Cara Melatih Karyawan Baru di Usaha Kecil
Pelatihan tidak perlu ruang kelas. Tiga hari pertama yang terarah dan daftar tugas tertulis sudah menentukan sebagian besar hasilnya.
Karyawan baru biasanya belajar dua hal pada hari pertama: di mana barang disimpan, dan siapa yang bisa ditanya. Bila keduanya tidak dijelaskan, ia menghabiskan hari-harinya menebak, dan usaha kehilangan waktu sekaligus tenaga.
Pelatihan di usaha kecil tidak memerlukan ruang kelas atau modul tebal. Yang diperlukan hanya urutan yang jelas dan satu orang yang bertanggung jawab mendampingi.
Urutan tiga hari pertama
| Hari | Fokus | Bentuk kegiatan |
|---|---|---|
| Pertama | Mengenal tempat | Keliling tempat usaha, perkenalan, aturan dasar jam kerja dan keselamatan |
| Kedua | Mengikuti pekerjaan | Mengerjakan satu tugas inti dengan didampingi sepanjang waktu |
| Ketiga | Mengerjakan sendiri | Mengerjakan tugas yang sama tanpa didampingi, lalu diperiksa |
Sesudah tiga hari itu, tambahkan satu tugas baru setiap beberapa hari sampai seluruh pekerjaan dikuasai. Menumpuk semua pelajaran pada hari pertama hampir selalu berakhir dengan kesalahan yang berulang.
Satu tugas dulu, bukan semuanya
Pilih tugas yang paling sering dikerjakan dan paling mudah diperiksa hasilnya, misalnya menerima pesanan atau menata barang. Jelaskan tiga hal sebelum ia mulai: apa yang harus dikerjakan, apa yang tidak boleh dilakukan, dan apa yang harus dilakukan bila ada keadaan yang tidak terduga.
Setelah tugas itu berjalan lancar, baru lanjut ke tugas berikutnya. Cara ini membuat karyawan baru memiliki satu hal yang benar-benar ia kuasai, dan dari situ ia lebih percaya diri mempelajari hal lain.
Menuliskan cara kerja
Arahan yang hanya diucapkan mudah hilang, terutama bila ada beberapa orang yang menjelaskan dengan versi berbeda. Catat langkah kerja pada selembar kertas untuk setiap tugas, lalu tempel di tempat pekerjaan itu dilakukan. Cukup satu halaman per tugas, ditulis dengan kalimat pendek.
Catatan seperti ini juga berguna saat Anda menambah karyawan berikutnya, karena pelatihan tidak lagi selalu bergantung pada Anda. Pekerjaan yang sudah punya standar tertulis jauh lebih mudah diajarkan ulang.
Cara menilai dan memberi balikan
- Berikan balikan setiap hari pada minggu pertama. Cukup dua menit di akhir shift, dengan satu hal yang sudah baik dan satu hal yang perlu diperbaiki.
- Sebutkan perbuatannya, bukan sifatnya. Katakan bahwa meja kasir belum dirapikan, bukan bahwa ia pemalas.
- Tegur di tempat terpisah. Menegur di depan pelanggan membuat karyawan baru menghindari Anda, dan Anda kehilangan kesempatan mengoreksi.
- Ulangi arahan, bukan sekadar menyalahkan. Kalau kesalahan yang sama terjadi dua kali, biasanya arahannya belum jelas, bukan orangnya tidak mampu.
Saat menilai, bandingkan hasil kerja dengan daftar tugas yang sudah ditulis, bukan dengan kesan umum. Cara ini membuat balikan lebih mudah diterima, karena karyawan bisa melihat sendiri bagian mana yang belum terpenuhi. Hindari pula menilai seluruh kinerja dari satu kejadian, karena karyawan baru biasanya masih menyesuaikan diri dengan tempo pekerjaan.
Kapan pelatihan dinyatakan selesai
Tetapkan daftar pekerjaan yang harus bisa dikerjakan sendiri tanpa dibantu. Setelah daftar itu terpenuhi, pelatihan dasar selesai dan Anda bisa memeriksa hasil kerjanya seperti karyawan lain. Simpan daftar itu dan pemeriksaannya, karena berguna saat menilai kinerja beberapa bulan kemudian.
Untuk tugas yang berhadapan langsung dengan pelanggan, sebaiknya ada standar tertulis yang dipakai semua orang, dan adakan pemeriksaan singkat setiap pekan pada minggu-minggu awal. Bila karyawan baru mulai terbiasa terlambat atau sering tidak masuk, tangani sebelum menjadi kebiasaan. Bila usaha Anda sedang menimbang tambahan tenaga, bandingkan dulu kapan sebaiknya menambah karyawan dengan pilihan menambah jam orang yang sudah ada.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa lama pelatihan karyawan baru biasanya?
Pekerjaan sederhana seperti melayani pelanggan atau menata barang umumnya bisa dikuasai dalam satu sampai dua pekan. Yang menentukan bukan lama waktunya, melainkan apakah ada daftar tugas yang harus bisa dikerjakan sendiri.
Siapa yang sebaiknya melatih karyawan baru?
Orang yang paling menguasai pekerjaan itu, dan sebaiknya bukan pemilik usaha bila ia sedang melayani pelanggan. Tetapkan satu pelatih utama agar arahannya tidak berbeda-beda.
Bagaimana kalau karyawan baru banyak melakukan kesalahan?
Periksa dulu apakah arahannya sudah jelas dan tertulis. Bila kesalahan yang sama berulang setelah dijelaskan dua kali, barulah dibahas sebagai persoalan kesungguhan kerja.
Perlukah cara kerja ditulis untuk usaha kecil?
Ya, cukup satu halaman per tugas. Catatan itu mempersingkat pelatihan orang berikutnya dan mengurangi pekerjaan yang bergantung pada ingatan pemilik usaha.
