Pencatatan Keuangan untuk Toko Retail

Toko retail punya pola transaksi yang khas: pembeli banyak, nilai per transaksi kecil, dan uang masuk hampir setiap hari. Pola itu sebenarnya membuat pencatatan lebih mudah, asalkan caranya disesuaikan. Masalahnya, banyak pemilik toko mengandalkan ingatan dan tumpukan nota, lalu sulit menjawab pertanyaan sederhana: bulan ini untung atau tidak.

Apa yang membedakan toko retail

Pada usaha jasa, yang dijual adalah waktu dan keahlian. Pada toko retail, yang bergerak adalah barang. Karena itu ada dua hal yang harus dicatat bersamaan, yaitu uang yang masuk dan barang yang keluar. Bila hanya uang yang dicatat, Anda tahu ada pemasukan, tetapi tidak tahu barang mana yang benar-benar menghasilkan.

Transaksi yang kecil dan sering juga berarti kesalahan kecil bisa menumpuk. Selisih kecil setiap hari tidak terasa, tetapi dalam satu bulan jumlahnya bisa setara penjualan satu atau dua hari. Karena itu catatan harian lebih berguna daripada laporan bulanan yang rapi tetapi baru dibuat jauh setelah kejadian.

Catatan harian yang cukup satu halaman

Satu halaman per hari sudah memadai untuk sebagian besar toko kecil. Isinya beberapa baris besar, ditulis setiap hari sebelum tutup saat angka masih segar di kepala.

• Tanggal dan jumlah penjualan harian.
• Belanja barang untuk dijual, dipisahkan dari belanja pribadi.
• Pengeluaran operasional seperti listrik, gaji, transport, dan kemasan.
• Uang tunai di kasir saat buka dan saat tutup.

Empat baris itu terlihat sederhana, tetapi sudah cukup untuk menghitung untung kotor, memantau kas, dan menyiapkan laporan saat benar-benar diperlukan.

Persediaan adalah titik paling rawan

Uang yang hilang di toko retail sering bukan hilang di kasir, melainkan di rak: barang rusak, kadaluwarsa, salah hitung, atau keluar tanpa tercatat. Karena itu persediaan perlu dicatat, minimal untuk barang yang nilainya besar atau cepat habis. Cara paling sederhana adalah mencatat stok awal, pembelian, penjualan, dan stok akhir untuk beberapa jenis barang utama.

Sebagai contoh perhitungan, misalkan satu jenis barang punya stok awal 40 unit, dibeli 60 unit dalam sebulan, dan tercatat terjual 85 unit. Maka seharusnya tersisa 15 unit. Bila hitungan fisik hanya 11 unit, ada selisih 4 unit yang perlu dicari sebabnya. Angka ini hanya contoh cara memeriksa, bukan patokan hasil.

Memisahkan uang usaha dan uang pribadi

Penyebab catatan kacau yang paling sering adalah mencampur uang usaha dengan uang pribadi. Uang belanja rumah diambil dari kasir, lalu diganti beberapa hari kemudian tanpa catatan. Akibatnya laba terlihat lebih besar atau lebih kecil dari kenyataan, dan pemilik tidak tahu apakah usahanya benar-benar menopang hidup.

Solusinya sederhana: tetapkan satu jumlah tetap yang boleh Anda ambil setiap bulan sebagai penghasilan pemilik, dan catat setiap pengambilan. Bila uang usaha terpaksa dipakai untuk keperluan mendadak, tulis sebagai piutang pemilik, bukan biaya usaha.

Menutup bulan dengan rapi

Pada akhir bulan, duduklah satu jam untuk merangkum catatan harian menjadi tiga angka: total penjualan, total belanja barang, dan total pengeluaran usaha. Dari tiga angka itu Anda bisa melihat untung kotor dan sisa uang yang benar-benar tersedia untuk bulan berikutnya.

Simpan ringkasan bulanan itu dalam satu map, karena catatan yang tersusun cepat berguna ketika usaha membutuhkan laporan untuk keperluan lain. Catatan harian yang tidak pernah dirangkum biasanya berakhir menumpuk dan sulit dibaca kembali.

Mulailah dari kebiasaan mencatat setiap hari selama satu bulan penuh. Setelah itu barulah menilai apakah catatan Anda sudah cukup rapi. Untuk memperkuat bagian persediaan, Anda bisa membaca mencatat persediaan dengan benar dan mencocokkan catatan dengan uang yang benar-benar ada. Untuk usaha lain dengan pola serupa, lihat juga pencatatan keuangan untuk usaha makanan.