Menghemat Biaya Operasional Tanpa Menurunkan Mutu
Menghemat bukan berarti memotong semua pengeluaran. Yang perlu dipotong adalah pemborosan, sementara hal yang membuat pelanggan datang tetap dijaga.
Ketika pengeluaran terasa berat, keinginan pertama biasanya memotong semua biaya sekaligus. Cara itu cepat terasa di kas, tetapi sering menimbulkan akibat yang lebih mahal: bahan bermutu rendah, karyawan kelelahan, dan pelanggan yang mulai mengeluh.
Menghemat dengan benar berarti memisahkan dua hal yang sering dianggap sama, yaitu pemborosan dan kebutuhan. Pemborosan boleh dihapus tanpa rasa takut. Kebutuhan perlu dihemat dengan cara yang lain, misalnya dengan negosiasi atau perbaikan cara kerja.
Bedakan pemborosan dan kebutuhan
Cara paling sederhana adalah menelusuri setiap pengeluaran tiga bulan terakhir dan mengajukan satu pertanyaan: apakah pengeluaran ini membuat pelanggan mau kembali?
- Pemborosan yang biasanya aman dipotong. Lampu dan pendingin yang menyala di ruang kosong, cetakan promosi yang menumpuk tanpa dibagikan, langganan yang tidak lagi dipakai, perjalanan yang bisa diganti percakapan telepon.
- Pemborosan yang perlu diperbaiki, bukan dipotong. Bahan yang terbuang karena disimpan salah, stok yang menumpuk karena pembelian tidak dihitung, dan waktu karyawan yang habis untuk pekerjaan ganda.
- Kebutuhan yang sebaiknya tetap dijaga. Mutu bahan utama, kebersihan tempat, keramahan pelayanan, dan pemeliharaan alat yang dipakai melayani pelanggan.
Bedanya penting. Memotong pemborosan membuat usaha lebih rapi. Memotong kebutuhan membuat pelanggan pergi, dan pelanggan yang pergi jauh lebih mahal untuk didatangkan kembali.
Periksa satu per satu kelompok biaya
| Kelompok biaya | Langkah penghematan | Batas yang perlu dijaga |
|---|---|---|
| Bahan dan persediaan | Beli sesuai hitungan pemakaian, bandingkan dua pemasok | Jangan turunkan mutu bahan yang paling terasa oleh pelanggan |
| Listrik, air, dan gas | Atur jadwal alat, matikan yang tidak dipakai, rawat alat pendingin | Jangan sampai ruangan tidak nyaman atau bahan cepat rusak |
| Tenaga kerja | Susun ulang jadwal agar tidak ada jam menganggur | Jangan sampai pelayanan lambat karena orang kurang |
| Promosi | Hentikan saluran yang tidak pernah mendatangkan pelanggan | Jangan sampai usaha tidak lagi terlihat oleh orang baru |
| Sewa dan tempat | Bicarakan penyesuaian bila kondisi berubah | Jangan sampai lokasi utama ditinggalkan tanpa perhitungan |
Negosiasi dan cara kerja yang lebih rapi
Sebagian penghematan terbesar tidak datang dari mengurangi pemakaian, melainkan dari menata ulang cara kerja. Contoh yang sering berhasil: menggabungkan pembelian bahan untuk beberapa hari agar mendapat harga lebih baik, menyiapkan bahan di jam sepi supaya jam ramai lebih cepat dilayani, dan mencatat pemakaian harian supaya pembelian berikutnya berdasarkan angka.
Untuk pemasok yang sudah lama bekerja sama, penyesuaian biasanya masih bisa dibicarakan. Sampaikan keadaan dengan jujur, ajukan pilihan seperti jumlah pembelian yang lebih besar dengan harga lebih baik, atau jadwal pembayaran yang disesuaikan sementara. Pemasok umumnya lebih menghargai penjelasan terbuka daripada tagihan yang tiba-tiba menunggak.
Sebagai contoh perhitungan, misalkan seorang pemilik usaha mencatat bahwa bahan yang terbuang dalam sebulan bernilai setara beberapa persen dari belanja bahan. Bila pemborosan itu bisa ditekan dengan pencatatan pemakaian, selisihnya bisa dipakai untuk hal yang lebih berguna. Angka seperti ini dipakai sebagai contoh cara berpikir, bukan sebagai patokan yang berlaku di semua usaha.
Ukur hasilnya, jangan hanya merasa sudah hemat
Setiap penghematan perlu diukur, karena ada penghematan yang justru merugikan. Setelah satu bulan, periksa tiga hal: apakah biaya benar-benar turun, apakah penjualan bertahan, dan apakah jumlah keluhan pelanggan tidak naik.
Bila biaya turun tetapi penjualan ikut turun dan keluhan naik, penghematan itu perlu ditinjau ulang. Sebaliknya, bila biaya turun sementara penjualan bertahan dan keluhan tetap, cara itu layak dipertahankan dan bisa dicatat sebagai kebiasaan baru. Cara membahasakannya ada pada artikel menentukan harga jual yang menutup semua biaya dan menyusun anggaran usaha kecil.
Untuk urusan yang tidak wajib Anda kerjakan sendiri, ada pilihan lain yang dibahas pada artikel memakai jasa luar untuk menekan biaya. Bila usaha Anda sedang ditata ulang pada titik usaha yang baru, perhitungan biaya tetap sebaiknya diperiksa bersamaan dengan pemilihan lokasi melalui formulir pemeriksaan lokasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah mengurangi jumlah karyawan selalu menghemat biaya?
Belum tentu. Mengurangi orang memang menurunkan biaya gaji, tetapi sering membuat pelayanan lebih lambat, jam buka berkurang, dan sisa karyawan kelelahan. Sebelum mengurangi orang, periksa dulu apakah ada jam menganggur yang bisa ditata ulang atau pekerjaan yang bisa disederhanakan.
Bagaimana menghemat tanpa membuat pelanggan merasa dilayani seadanya?
Pegang tiga hal yang paling terasa oleh pelanggan: mutu bahan utama, kebersihan, dan kecepatan pelayanan. Penghematan yang terasa di kas biasanya datang dari sisi lain, seperti jadwal alat, pembelian, dan promosi yang tidak berjalan. Tanyakan langsung kepada pelanggan tetap apakah ada yang berubah.
Apa saja pemborosan yang paling sering terlewat?
Alat pendingin yang perawatannya ditunda, bahan yang dibeli tanpa menghitung pemakaian, promosi berbayar yang tidak pernah dievaluasi, dan langganan layanan yang tetap ditagih meski sudah tidak dipakai. Karena jumlahnya kecil dan rutin, pemborosan seperti ini sering luput dari pemeriksaan.
Apakah memakai bahan yang lebih murah selalu salah?
Tidak selalu. Ada bahan yang bisa diganti tanpa terasa pelanggan, misalnya kemasan pendukung atau alat kebersihan. Yang sebaiknya tidak diturunkan mutunya adalah bahan atau layanan yang menjadi alasan utama pelanggan datang. Ujilah pada sebagian kecil pesanan lebih dulu sebelum mengganti seluruhnya.
