Merapikan Alur Kerja Usaha yang Terlanjur Berantakan
Alur kerja yang berantakan biasanya tumbuh sedikit demi sedikit, jadi perbaikannya juga bertahap: digambar, dicari titik macetnya, lalu dirapikan satu per satu.
Alur kerja yang berantakan jarang terjadi dalam semalam. Ia tumbuh sedikit demi sedikit: satu pekerjaan ditambahkan, satu kebiasaan lama dipertahankan, sampai tidak ada yang tahu lagi langkah mana yang benar. Merapikannya juga tidak perlu sekaligus, cukup satu alur pada satu waktu.
Gambar langkah kerja di satu lembar
Mulailah dari satu pekerjaan yang paling sering Anda keluhkan, misalnya pesanan pelanggan. Tuliskan setiap langkah dari bahan masuk sampai barang diterima pelanggan, tanpa melewatkan langkah yang dianggap sepele.
- Bahan dipesan dan diterima.
- Bahan diperiksa dan disimpan.
- Pesanan diterima dari pelanggan.
- Pesanan dikerjakan dan dikemas.
- Pembayaran diterima dan dicatat.
- Barang diserahkan atau dikirim.
Tuliskan juga nama orang yang mengerjakan tiap langkah. Sering kali satu nama muncul di hampir semua langkah, dan itulah petunjuk pertama di mana hambatannya berada.
Mencari titik yang paling sering macet
Setelah gambar itu ada, catat selama satu sampai dua minggu kejadian yang membuat pekerjaan terhenti: bahan telat datang, informasi pesanan kurang lengkap, atau antrean menumpuk di satu meja. Cukup satu baris per kejadian, dengan tanggal dan penyebabnya.
Di akhir dua minggu, lihat penyebab yang paling sering muncul. Perbaikan pada titik itu biasanya memberi hasil paling besar dibandingkan memperbaiki bagian yang jarang bermasalah.
Perhatikan juga langkah yang sebenarnya tidak perlu. Kadang ada langkah yang dulu dibuat untuk keperluan tertentu, tetapi keperluan itu sudah tidak ada lagi dan langkahnya masih dikerjakan sampai sekarang.
Merapikan satu alur lebih dulu
- Hapus langkah yang benar-benar tidak perlu.
- Sederhanakan langkah yang bisa digabung.
- Tukar urutan bila ada langkah yang menghambat.
- Tentukan siapa penanggung jawab tiap langkah.
- Tulis batas waktu yang wajar untuk setiap tahap.
Sebagai contoh perhitungan, misalkan pesanan biasanya selesai rata-rata empat puluh menit dengan sepuluh menit terpakai untuk mencari bahan yang salah tempat. Menata ulang tempat penyimpanan bisa memangkas sebagian waktu itu. Angka tersebut hanya gambaran, dan hasil sebenarnya bergantung pada jenis usaha Anda.
Aturan singkat yang benar-benar diikuti
Setelah alur baru disepakati, tuliskan dalam satu halaman dengan kalimat pendek. Tempel di tempat pekerjaan itu dilakukan, bukan di ruang belakang yang jarang dilewati.
Cara menulis standar kerja yang dipakai sehari-hari bisa dibaca pada artikel membuat SOP yang benar-benar dipakai. Bila alur itu menyangkut barang dan kas, panduan mengelola persediaan dan kas harian usaha kecil bisa dipakai sebagai acuan tambahan.
Menjaga perbaikan tidak kembali berantakan
Alur yang sudah rapi bisa kembali kacau saat ada orang baru atau saat usaha sedang ramai. Karena itu, alur itu perlu dijelaskan kepada setiap orang yang baru bergabung, bukan diwariskan lewat kebiasaan saja.
Simpan gambar alur dan catatan pemeriksaan di satu tempat, misalnya dalam berkas di ruang kerja. Keterangan yang mudah ditemukan lebih berguna daripada penjelasan lisan yang cepat terlupa.
Tinjau alur itu setiap beberapa bulan atau setiap kali ada perubahan besar, misalnya penambahan menu atau alat baru. Perubahan pekerjaan hampir selalu menuntut penyesuaian langkah, walau hanya sedikit.
Bila ada bagian yang tetap macet setelah beberapa kali diperbaiki, pertimbangkan apakah masalahnya pada langkah kerja atau pada jumlah orang yang mengerjakan. Keduanya menuntut jawaban yang berbeda.
Periksa ulang setelah dua minggu. Tanyakan pada karyawan bagian mana yang masih menyulitkan, lalu perbaiki. Alur kerja yang baik bukan yang paling rapi di atas kertas, melainkan yang benar-benar dikerjakan setiap hari.
Pertanyaan yang sering muncul
Mulai merapikan alur kerja dari bagian mana?
Mulai dari satu pekerjaan yang paling sering menjadi keluhan, biasanya pesanan pelanggan. Setelah alur itu membaik, baru lanjutkan ke pekerjaan lain secara bertahap.
Bagaimana cara menemukan titik yang paling menghambat?
Catat setiap kejadian yang membuat pekerjaan terhenti selama satu sampai dua minggu, lengkap dengan tanggal dan penyebabnya. Penyebab yang paling sering muncul adalah titik yang perlu diperbaiki lebih dulu.
Apakah alur kerja harus ditulis panjang?
Tidak. Satu halaman dengan kalimat pendek sudah cukup, asalkan ditempel di tempat pekerjaan itu dilakukan dan benar-benar diikuti setiap hari.
Apa yang dilakukan kalau karyawan sudah terbiasa dengan cara lama?
Jelaskan alasan perubahannya dengan contoh yang nyata, lalu jalankan alur baru bersama-sama selama satu sampai dua minggu. Bila ada bagian yang memang sulit, sesuaikan alurnya, bukan memaksa orangnya.
