Pencatatan Keuangan untuk Usaha Makanan
Usaha makanan punya ciri khas: bahan cepat rusak dan belanja pasar harian. Pencatatannya perlu mengikuti irama itu agar laba tidak salah hitung.
Usaha makanan punya irama yang berbeda dari usaha dagang biasa. Belanja bahan dilakukan hampir setiap hari, sebagian bahan cepat rusak, dan uang kas sering keluar sebelum penjualan hari itu diketahui. Pencatatan yang tidak mengikuti irama ini biasanya cepat berhenti karena terasa tidak cocok dengan pekerjaan di dapur.
Hal yang membedakan usaha makanan
Ada beberapa ciri yang membuat pencatatan usaha makanan perlu disesuaikan.
- Belanja bahan berlangsung hampir setiap hari, sering dalam jumlah kecil.
- Sebagian bahan tidak tahan lama, sehingga ada nilai yang terbuang setiap minggu.
- Uang kas sering dipakai lebih dulu untuk belanja sebelum penjualan dicatat.
- Penjualan datang dari beberapa saluran: makan di tempat, dibungkus, pesanan antar, dan pesanan online.
Karena itu, catatan yang baik untuk usaha makanan harus singkat dan bisa diisi di sela pekerjaan. Satu buku kecil di dekat kasir biasanya lebih berhasil daripada berkas rumit yang tidak pernah dibuka.
Mencatat belanja bahan dan yang terbuang
Catat belanja bahan pada hari pembelian, dengan keterangan singkat: bahan apa, berapa jumlahnya, dan untuk berapa hari perkiraan pemakaiannya. Bahan yang dibeli untuk persediaan beberapa hari belum menjadi biaya hari itu.
Pisahkan kolom khusus untuk bahan yang rusak atau terbuang. Kolom ini penting karena menunjukkan kebocoran yang tidak terlihat. Bila angka terbuang rutin besar, penyebabnya biasanya jumlah belanja yang berlebihan atau cara penyimpanan yang perlu diperbaiki.
Sebagai contoh perhitungan, misalkan dalam satu minggu belanja bahan sepuluh juta rupiah dan bahan yang terbuang bernilai lima ratus ribu rupiah, berarti sekitar lima persen belanja tidak menjadi penjualan. Angka ini hanya gambaran cara melihat, bukan patokan bagi usaha Anda. Cara menekannya dibahas pada artikel cara mengurangi barang rusak dan terbuang.
Memisahkan biaya bahan dan biaya tempat
Biaya bahan mengikuti jumlah porsi yang terjual, sedangkan biaya tempat seperti sewa, gaji tetap, listrik, gas, dan air tetap keluar walau penjualan sepi. Memisahkan keduanya memudahkan Anda melihat berapa penjualan minimum yang dibutuhkan agar usaha tidak merugi.
| Jenis biaya | Contoh | Sifat |
|---|---|---|
| Biaya bahan | bahan mentah, kemasan, bumbu | naik turun ikut penjualan |
| Biaya tempat | sewa, gaji tetap, listrik | tetap tiap bulan |
Untuk memahami dasar pembagian ini lebih jauh, lihat membedakan biaya tetap dan biaya variabel di usaha kecil.
Sediakan kolom terpisah untuk belanja yang bukan bahan, misalnya peralatan dapur kecil dan biaya promosi. Pemisahan ini menjaga angka biaya bahan tetap bersih dan mudah dibandingkan antar bulan. Angka per porsi yang dihitung dari resep biasanya lebih dekat ke kenyataan daripada perkiraan kasar.
Menghitung harga pokok per porsi
Hitung harga pokok beberapa menu utama saja, bukan seluruh menu. Pilih menu yang paling sering dipesan, lalu jumlahkan bahan yang benar-benar masuk ke satu porsi, termasuk kemasan dan bumbu.
- Catat bahan satu resep beserta jumlah porsinya.
- Hitung nilai bahan resep itu berdasarkan harga beli terakhir.
- Bagi dengan jumlah porsi untuk mendapat nilai bahan per porsi.
- Tambahkan kemasan dan bahan pembantu yang ikut terjual.
Setelah angka itu ada, Anda bisa menilai apakah harga jual masih menyisakan ruang untuk biaya tempat. Hitungan harga jual selengkapnya ada pada artikel cara menentukan harga jual yang menutup semua biaya.
Perbarui angka harga pokok setiap kali harga bahan utama berubah cukup terasa.
Mulailah dari tiga menu terlaris dan satu kolom catatan untuk bahan terbuang. Dua kebiasaan kecil itu sudah cukup membuat laporan usaha makanan Anda jauh lebih masuk akal.
Pertanyaan yang sering muncul
Kenapa bahan yang terbuang perlu dicatat terpisah?
Karena nilai yang terbuang tidak menghasilkan penjualan. Bila tidak dicatat, biaya bahan akan terlihat lebih besar tanpa penjelasan dan laba sulit diperbaiki.
Bagaimana mencatat penjualan yang datang dari beberapa saluran?
Gabungkan semuanya dalam satu catatan penjualan harian, lalu beri kolom untuk masing-masing saluran. Dengan begitu Anda bisa melihat saluran mana yang benar-benar menguntungkan.
Apakah belanja pasar harian harus dicatat setiap hari?
Idealnya ya, meski hanya berupa angka sederhana di buku kecil. Bila terlalu berat, simpan semua nota dalam satu wadah dan catat pada akhir hari setelah usaha tutup.
Apakah harga pokok per porsi perlu dihitung untuk semua menu?
Tidak. Cukup menu yang paling sering dipesan. Setelah terbiasa, Anda bisa menambah menu lain secara bertahap.
