Mengatur Jam Kerja dan Shift Karyawan Usaha Kecil
Jadwal shift yang buruk membuat karyawan lelah dan pelanggan terlantar. Kuncinya adalah menyesuaikan jumlah orang dengan pola keramaian.
Jadwal shift adalah hal kecil yang berdampak besar. Jadwal yang salah membuat karyawan kelelahan pada hari tertentu dan menganggur pada hari lain, sementara pelanggan mengeluh karena dilayani lambat pada jam paling ramai. Mengatur jam kerja dengan rapi tidak menuntut alat mahal, hanya perlu data dan kebiasaan mencatat.
Mulai dari pola keramaian pelanggan
Sebelum menyusun jadwal, kumpulkan catatan sederhana selama dua sampai empat pekan: jumlah transaksi atau jumlah pelanggan per jam. Dari situ akan terlihat kapan Anda benar-benar butuh banyak orang dan kapan cukup satu orang. Banyak usaha kecil memakai pola yang sama sepanjang hari karena kebiasaan, padahal pola sebenarnya berbeda antara pagi, siang, dan sore.
Setelah pola itu terlihat, sesuaikan jumlah orang per jam, bukan jumlah orang per hari. Dua orang pada jam yang tepat lebih berguna daripada empat orang pada jam yang salah.
Menyusun giliran kerja
| Pola yang bisa dipakai | Cocok untuk |
|---|---|
| Giliran pagi dan sore bergantian | Usaha dengan dua puncak keramaian, misalnya pagi dan sore |
| Giliran panjang dan pendek bergabung | Jam ramai di tengah hari, sehingga ada tambahan orang pada jam itu |
| Hari penuh bergantian | Usaha dengan hari ramai yang jelas, misalnya akhir pekan |
Pilih pola yang paling sederhana dan bisa diingat semua orang. Pola yang rumit memang terlihat adil di atas kertas, tetapi sering menimbulkan salah paham dan kekosongan pada jam tertentu.
Menjaga keadilan jadwal
- Putar giliran yang tidak menyenangkan. Kalau satu orang selalu mendapat giliran malam atau akhir pekan, ia akan cepat lelah dan akhirnya berhenti.
- Catat permintaan tukar jadwal. Perbolehkan tukar jadwal dengan syarat pencatatan, bukan kesepakatan lisan yang membuat orang tidak muncul.
- Tetapkan jadwal lebih awal. Sampaikan jadwal untuk beberapa pekan ke depan agar karyawan bisa mengatur urusan pribadinya.
- Beri tahu sejak awal tentang giliran besar. Hari raya atau masa ramai sebaiknya disampaikan jauh sebelum harinya, bukan mendadak.
Istirahat, lembur, dan ketentuan yang berlaku
Perhatikan waktu istirahat, batas jam kerja, dan pengaturan lembur. Jarang ada usaha kecil yang rugi karena memberi jeda istirahat yang memadai, sementara karyawan yang bekerja tanpa jeda biasanya menurunkan mutu pada jam-jam terakhir. Ketentuan mengenai jam kerja, upah lembur, dan hak karyawan dapat berubah dari waktu ke waktu, jadi pastikan rinciannya pada sumber resmi atau tanyakan kepada pihak yang berwenang sebelum menetapkannya.
Bila lembur memang perlu, jelaskan lebih dulu kapan biasanya terjadi dan bagaimana perhitungannya. Kejutan tentang lembur lebih sering merusak suasana kerja daripada lemburnya sendiri.
Menyiapkan cadangan dan pengganti
- Latih lebih dari satu orang untuk tugas penting. Jangan sampai pembukaan toko atau penggunaan alat tertentu hanya dikuasai satu karyawan.
- Siapkan daftar orang yang bisa dihubungi. Tuliskan siapa yang dapat menggantikan pada hari tertentu, termasuk karyawan paruh waktu bila ada.
- Tetapkan aturan pemberitahuan. Sampaikan berapa lama sebelumnya karyawan harus memberi tahu bila tidak bisa masuk, dan apa yang terjadi kalau tidak memberi tahu.
- Periksa jadwal setiap pekan. Lima menit untuk memastikan tidak ada hari yang kosong jauh lebih murah daripada mencari pengganti pada hari yang sama.
- Simpan catatan kehadiran. Catatan ini berguna untuk menghitung upah, melihat siapa yang sering tidak masuk, dan menyusun jadwal berikutnya.
Tanda jadwal Anda perlu diperbaiki
- Selalu ada satu jam dalam sehari ketika pelanggan menunggu terlalu lama.
- Ada karyawan yang berulang kali meminta tukar jadwal.
- Penjualan pada jam tertentu rendah meski lokasi tergolong ramai.
- Pelanggan mengeluh karena satu bagian layanan tutup lebih awal.
- Pemilik selalu harus turun tangan menggantikan orang yang tidak masuk.
Langkah berikutnya
Mulailah dari satu hal yang paling mendesak: catat jumlah pelanggan per jam selama dua pekan, lalu susun ulang jadwal berdasarkan angka itu. Sampaikan hasilnya kepada karyawan dan jelaskan alasan perubahannya. Bila persoalan kehadiran masih sering muncul, pelajari menangani karyawan yang sering tidak masuk, dan pastikan dasar aturannya tertulis rapi dengan membaca kontrak kerja karyawan untuk usaha kecil.
Pertanyaan yang sering muncul
Bagaimana cara menentukan jumlah karyawan per shift?
Lihat catatan jumlah pelanggan atau transaksi per jam selama beberapa pekan, lalu sesuaikan jumlah orang dengan jam tersibuk. Sisakan satu orang yang bisa menangani pekerjaan lain pada jam sepi, dan pastikan jam sibuk selalu punya cukup orang.
Apakah karyawan boleh menukar jadwal sesama mereka?
Boleh, asalkan dicatat dan disetujui penanggung jawab. Tukar jadwal secara lisan sering menimbulkan salah paham tentang siapa yang seharusnya masuk. Cukup satu buku atau pesan grup tempat perubahan dicatat.
Berapa lama sebelumnya jadwal sebaiknya diumumkan?
Sebagian besar usaha kecil nyaman dengan jadwal yang diumumkan beberapa pekan sebelumnya. Yang penting adalah konsisten: karyawan tahu kapan jadwal berikutnya keluar, sehingga mereka bisa mengatur urusan pribadi tanpa mendesak Anda di hari yang sama.
Bagaimana kalau hanya ada sedikit karyawan sehingga setiap orang harus bekerja panjang?
Itu tanda usaha Anda kemungkinan perlu satu orang tambahan atau perlu menyesuaikan jam operasional. Bekerja panjang terus-menerus membuat mutu pelayanan turun dan karyawan cepat berhenti. Pertimbangkan jumlah orang yang benar-benar dibutuhkan pada jam ramai sebelum menambah beban yang sudah ada.
