Cara Menangani Masalah dengan Karyawan
Langkah berurutan menangani masalah dengan karyawan, cara membedakan kebiasaan buruk dan pelanggaran, serta kapan perlu melibatkan pihak lain.
Masalah dengan karyawan jarang muncul tiba-tiba. Biasanya ada tanda lebih awal: pekerjaan yang mulai sering terlambat, nada bicara yang berubah, atau karyawan yang mulai menarik diri dari pekerjaan bersama. Masalah yang ditangani pada tahap tanda itu jauh lebih ringan daripada yang dibiarkan menahun.
Artikel ini membahas urutan penanganannya. Karena ketentuan ketenagakerjaan dapat berubah, jangka waktu dan bentuk sanksi yang pasti tidak disebut di sini dan perlu dipastikan pada sumber resmi sebelum Anda mengambil keputusan yang mengikat.
Mulai dari mencari fakta
Reaksi pertama yang sering muncul adalah menyimpulkan. Justru di sinilah banyak masalah membesar. Kumpulkan dulu fakta: apa yang terjadi, kapan, siapa yang melihat, dan apa akibatnya bagi pekerjaan. Bila menyangkut dua orang, dengarkan keduanya secara terpisah sebelum bertemu bersama.
Bedakan juga antara masalah yang berkaitan dengan cara kerja dan masalah pribadi. Karyawan yang datang terlambat karena menunggu angkutan berbeda dengan yang terlambat karena tidak mengatur waktu. Keduanya menghasilkan teguran yang sama, tetapi penanganannya tidak sama.
Langkah menangani masalah
- Bicarakan empat mata lebih dulu. Menegur di depan karyawan lain membuat orang bersikap bertahan, bukan memperbaiki diri.
- Sebutkan fakta, bukan penilaian. Katakan kapan dan apa yang terjadi, bukan menyebut orangnya malas atau tidak bisa dipercaya.
- Dengarkan penjelasannya. Kadang penyebabnya hal yang tidak Anda ketahui, misalnya jadwal yang bentrok atau peralatan yang rusak.
- Sepakati perbaikan yang jelas. Apa yang akan berubah, kapan, dan bagaimana Anda akan menilainya.
- Catat hasilnya. Catatan singkat bertanggal membuat masalah berulang bisa ditangani sebagai pola, bukan sebagai kejadian pertama setiap kali.
- Tetapkan tindakan lanjutan bila tidak ada perubahan. Sampaikan sejak awal, supaya tidak terasa sebagai keputusan mendadak.
Jenis masalah dan sikap yang sesuai
| Jenis masalah | Yang biasanya tepat | Yang sebaiknya dihindari |
|---|---|---|
| Kebiasaan kerja | Pembicaraan, pengingat, dan pendampingan | Menghukum sebelum memberi kesempatan memperbaiki |
| Kehadiran | Menelusuri penyebab, lalu menegaskan aturan | Membiarkan karena sayang kehilangan orangnya |
| Mutu pekerjaan | Melatih ulang dan menetapkan ukuran hasil | Menganggap karyawan tahu sendiri |
| Hubungan antar karyawan | Memisahkan pokok persoalan dan menengahi | Memihak sebelum mendengar keduanya |
| Pelanggaran berat | Tindakan tegas sesuai ketentuan yang berlaku | Menyelesaikan sendiri tanpa mencatat |
Kalau harus mengakhiri hubungan kerja
Mengakhiri hubungan kerja adalah pilihan terakhir, bukan alat menegur. Bila sampai di situ, pastikan Anda memiliki catatan peristiwa sebelumnya, memenuhi tata cara pemberitahuan yang berlaku, dan menyelesaikan seluruh hak karyawan. Karena ketentuan mengenai pengakhiran hubungan kerja dapat berubah dan bergantung pada jenis kontraknya, rujukan terbarunya perlu dipastikan pada sumber resmi. Untuk urusan kesepakatan tertulis, lihat kontrak kerja karyawan untuk usaha kecil.
Mencegah supaya tidak terulang
- Tulis aturan pokok sejak awal. Kehadiran, jam kerja, dan cara melapor saat berhalangan perlu diketahui semua orang. Pembahasan ada di membangun kebiasaan kerja yang baik di tempat usaha.
- Buat saluran untuk menyampaikan keluhan. Karyawan yang punya tempat mengadu lebih jarang memendam masalah sampai pecah.
- Periksa ulang beban kerja. Sebagian masalah sebenarnya tanda bahwa jumlah orang atau pembagian tugasnya tidak lagi seimbang.
- Jangan menumpuk teguran. Menyimpan keluhan berbulan-bulan lalu melontarkannya sekaligus membuat karyawan merasa diadili.
- Jangan menyelesaikan masalah orang lain. Membantu mencari jalan keluar berbeda dengan mengambil alih tanggung jawab karyawan atas pekerjaannya.
Masalah karyawan yang paling mahal bukan yang ramai, melainkan yang dibiarkan. Perusahaan kecil biasanya tidak kehilangan karyawan karena satu peristiwa besar, tetapi karena rangkaian hal kecil yang tidak pernah dibicarakan. Menjaga percakapan tetap terbuka jauh lebih murah daripada mencari penggantinya.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah pemilik usaha boleh langsung memutuskan hubungan kerja?
Sebaiknya tidak. Pengakhiran hubungan kerja diatur oleh ketentuan yang berlaku dan biasanya mensyaratkan tata cara tertentu, termasuk pemberitahuan dan penyelesaian hak. Karena ketentuannya dapat berubah, pastikan rujukan terbarunya pada sumber resmi sebelum mengambil tindakan.
Bagaimana kalau karyawan membantah dan masalahnya jadi berlarut?
Mulai dari catatan sederhana tentang apa yang terjadi dan kapan, lalu bicarakan berpasangan dengan saksi bila ada. Catatan bertanggal membuat pembicaraan berlanjut berdasarkan kejadian nyata, bukan berdasarkan siapa yang lebih meyakinkan saat berbicara.
Kapan sebaiknya melibatkan pihak luar?
Bila masalahnya menyangkut dugaan pelanggaran hukum, kerugian besar, atau karyawan yang menolak seluruh penyelesaian yang wajar, bantuan pihak yang memahami ketenagakerjaan akan menghemat waktu. Untuk masalah kebiasaan sehari-hari, penyelesaian langsung biasanya lebih cepat.
Apakah teguran harus selalu tertulis?
Teguran lisan cukup untuk masalah pertama yang kecil, asalkan Anda mencatatnya untuk diri sendiri. Teguran tertulis menjadi penting ketika masalah terjadi berulang atau berpotensi berlanjut ke pengakhiran hubungan kerja.
