Kapan Menambah Orang, dan Untuk Pekerjaan Apa

Menambah orang adalah keputusan mahal dan sulit dibatalkan. Karena itu, keputusan ini sebaiknya diambil setelah melihat catatan pekerjaan, bukan setelah beberapa hari yang melelahkan. Pertanyaan pertama bukan berapa orang yang dibutuhkan, melainkan pekerjaan apa yang akan diserahkan.

Tanda pekerjaan sudah benar-benar penuh

Beberapa tanda berikut cukup meyakinkan bahwa kapasitas orang yang ada sudah terpakai penuh.

• Pekerjaan penting tertunda berulang, bukan sekali dua kali.
• Waktu tunggu pelanggan bertambah walau jumlah pesanan tetap.
• Pemilik mengerjakan pekerjaan rutin setiap hari tanpa sisa waktu untuk memikirkan usaha.
• Kesalahan kecil makin sering terjadi pada bagian yang sama.
• Karyawan yang ada sering bekerja melewati jam kerja untuk menyelesaikan pekerjaan yang sama.

Sebaliknya, ramai sesaat pada masa tertentu biasanya lebih baik ditangani dengan penyesuaian jadwal atau bantuan sementara, bukan dengan menambah orang tetap.

Menghitung beban kerja dengan cara sederhana

Catat pekerjaan harian selama satu sampai dua minggu, lalu hitung waktu yang dibutuhkan untuk masing-masing. Bandingkan dengan jumlah jam kerja yang benar-benar tersedia, yaitu jam kerja dikurangi waktu istirahat dan pekerjaan tak terduga.

Sebagai contoh perhitungan, misalkan pekerjaan rutin harian membutuhkan lima belas jam kerja, sedangkan orang yang ada hanya menyediakan dua belas jam efektif. Selisih tiga jam itu adalah beban yang berlebih. Angka ini hanya contoh; yang penting adalah cara menghitungnya memakai catatan Anda sendiri.

Perhatikan juga bahwa menambah orang jarang langsung menghilangkan seluruh beban, karena pekerjaan baru muncul: melatih, memeriksa hasil, dan mengatur jadwal.

Pekerjaan yang layak diserahkan lebih dulu

1. Pekerjaan rutin yang jelas langkahnya, misalnya melayani pelanggan atau menata barang.
2. Pekerjaan yang mudah diperiksa hasilnya.
3. Pekerjaan yang menghabiskan waktu paling banyak.
4. Pekerjaan yang tidak memerlukan keputusan soal uang atau lokasi.

Pekerjaan yang menyangkut harga, sewa, dan pembayaran besar sebaiknya tetap di tangan pemilik. Untuk orang baru, cara memilih dan melatihnya bisa dibaca pada artikel merekrut karyawan tanpa pengalaman.

Biaya yang sering terlupa

Biaya menambah orang bukan hanya upah bulanan. Ada alat kerja, seragam bila ada, waktu pemilik untuk melatih, dan kemungkinan nilai pekerjaan turun selama masa belajar. Tambahkan juga kewajiban jaminan sosial dan pajak yang berlaku.

Ketentuan mengenai upah, jaminan sosial, dan perpajakan bisa berubah dan berbeda menurut daerah serta bentuk usaha. Karena itu, pastikan ketentuan yang berlaku pada sumber resmi sebelum menghitung, dan jangan memakai angka yang beredar tanpa kejelasan.

Menyiapkan pekerjaan sebelum orang baru masuk

Orang baru akan lebih cepat berguna bila pekerjaannya sudah jelas sejak hari pertama. Siapkan daftar tugas harian, contoh hasil yang benar, dan nama orang yang bisa ditanyai.

Tunjuk satu karyawan lama sebagai pendamping. Tugas mendampingi biasanya tidak tertulis di mana pun, jadi berikan waktu dan pengakuan yang wajar untuk pekerjaan itu.

Tetapkan masa percobaan dengan hasil yang jelas, misalnya mampu mengerjakan bagian tertentu secara mandiri dalam beberapa minggu. Dengan begitu penilaian tidak bergantung pada kesan pemilik pada hari-hari pertama.

Siapkan tempat kerja, alat, dan jadwal sebelum orang baru mulai. Pekerjaan yang tertunda karena alat belum tersedia membuat kesan pertama yang sulit diperbaiki, dan itu merugikan kedua pihak.

Sebelum memutuskan, coba dahulu cara yang lebih murah: sederhanakan pekerjaan, ubah jadwal, atau pakai bantuan sementara pada jam ramai. Bila setelah itu beban tetap berlebih dua bulan berturut-turut dan pemasukan mencukupi, barulah penambahan orang dipertimbangkan. Panduan melatihnya ada pada artikel cara melatih karyawan baru di usaha kecil.