hanya gambaran, sesuaikan dengan jumlah barang di usaha Anda.
Menjaga komunikasi dan kepercayaan
Beri kabar lebih dulu kalau Anda sulit dihubungi, dan tetapkan satu orang yang menjadi penghubung utama. Karyawan yang tahu ke mana harus bertanya akan jarang membuat keputusan yang memberatkan.
Menangani masalah dari jauh
Tidak semua masalah bisa diselesaikan lewat telepon. Bedakan masalah yang cukup diberi arahan dengan masalah yang menuntut kehadiran Anda.
Masalah pelanggan yang menyangkut kepastian mutu atau uang sebaiknya ditangani langsung oleh pemilik, walau hanya lewat panggilan. Masalah jadwal atau persediaan biasanya cukup diselesaikan di tempat memakai aturan yang sudah disepakati.
Tetapkan cara melapor bila terjadi hal di luar kebiasaan, misalnya pada jam tutup saat Anda tidak bisa dihubungi. Karyawan perlu tahu siapa yang mengambil keputusan sementara, dan sejauh mana keputusan itu boleh diambil.
Buat juga urutan tugas cadangan: kalau satu orang tidak masuk, siapa yang mengambil alih pekerjaannya hari itu. Urutan cadangan yang tertulis menghindarkan usaha dari momen panik di pagi hari.
Setelah kembali, tinjau laporan yang masuk dan bicarakan kejadian penting dengan karyawan. Karyawan yang melihat laporannya dibaca dan ditindaklanjuti akan lebih rajin mengisi laporan berikutnya.
Pekerjaan yang diserahkan perlu diikuti dengan pelatihan dan penilaian yang wajar. Uraiannya ada pada artikel mendelegasikan pekerjaan dengan benar. Mulai dari satu langkah: tulis daftar tiga kelompok kewenangan itu, lalu sampaikan kepada karyawan sebelum Anda benar-benar pergi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apa yang harus disiapkan sebelum meninggalkan usaha untuk beberapa hari?
Tetapkan tiga kelompok kewenangan, jam pengiriman laporan harian, dan satu orang penghubung utama. Siapkan juga dana kecil untuk keadaan mendadak, sehingga masalah kecil tidak perlu menunggu Anda kembali.
Bagaimana memastikan uang tetap aman saat pemilik tidak hadir?
Pisahkan orang yang menerima uang dan orang yang mencatat, minta laporan kas harian, dan periksa dengan jadwal tetap. Catatan yang dibuat dua orang lebih sulit keliru tanpa ketahuan.
Apakah laporan harian tidak membuat karyawan merasa diawasi?
Tidak, bila tujuannya jelas dan isinya singkat. Sampaikan bahwa laporan itu dipakai untuk mengambil keputusan bersama, bukan untuk mencari kesalahan, dan perlakukan laporan yang jujur dengan semestinya.
Bisakah usaha kecil dikelola dari jauh untuk waktu lama?
Bisa, sejauh pekerjaan rutin punya standar yang jelas dan ada orang yang bertanggung jawab di tempat. Semakin banyak hal yang bergantung pada keputusan pemilik, semakin sulit usaha berjalan tanpa kehadiran langsung.
