Cara Mencocokkan Catatan dengan Uang yang Benar-Benar Ada
Catatan yang rapi belum tentu sama dengan uang di laci. Pencocokan sederhana setiap minggu menemukan selisih sebelum menjadi masalah besar.
Catatan yang rapi belum menjamin uangnya ada. Selisih antara catatan dan uang nyata hampir selalu muncul di usaha kecil, dan yang menentukan bukan ada atau tidaknya selisih, melainkan seberapa cepat Anda menemukannya.
Kenapa pencocokan perlu dilakukan
Setiap hari ada saja hal yang terlewat: uang kembalian yang diambil cepat, pengeluaran kecil tanpa nota, atau pembayaran yang dicatat dua kali. Bila dibiarkan menumpuk selama beberapa bulan, penyebabnya menjadi terlalu banyak untuk ditelusuri, dan catatan Anda kehilangan gunanya.
Pencocokan mingguan memberi dua manfaat sekaligus. Anda mengetahui jumlah uang yang benar-benar tersedia, dan Anda terbiasa memeriksa tanpa menunggu akhir bulan.
- Uang kembalian atau setoran yang belum dicatat.
- Pengeluaran kecil tanpa bukti, seperti parkir atau transport.
- Penjualan yang dibatalkan namun catatannya belum dihapus.
- Uang pribadi pemilik yang terpakai untuk usaha, atau sebaliknya.
- Salah jumlah saat menjumlahkan, terutama pada hari yang ramai.
Menetapkan saldo awal yang bisa dipercaya
Sebelum mencocokkan, tetapkan dulu titik awal. Hitung seluruh uang tunai di tempat usaha, tambahkan saldo rekening usaha, lalu kurangi uang yang bukan milik usaha, misalnya uang pribadi yang dititipkan atau uang muka pelanggan yang belum dikerjakan.
Angka itulah saldo awal Anda. Catat tanggalnya. Tanpa titik awal yang jelas, pencocokan berikutnya tidak akan pernah selesai karena tidak ada yang bisa dibandingkan.
Simpan bukti setoran terakhir, mutasi rekening, dan bon-bon kecil dalam satu tempat. Ketika selisih muncul, bukti itulah yang paling sering menjelaskan penyebabnya tanpa perlu menebak.
Langkah mencocokkan setiap minggu
- Pilih waktu yang sama setiap minggu, misalnya Senin pagi sebelum usaha dibuka.
- Hitung uang tunai yang ada, pisahkan berdasarkan nilai uangnya.
- Tambahkan saldo rekening dari catatan bank atau mutasi terakhir.
- Bandingkan dengan saldo di buku kas Anda.
- Catat selisihnya beserta tanggal dan besar selisih, meskipun belum tahu penyebabnya.
Bila selisih kerap muncul pada jam kerja orang tertentu, bicarakan dengan tenang dan perbaiki caranya, bukan menuduh. Selisih kecil yang dijelaskan dengan jujur lebih berguna daripada catatan yang dipaksa seimbang. Jangan menutupi selisih dengan uang pribadi, karena kebiasaan itu menghilangkan tanda peringatan yang sebenarnya berguna bagi usaha Anda.
Selisih lebih mudah dilacak bila dicatat sejak kecil. Sebaliknya, selisih yang dibiarkan berbulan-bulan biasanya hanya berakhir dicoret begitu saja.
Menangani selisih kecil dan selisih besar
Untuk selisih kecil, periksa dulu hari-hari terakhir sebelum pencocokan. Bila penyebabnya tetap tidak ditemukan, catat sebagai selisih yang harus diawasi. Kalau muncul terus di hari yang sama, biasanya ada kebiasaan tertentu yang perlu diperbaiki.
Sebagai contoh perhitungan, misalkan catatan menunjukkan saldo delapan juta lima ratus ribu rupiah, sedangkan hitungan fisik delapan juta empat ratus dua puluh ribu rupiah. Selisih delapan puluh ribu rupiah itu dicatat, lalu diperiksa dari catatan penjualan hari sebelumnya. Angka ini hanya gambaran, bukan patokan bagi usaha Anda.
Memisahkan uang usaha dan uang pribadi
Penyebab terbesar catatan yang tidak pernah cocok adalah uang yang bercampur. Pisahkan wadah uang usaha dari uang pribadi, meskipun keduanya disimpan di tempat yang sama. Bila pemilik mengambil uang, tulis sebagai pengambilan pemilik; bila menyetor, tulis sebagai setoran.
Kebiasaan ini juga membantu saat usaha perlu menyiapkan laporan, seperti dijelaskan pada artikel laporan keuangan sederhana yang perlu dibuat usaha kecil. Untuk pengamanan catatan dan uang, lihat mengamankan uang dan catatan usaha.
Coba lakukan pencocokan pertama minggu ini, meski hanya sekali. Setelah tiga minggu, selisih yang muncul biasanya jauh lebih kecil dan lebih cepat ditemukan.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa sering pencocokan kas sebaiknya dilakukan?
Mingguan sudah cukup untuk sebagian besar usaha kecil. Usaha dengan transaksi tunai yang sangat ramai sebaiknya mencocokkan setiap hari pada akhir jam kerja.
Bagaimana kalau selisihnya kecil dan tidak ditemukan penyebabnya?
Catat besar dan tanggalnya, lalu amati apakah muncul berulang. Selisih kecil yang berulang biasanya berasal dari kebiasaan tertentu, bukan dari kesalahan besar.
Apakah pencocokan hanya untuk uang tunai?
Tidak. Saldo rekening juga perlu dicocokkan dengan catatan, terutama untuk memastikan transfer pelanggan sudah benar-benar masuk dan biaya administrasi sudah tercatat.
Apa yang harus dilakukan bila selisihnya besar?
Telusuri mundur dari transaksi terakhir, periksa pembelian dan penjualan pada periode itu, dan tanyakan kepada orang yang memegang uang. Jangan menutupi selisih dengan uang pribadi.
