Cara Membuat Laporan Laba Rugi Sederhana untuk Usaha Kecil

Laporan laba rugi sederhana menjawab satu pertanyaan: dalam periode tertentu, apakah usaha Anda menghasilkan lebih besar atau lebih kecil daripada yang dikeluarkan. Untuk usaha kecil, laporan ini dapat dibuat dari tiga baris pokok dan dihitung dengan buku catatan maupun lembar kerja sederhana, tanpa perlu perangkat lunak khusus.

Tiga baris pokok yang harus ada

Sebelum menulis angka, pastikan tiga baris ini sudah jelas. Semua laporan laba rugi, sesederhana apa pun, berdiri di atas ketiganya.

• Pendapatan: seluruh nilai penjualan barang atau jasa pada periode itu.
• Biaya: semua yang dikeluarkan untuk menjalankan penjualan tersebut.
• Selisih: pendapatan dikurangi biaya. Positif berarti laba, negatif berarti rugi.

Yang sering terlewat bukan ketiga baris itu, melainkan kebiasaan menempatkan transaksi pada periode yang tepat. Penjualan yang barangnya sudah diserahkan namun baru dibayar bulan depan tetap dihitung pada bulan penyerahannya, bukan bulan pembayarannya.

Memisahkan dua jenis biaya

Biaya sebaiknya dipisah menjadi dua kelompok supaya angka akhirnya lebih berguna. Kelompok pertama adalah biaya yang mengikuti besar kecilnya penjualan, misalnya bahan baku dan kemasan. Kelompok kedua adalah biaya yang tetap keluar walau penjualan sepi, misalnya sewa tempat, gaji pokok, dan langganan listrik atau internet.

Pemisahan ini memperlihatkan hal yang tidak terlihat pada laporan gabungan: apakah usaha masih menutup biaya tetapnya ketika penjualan turun. Bila biaya tetap saja belum tertutup dalam beberapa bulan berturut-turut, itu tanda yang lebih kuat daripada sekadar berkurangnya pemasukan.

Untuk memahami dasar pembagian ini, penjelasannya ada pada artikel membedakan biaya tetap dan biaya variabel di usaha kecil.

Menyusun laporan langkah demi langkah

1. Tetapkan periode, misalnya satu bulan, dan pakai periode yang sama setiap kali.
2. Kumpulkan catatan penjualan dari semua cara pembayaran, termasuk yang masuk lewat pesan singkat.
3. Kumpulkan bukti pengeluaran: nota bahan, kuitansi, tagihan, dan catatan pembayaran karyawan.
4. Kelompokkan pengeluaran ke dua jenis biaya di atas.
5. Hitung selisihnya, lalu simpan laporan bersama berkas periode sebelumnya.

Sebagai contoh perhitungan, misalkan dalam satu bulan penjualan tercatat tiga puluh juta rupiah, biaya bahan dan kemasan dua belas juta rupiah, sewa tiga juta rupiah, dan gaji karyawan empat juta rupiah. Selisihnya menjadi sebelas juta rupiah. Angka ini hanya gambaran cara menghitung, bukan patokan yang harus Anda pakai.

Bila penjualan Anda lebih kecil, susunannya tetap sama, hanya angkanya yang berbeda. Yang perlu dijaga adalah konsistensi: memakai urutan yang sama setiap bulan membuat Anda tidak perlu memikirkan format lagi, sehingga waktu bisa dipakai untuk menelusuri penyebab perubahan. Sediakan juga satu baris khusus untuk mencatat hal yang belum selesai, misalnya tagihan yang belum dibayar atau bahan yang masih tersimpan. Catatan kecil itu membantu Anda mengingat bahwa angka bulan ini belum tentu menggambarkan bulan depan.

Kebiasaan agar laporan tetap rapi

Buat laporan pada tanggal yang sama setiap bulan, misalnya tanggal pertama atau terakhir. Catat pengeluaran kecil pada hari itu juga. Pengeluaran kecil yang menumpuk tanpa catatan adalah penyebab paling umum laporan menjadi tidak seimbang.

Simpan laporan lama di satu tempat. Yang membuat laporan ini berguna bukan angkanya sendiri, melainkan perbandingan antar bulan. Dari sana Anda bisa melihat bulan mana yang biayanya naik, dan bagian mana yang perlu ditelusuri.

Bila nantinya ingin menambah lapisan analisis, seperti memeriksa laba tiap jenis produk, dasarnya tetap laporan yang sama. Panduannya ada pada artikel menghitung margin per produk.

Mulailah dari satu bulan yang sudah lewat. Satu laporan sederhana yang selesai lebih berguna daripada format rumit yang tidak pernah jadi.