Menangani Karyawan yang Sering Tidak Masuk
Sebelum memberi sanksi, cari tahu dulu polanya. Banyak kasus bisa selesai dengan aturan izin tertulis dan jadwal kerja yang lebih teratur.
Tidak masuk kerja sesekali bisa terjadi pada siapa saja. Yang menjadi masalah adalah bila polanya berulang, karena jadwal menjadi kacau, pekerjaan menumpuk pada karyawan lain, dan pelanggan merasakan akibatnya.
Sebelum mengambil langkah keras, ada baiknya membedakan dulu jenis ketidakhadirannya, karena penanganan masing-masing tidak sama. Menyamakan semua kasus sebagai pelanggaran justru sering memperburuk keadaan.
Bedakan dulu jenisnya
| Jenis | Ciri | Langkah pertama |
|---|---|---|
| Sesekali, alasan jelas | Memberi kabar lebih dulu, alasannya masuk akal | Catat saja, tidak perlu dibahas panjang |
| Berulang dengan pola | Sering pada hari tertentu, misalnya setelah libur | Bicarakan empat mata untuk mencari sebabnya |
| Tanpa kabar | Tidak hadir dan tidak memberi tahu | Panggil, lalu jelaskan dampaknya pada pekerjaan |
| Keadaan darurat | Ada kejadian mendadak di luar kendalinya | Beri ruang, atur pengganti sementara |
Catatan kehadiran menjadi dasar untuk menilai apakah ini kejadian sesekali atau sudah menjadi pola. Tanpa catatan, penilaian mudah berubah menjadi kesan pribadi.
Percakapan yang menyelesaikan
Lakukan di tempat terpisah, bukan di depan karyawan lain. Buka dengan fakta, misalnya menyebut jumlah hari tidak masuk dalam sebulan terakhir, lalu tanyakan sebabnya dan dengarkan sampai selesai. Setelah itu sepakati perbaikan, misalnya memberi kabar paling lambat beberapa jam sebelum shift dimulai dan menyerahkan keterangan bila diminta.
Tutup dengan kesepakatan tertulis singkat dan tanggal pemeriksaan ulang. Percakapan tanpa kesepakatan biasanya berulang pada bulan berikutnya dengan keluhan yang sama.
Catat hasil percakapan itu pada satu buku khusus, bukan pada kertas yang terpisah-pisah. Bila persoalan yang sama muncul lagi beberapa bulan kemudian, catatan itu membantu Anda melihat apakah sudah ada perbaikan dan apa yang pernah disepakati sebelumnya.
Aturan izin dan kehadiran yang jelas
- Kepada siapa karyawan harus memberi kabar, dan melalui saluran apa.
- Berapa lama sebelum shift kabar itu harus diberikan.
- Keterangan apa yang perlu diserahkan untuk jenis izin tertentu.
- Apa yang harus dilakukan bila jadwal tidak tertutup, dan siapa yang menggantikan.
- Bagaimana kehadiran dicatat, dan siapa yang memeriksanya.
Aturan yang tertulis mengurangi perdebatan, karena karyawan tahu apa yang diharapkan dan Anda tidak perlu menilai berdasarkan ingatan. Cukup satu halaman, ditempel di ruang karyawan.
Menutup celah pada jadwal
Sebagian ketidakhadiran berkurang bila jam kerjanya lebih teratur. Umumkan jadwal dengan cukup awal, jaga agar jumlah jam kerja tetap wajar, dan siapkan satu orang yang bisa diminta menggantikan pada keadaan mendadak. Bila karyawan harus menutup shift yang berubah-ubah sepanjang waktu, kelelahan akan tampak sebagai absen yang sulit dijelaskan.
Untuk pekerjaan yang bergantung pada satu orang saja, usahakan selalu ada orang kedua yang menguasai pekerjaan itu, sehingga satu ketidakhadiran tidak langsung menghentikan layanan.
Bila tidak ada perbaikan
Bila kesepakatan tidak dijalankan setelah beberapa kali diperiksa, langkah berikutnya adalah peringatan tertulis yang menyebutkan pelanggaran, tanggal, dan akibat yang mungkin terjadi. Simpan salinannya dengan rapi.
Bila masalah berlanjut sampai perlu mempertimbangkan pengakhiran hubungan kerja, ketentuannya berbeda antar daerah dan dapat berubah, sehingga sebaiknya dipastikan pada sumber resmi atau ditanyakan kepada dinas tenaga kerja setempat. Bila aturan kerja belum pernah ditulis, mulailah dari hal yang paling sering terjadi, lalu lengkapi setelah berjalan. Aturan jadwal yang lebih rinci bisa Anda pelajari pada cara mengatur jam kerja dan shift, sedangkan langkah umum untuk persoalan karyawan dibahas pada cara menangani masalah dengan karyawan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apa langkah pertama saat karyawan sering tidak masuk?
Periksa catatan kehadirannya untuk melihat apakah ada pola, lalu adakan percakapan empat mata berbasis fakta, bukan tuduhan. Dari situ disepakati perbaikan dan tanggal pemeriksaan ulang.
Bolehkah langsung memberi sanksi tanpa membicarakannya?
Sebaiknya tidak. Percakapan lebih dulu memberi kesempatan karyawan menjelaskan sebabnya, sekaligus memperkuat dasar bila kelak perlu peringatan tertulis.
Apa isi aturan izin yang perlu dibuat?
Siapa yang dihubungi, berapa lama sebelum shift kabar diberikan, keterangan apa yang diperlukan, siapa pengganti bila jadwal tidak tertutup, dan bagaimana kehadiran dicatat.
Bagaimana kalau tidak ada perbaikan setelah diperingatkan?
Berikan peringatan tertulis yang menyebut pelanggaran dan tanggalnya, lalu simpan salinannya. Untuk langkah pemutusan hubungan kerja, pastikan dulu ketentuan yang berlaku karena berbeda antar daerah dan dapat berubah.
