Memakai Jasa Luar untuk Menekan Biaya
Tidak semua pekerjaan harus dikerjakan sendiri. Memakai jasa luar bisa menekan biaya, tetapi hanya bila jenis pekerjaannya dipilih dengan tepat dan diawasi dengan rapi.
Bagi usaha kecil, salah satu pilihan menekan biaya adalah menyerahkan sebagian pekerjaan kepada pihak luar. Biaya pekerja lepas atau jasa borongan hanya keluar ketika pekerjaan itu ada, sementara karyawan tetap menimbulkan biaya setiap bulan, termasuk saat usaha sedang sepi.
Namun jasa luar bukan otomatis lebih murah. Ada pekerjaan yang justru menjadi lebih mahal ketika dikerjakan pihak lain, terutama bila pengawasannya menyita waktu Anda. Karena itu, pemilihan jenis pekerjaan dan cara mengaturnya sama pentingnya dengan selisih harganya.
Pekerjaan yang cocok diserahkan
Secara umum, pekerjaan yang cocok diserahkan ke luar punya satu atau lebih dari tiga ciri ini: jumlahnya tidak tetap, butuh keahlian khusus, atau bisa diselesaikan tanpa terus berada di tempat usaha.
- Pekerjaan musiman atau sesekali. Penambahan tenaga saat ramai, pemindahan barang, atau bantuan saat ada pesanan besar.
- Keahlian khusus. Perbaikan alat pendingin, pemasangan jaringan, desain cetakan, atau pembukuan bulanan.
- Pekerjaan teknis yang bisa diukur hasilnya. Pencucian seragam kerja, pembuatan kemasan, atau pengiriman.
- Pekerjaan yang membutuhkan peralatan mahal. Alat yang tidak masuk akal bila harus dibeli untuk dipakai beberapa kali saja.
Sebaliknya, pekerjaan yang paling baik tetap ditangani sendiri adalah yang langsung menyangkut mutu yang dirasakan pelanggan dan kerahasiaan usaha, seperti penyajian produk utama, penerimaan uang, dan pencatatan penjualan harian.
Hitung biaya menyeluruh, bukan hanya tarif
| Komponen biaya | Karyawan sendiri | Jasa luar |
|---|---|---|
| Pembayaran dasar | Keluaran tetap setiap bulan | Hanya saat ada pekerjaan |
| Peralatan dan bahan | Ditanggung usaha | Sering sudah termasuk dalam tarif |
| Pengawasan | Dilakukan sekaligus saat bekerja | Perlu waktu tambahan untuk memeriksa hasil |
| Risiko perbaikan | Ditanggung usaha | Perlu disepakati lebih dulu siapa menanggung |
| Kewajiban administratif | Menyangkut kepegawaian dan jaminan sosial | Umumnya diatur dalam kesepakatan kerja sama |
Kolom terakhir itulah yang sering dilupakan. Pengawasan memakan waktu pemilik usaha, dan waktu itu juga punya nilai. Bila untuk menghemat satu pekerjaan Anda harus menghabiskan banyak jam memeriksa hasilnya, penghematannya mungkin hanya terlihat di atas kertas.
Buat kesepakatan yang jelas meski sederhana
Pekerjaan yang diserahkan ke luar tetap perlu kesepakatan tertulis, walau hanya satu halaman. Hal-hal yang sebaiknya disebutkan:
- Lingkup pekerjaan yang diserahkan dan hasil akhir yang diharapkan.
- Batas waktu penyelesaian dan jadwal penyerahan.
- Besaran bayaran, cara pembayaran, dan waktu pembayaran.
- Siapa menyediakan bahan atau alat.
- Apa yang terjadi bila hasilnya tidak sesuai atau terlambat.
- Kerahasian data usaha, misalnya daftar pelanggan dan harga beli.
Selain itu, untuk pekerjaan yang memakan waktu lama di dalam tempat usaha, jelaskan aturan dasar tentang keamanan, kebersihan, dan jam kerja. Aturan yang jelas sejak awal mengurangi kesalahpahaman pada hari pelaksanaan.
Awasi dengan cara yang tidak melelahkan
Pengawasan yang rapi dibuat sederhana dan terjadwal. Tetapkan satu titik pemeriksaan, misalnya sebelum pekerjaan dimulai dan setelah selesai. Gunakan daftar periksa singkat berisi hal-hal yang harus ada. Untuk pekerjaan berulang, nilai hasilnya pada beberapa pelaksanaan pertama, lalu jarakkan pemeriksaan bila hasilnya sudah konsisten.
Simpan juga catatan kecil tentang hasil kerja setiap penyedia jasa: apakah tepat waktu, apakah hasilnya sesuai, dan bagaimana sikapnya. Catatan ini berguna ketika Anda perlu memilih penyedia yang sama untuk pekerjaan berikutnya. Membandingkan lebih dari satu penawaran sebelum memutuskan biasanya memberi gambaran harga yang lebih wajar, seperti prinsip yang juga dipakai pada artikel memakai data wilayah untuk menilai potensi usaha.
Sebagian pekerjaan juga bisa dikerjakan lebih hemat dengan peralatan sederhana yang sudah dibahas pada artikel komputer dan telepon untuk usaha kecil. Untuk keperluan pembukuan, pilihan antara mengerjakan sendiri dan meminta bantuan luar diuraikan pada artikel kapan usaha kecil perlu bantuan ahli pajak.
Secara keseluruhan, jasa luar sebaiknya dipandang sebagai alat, bukan tujuan. Bila dipakai pada pekerjaan yang tepat dan diatur dengan jelas, ia membuat biaya tetap lebih ringan. Bila dipakai pada pekerjaan inti tanpa pengaturan, ia menambah biaya sekaligus mengurangi kendali Anda atas mutu.
Pertanyaan yang sering muncul
Pekerjaan apa yang sebaiknya tidak diserahkan ke pihak luar?
Pekerjaan yang langsung menentukan mutu yang dirasakan pelanggan, yang menyangkut uang tunai, dan yang menyangkut data penting usaha. Menyerahkan pekerjaan inti kepada pihak luar sering membuat mutu tidak konsisten, sementara penyerahan pencatatan uang tanpa pengawasan membuka peluang selisih yang sulit ditelusuri.
Bagaimana cara membandingkan penawaran dari beberapa penyedia jasa?
Bandingkan isi penawarannya, bukan hanya angkanya. Periksa apa saja yang termasuk, berapa lama pengerjaannya, siapa menyediakan bahan, dan apa ketentuan bila ada perbaikan. Penawaran termurah sering menjadi paling mahal bila bahan dan pengerjaannya tidak sesuai. Minta rincian tertulis supaya perbandingannya adil.
Apakah memakai jasa luar berarti saya harus mengurangi karyawan?
Tidak harus. Banyak usaha memakai jasa luar hanya untuk pekerjaan sesekali atau pekerjaan khusus, sementara karyawan tetap menangani pekerjaan harian. Yang perlu dipertimbangkan adalah beban biaya tetap: bila ada pekerjaan yang jumlahnya jelas berkurang, menyerahkannya ke luar bisa meringankan biaya bulanan.
Apa yang perlu dilakukan bila hasil pekerjaan luar tidak sesuai?
Sampaikan lebih dulu kepada penyedia jasa dengan menunjukkan hasil yang tidak sesuai kesepakatan, dan beri kesempatan memperbaiki. Bila kesepakatan awal memuat ketentuan tentang perbaikan dan pembayaran, rujuk bagian itu. Untuk kerja sama bernilai besar, sebaiknya kesepakatannya dibuat tertulis sejak awal.
