Mengelola Persediaan dengan Sistem Sederhana

Masalah persediaan di usaha kecil jarang berupa kekurangan alat, melainkan tidak adanya catatan. Barang penting habis saat paling dibutuhkan, sementara barang yang lambat terjual menumpuk hingga rusak. Sistem sederhana menutup kedua celah itu sekaligus.

Pisahkan barang menurut perputarannya

Catat penjualan atau pemakaian selama satu bulan, lalu bagi barang menjadi tiga kelompok: cepat habis, sedang, dan lambat. Barang cepat habis perlu sering dipantau, barang lambat cukup diperiksa sesekali.

Pembagian ini menentukan di mana perhatian Anda ditaruh. Tidak ada gunanya menghitung ulang semua barang setiap hari. Cukup barang kelompok cepat yang diperiksa harian, sedangkan kelompok lain diperiksa mingguan atau bulanan.

Menetapkan batas minimum dan jumlah pesan ulang

Untuk setiap barang penting, tentukan batas minimum, yaitu jumlah yang memicu Anda memesan lagi. Batas ini dihitung dari kebiasaan pemakaian harian ditambah waktu tunggu pengiriman dari pemasok.

Sebagai contoh perhitungan, misalkan sebuah bahan terpakai dua puluh satuan per hari dan pemasok biasa mengirim dalam tiga hari. Bila Anda ingin tetap punya cadangan untuk dua hari, batas minimumnya sekitar seratus satuan. Angka ini hanyalah contoh yang ditandai sebagai gambaran, bukan patokan yang harus dipakai; sesuaikan dengan keadaan usaha Anda.

Mencatat keluar masuk barang

Catatan tidak perlu rumit. Satu buku atau satu lembar per barang sudah cukup, berisi tanggal, jumlah masuk, jumlah keluar, dan sisa. Yang penting catatan itu diisi saat kejadian, bukan diingat-ingat pada akhir pekan.

Sebutkan juga siapa yang berwenang mencatat dan siapa yang memeriksa. Bila hanya satu orang yang mencatat dan memeriksa, kesalahan sulit terdeteksi. Pemeriksaan sederhana berupa pencocokan catatan dengan barang nyata setiap pekan biasanya sudah memadai untuk usaha kecil.

Bila ingin mencatat persediaan tanpa sistem mahal, langkah pada artikel mencatat persediaan dengan benar tanpa sistem mahal bisa dipakai bersama cara ini.

Menghitung ulang dan mengurangi susut

Lakukan penghitungan ulang secara berkala dan bandingkan dengan catatan. Selisih yang kecil wajar terjadi; selisih yang terus berulang pada barang yang sama perlu ditelusuri, karena bisa berasal dari pencatatan keliru, barang pecah, atau pemakaian tanpa dicatat.

Susut juga bisa berasal dari penyimpanan. Barang yang mudah rusak sebaiknya diletakkan sesuai kebutuhan penyimpanannya dan dipakai dengan urutan barang yang datang lebih dulu. Cara mengurangi barang rusak dan terbuang dibahas pada artikel cara mengurangi barang rusak dan terbuang.

Perhatikan juga barang yang lama tidak bergerak. Menyimpannya terlalu lama mengunci uang Anda. Bila memungkinkan, jual dengan penawaran khusus atau pakai sebagai bahan untuk penawaran gabungan, lalu kurangi jumlah pesanan berikutnya.

Hal yang perlu dihindari adalah mencatat stok hanya ketika ada waktu luang. Catatan yang ditunda biasanya berakhir dengan selisih besar dan tidak lagi dipercaya. Lebih baik mencatat dalam hitungan menit setiap kejadian daripada menumpuknya pada akhir pekan.

Perhatikan juga waktu tunggu pengiriman pada musim ramai. Pemasok bisa lebih lambat ketika permintaan sedang tinggi, sehingga batas minimum yang biasa dipakai perlu dinaikkan lebih awal. Mencatat tanggal pesanan dan tanggal kedatangan barang selama beberapa bulan akan memberi gambaran yang lebih nyata daripada perkiraan.

Mulai dari sepuluh barang yang paling penting bagi usaha Anda. Tentukan batas minimumnya, buat catatannya, lalu periksa setiap pekan selama sebulan. Setelah terbiasa, perluas ke barang lain secara bertahap.