Kapan Sebaiknya Menambah Jumlah Karyawan
Menambah karyawan sebaiknya dilakukan setelah pekerjaan benar-benar menumpuk, bukan karena ada uang sisa. Ada beberapa tanda yang bisa dipakai.
Menambah karyawan terasa seperti tanda usaha sedang berkembang, dan karena itu sering dilakukan lebih cepat dari yang perlu. Akibatnya biaya tetap naik, sementara pendapatan belum tentu ikut naik pada bulan yang sama.
Keputusan ini lebih aman diambil setelah pekerjaan benar-benar menumpuk, bukan sesudah ada uang sisa di rekening.
Tanda kapasitas sudah penuh
- Pelanggan menunggu terlalu lama, atau pergi sebelum dilayani.
- Anda masih mengerjakan pekerjaan yang seharusnya bisa diserahkan, sehingga urusan lain tertunda.
- Jam kerja bertambah setiap pekan tanpa kecenderungan turun.
- Kesalahan berulang karena pekerjaan dikerjakan terburu-buru.
- Pesanan atau permintaan pelanggan mulai ditolak karena tidak ada yang mengerjakan.
Satu tanda saja biasanya belum cukup. Yang lebih meyakinkan adalah dua atau tiga tanda yang bertahan lebih dari sebulan, bukan sekadar lonjakan sesaat pada musim ramai.
Perhatikan juga apakah tambahan pekerjaan itu bersifat sementara. Masa ramai menjelang hari besar sering membuat semuanya terasa kurang, tetapi biasanya berlalu dalam beberapa pekan. Untuk keadaan seperti itu, menambah orang tetap justru berisiko, karena biaya bulanannya berlanjut setelah masa ramai berakhir.
Sebaiknya tuliskan tanda-tanda itu dan periksa setiap akhir bulan, supaya keputusan diambil berdasar catatan, bukan berdasar kesan pada hari yang paling sibuk.
Pilihan lain yang lebih murah
| Pilihan | Kapan cocok | Yang perlu diperhatikan |
|---|---|---|
| Menambah jam orang yang ada | Tambahan pekerjaan hanya pada jam atau hari tertentu | Ada batas wajar jam kerja; pastikan ketentuannya |
| Mengatur ulang shift | Pekerjaan menumpuk hanya pada jam sibuk | Perlu aturan jadwal yang jelas dan diumumkan lebih awal |
| Memakai jasa luar | Pekerjaan bersifat sesekali dan bukan inti usaha | Mutu hasil tetap perlu dikendalikan |
| Menyederhanakan pekerjaan | Ada langkah yang sebenarnya tidak perlu dikerjakan | Perlu diperiksa sendiri oleh pemilik usaha |
Pilihan-pilihan itu tidak hanya lebih murah, tetapi juga lebih cepat dijalankan. Bila setelah dicoba kapasitasnya masih kurang, barulah menambah orang menjadi pertimbangan yang wajar.
Hitung biaya tambahan sebenarnya
Biaya seorang karyawan bukan hanya upah. Tambahkan tunjangan tetap, jaminan sosial, perlengkapan, waktu pelatihan, dan waktu Anda sendiri untuk mengatur pekerjaannya. Bandingkan biaya tetap bulanan itu dengan tambahan pendapatan yang diharapkan, dan pastikan selisihnya cukup untuk menutup biaya tersebut selama beberapa bulan pertama, termasuk bulan-bulan ketika penjualan sedang sepi.
Ketentuan upah, jam kerja, dan jaminan sosial berbeda antar daerah, bergantung pada jenis perjanjian kerja, dan dapat berubah. Pastikan dulu pada sumber resmi sebelum Anda menyusun kesepakatan, dan jangan berpatokan pada angka yang Anda dengar dari usaha lain.
Bila memutuskan menambah
Tuliskan lebih dulu pekerjaan yang akan dikerjakan orang baru, lalu pastikan pekerjaan itu tidak tumpang tindih dengan pekerjaan orang yang sudah ada. Satu pekerjaan sebaiknya dipegang satu orang, agar tidak ada pekerjaan yang saling menunggu. Tentukan juga siapa yang akan mendampingi pada hari-hari pertama, karena karyawan baru tanpa pendamping akan lambat menghasilkan.
Tetapkan ukuran keberhasilan penambahan itu, misalnya waktu tunggu pelanggan atau jumlah pesanan yang dilayani setiap hari, lalu periksa sebulan kemudian. Bila ukurannya tidak berubah, masalahnya mungkin bukan pada jumlah orang.
Apa pun keputusan Anda, catat dasar perhitungannya. Catatan itu berguna ketika keadaan berubah dan Anda perlu menyesuaikan jumlah orang lagi. Langkah pendampingannya bisa dibaca pada cara melatih karyawan baru, sedangkan penataan jam kerjanya ada pada panduan mengatur jam kerja dan shift.
Pertanyaan yang sering muncul
Apa tanda paling jelas bahwa usaha perlu tambahan karyawan?
Pekerjaan yang sama terus menumpuk selama lebih dari sebulan, misalnya pelanggan menunggu terlalu lama atau pesanan mulai ditolak karena tidak ada yang mengerjakan. Tanda yang bertahan lama lebih dapat dipercaya daripada lonjakan sesaat.
Apakah menambah karyawan selalu perlu saat penjualan naik?
Belum tentu. Kenaikan penjualan kadang hanya pada jam atau hari tertentu, sehingga menambah jam karyawan yang ada atau mengatur ulang jadwal sudah cukup dan jauh lebih murah.
Biaya apa saja yang perlu dihitung sebelum menambah orang?
Selain upah, hitung tunjangan tetap, jaminan sosial, perlengkapan, waktu pelatihan, dan waktu Anda untuk mengatur pekerjaannya. Semua itu menjadi biaya tetap yang harus ditanggung walau penjualan sedang sepi.
Bagaimana menilai apakah penambahan karyawan berhasil?
Tetapkan ukuran sebelum menambah, misalnya waktu tunggu pelanggan atau jumlah pesanan per hari, lalu periksa sebulan kemudian. Bila ukuran itu tidak berubah, persoalannya bukan pada jumlah orang.
