Membangun Kebiasaan Kerja yang Baik di Tempat Usaha
Kebiasaan baik lebih sering lahir dari sedikit aturan yang mudah diperiksa dan contoh langsung pemilik usaha, bukan dari daftar aturan panjang.
Kebiasaan kerja terbentuk dari hal yang diulang setiap hari, bukan dari imbauan sesekali. Karena itu cara paling ampuh membangun kebiasaan baik adalah menetapkan sedikit aturan yang mudah diperiksa, lalu menjalankannya konsisten termasuk oleh pemilik usaha sendiri.
Kesalahan yang sering terjadi justru sebaliknya: daftar aturan panjang dipasang sekaligus, dan seluruhnya ditinggalkan setelah beberapa minggu.
Mulai dari sedikit aturan penting
| Kebiasaan | Bentuk aturan yang mudah diperiksa |
|---|---|
| Kebersihan | Alat dikembalikan ke tempatnya sebelum tutup |
| Ketepatan waktu | Tempat usaha siap dibuka lima belas menit sebelum jam buka |
| Kerapian | Meja kasir bersih sebelum pulang |
| Keselamatan | Alat listrik dan kompor dimatikan sebelum meninggalkan tempat |
| Pelayanan | Setiap pelanggan disapa lebih dulu, bukan menunggu bertanya |
Pilih dua atau tiga baris dulu yang paling berpengaruh di tempat usaha Anda. Aturan yang sedikit tetapi berjalan lebih berguna daripada aturan yang banyak tetapi tidak diingat siapa pun.
Aturan harus bisa diperiksa dalam beberapa detik
Aturan yang baik dapat dinilai hanya dengan melihat: apa meja sudah bersih, apakah alat sudah kembali ke rak. Sebaliknya, aturan seperti bekerja dengan sepenuh hati tidak bisa diperiksa, tidak bisa dilatih, dan tidak bisa dipakai menilai hasil kerja. Ganti aturan yang kabur dengan perbuatan yang jelas dan dapat dilihat.
Cara menguji sebuah aturan sederhana: apakah orang yang baru masuk bisa tahu sendiri apakah ia sudah memenuhinya atau belum. Bila jawabannya tidak, aturannya perlu ditulis ulang lebih jelas.
Contoh datang dari pemilik usaha
Karyawan mengikuti apa yang benar-benar dilakukan, bukan apa yang diucapkan. Bila Anda sendiri meninggalkan meja berantakan atau terlambat membuka tempat usaha, aturan apa pun akan sulit dipertahankan. Karena itu pilih lebih dulu aturan yang Anda sanggup jalankan sendiri, lalu tambahkan yang lain setelahnya.
Pemeriksaan rutin dan akibat yang konsisten
- Periksa pada waktu yang tetap, misalnya sesudah tutup, bukan pada saat yang acak.
- Sebut hasilnya secara terbuka, termasuk nama yang sudah mengerjakan dengan rapi, bukan hanya yang lalai.
- Terapkan akibat yang sama untuk kesalahan yang sama, tanpa memandang kedekatan hubungan.
- Perbaiki aturan yang terlalu sulit dijalankan, jangan hanya menambah teguran.
Potongan upah bukan alat yang tepat untuk urusan kebiasaan sehari-hari, dan penerapannya pun terikat ketentuan yang berlaku di daerah Anda, sehingga sebaiknya tidak dipakai sebagai jalan pintas. Pembinaan lisan berulang, catatan, dan bila perlu peringatan tertulis biasanya lebih tepat.
Menjaga agar kebiasaan bertahan
Saat meninjau, tanyakan juga kepada karyawan aturan mana yang sulit dijalankan dan mengapa. Kadang hambatannya sepele, misalnya tempat penyimpanan terlalu jauh atau alat pembersih tidak tersedia di dekat meja. Memperbaiki dua hal kecil seperti itu sering lebih berhasil daripada menambah aturan baru, karena hambatan yang dihilangkan membuat aturan lebih mudah dipenuhi tanpa perlu diawasi terus-menerus.
Setelah satu kebiasaan berjalan sekitar satu bulan, baru tambahkan satu kebiasaan baru. Beri waktu, karena perubahan cara kerja memerlukan pengulangan, bukan pengumuman. Tinjau kembali setiap beberapa bulan: buang aturan yang ternyata berlebihan, dan perjelas aturan yang sering dilanggar.
Kebiasaan yang sudah terbentuk membuat pengelolaan usaha jauh lebih ringan, karena Anda tidak perlu mengingatkan hal yang sama setiap hari. Bila yang ingin diperkuat adalah kebiasaan melayani pelanggan, mulailah dari standar tertulis pada cara menyusun standar pelayanan usaha kecil, lalu hubungkan dengan pemeriksaan kehadiran yang rapi.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa banyak aturan kerja yang sebaiknya dibuat di awal?
Dua sampai tiga aturan yang paling berpengaruh di tempat usaha Anda. Aturan yang sedikit tetapi dijalankan setiap hari lebih berguna daripada daftar panjang yang tidak terpakai.
Bagaimana membuat aturan yang mudah diperiksa?
Rumuskan dalam bentuk perbuatan yang bisa dilihat, misalnya peralatan dikembalikan sebelum tutup. Bila orang baru tidak bisa menilai sendiri apakah ia sudah memenuhinya, aturannya perlu ditulis ulang.
Perlukah memberikan sanksi potongan upah?
Bukan cara yang tepat untuk kebiasaan harian, dan penerapannya terikat ketentuan yang berlaku di daerah Anda. Pembinaan lisan berulang, catatan, dan peringatan tertulis lebih sesuai.
Mengapa aturan sering berhenti dijalankan?
Biasanya karena terlalu banyak aturan dibuat sekaligus, atau pemilik usaha sendiri tidak menjalankannya. Mulailah dari satu aturan yang Anda sanggup pegang sendiri, lalu tambah secara bertahap.
