Menyiapkan Sistem Sebelum Buka Cabang
Cabang baru akan mengulang kebiasaan cabang pertama. Kalau kebiasaannya belum tertulis, masalahnya juga ikut berpindah.
Saat gerai pertama masih kecil, semuanya bisa diatur langsung oleh pemilik. Begitu ada cabang kedua, perhatian Anda terbagi dan banyak keputusan harus diambil orang lain. Di titik itulah sistem tertulis menjadi penentu, bukan tambahan.
Apa yang dimaksud sistem di sini
Sistem bukan aplikasi mahal atau dokumen tebal. Sistem adalah cara kerja yang dituliskan dengan bahasa sederhana sehingga orang lain bisa mengikutinya tanpa bertanya setiap saat. Isinya menjawab pertanyaan seperti: apa yang dikerjakan saat membuka gerai, bagaimana melayani pelanggan, bagaimana mencatat penjualan, dan apa yang harus dilakukan bila alat rusak.
Ukurannya sederhana: kalau Anda tidak ada selama satu minggu, apakah gerai tetap berjalan dengan mutu yang sama. Kalau jawabannya belum, berarti masih ada bagian yang belum tertulis.
Empat hal yang harus berjalan tanpa Anda
| Bagian | Yang perlu ditulis | Kenapa penting |
|---|---|---|
| Pembukaan dan penutupan | Urutan pekerjaan, jam, dan pemeriksaan akhir | Menjaga kesiapan dan keamanan |
| Pelayanan pelanggan | Ucapan, urutan layanan, penanganan keluhan | Menjaga mutu tetap sama |
| Pencatatan harian | Penjualan, kas, stok, dan setoran | Agar angka bisa dipercaya |
| Kebersihan dan perawatan | Jadwal dan siapa yang mengerjakan | Mencegah kerusakan dini |
Setiap bagian cukup satu halaman, ditulis dengan langkah bernomor. Yang penting bukan panjangnya, melainkan bisa diikuti orang baru pada hari pertama bekerja.
Menulis standar kerja dari kebiasaan yang sudah baik
Cara paling mudah menyusun sistem adalah mencatat apa yang sudah berjalan baik di gerai pertama. Amati pekerjaan selama beberapa hari, tuliskan urutannya, lalu rapikan kalimatnya.
- Catat pekerjaan yang berulang setiap hari dan setiap minggu.
- Tuliskan urutannya seperti menjelaskan kepada orang baru.
- Tentukan hal yang tidak boleh berbeda antara satu gerai dan gerai lain, misalnya takaran dan porsi.
- Tentukan hal yang boleh menyesuaikan, misalnya jam ramai dan cara penyajian kecil.
- Minta satu karyawan mencoba mengikuti tulisan itu, lalu perbaiki bagian yang membingungkan.
Hal yang sering terlewat adalah daftar takaran, porsi, dan waktu proses. Bagian inilah yang paling menentukan apakah rasa dan mutu tetap sama di gerai yang berbeda.
Menguji sistem di gerai pertama lebih dulu
Jangan menunggu cabang dibuka untuk menguji sistem. Jalankan dulu di gerai yang sudah ada selama beberapa minggu. Kalau karyawan lama masih sering bertanya hal yang sama, berarti tulisannya belum jelas atau belum lengkap.
Uji juga pencatatannya. Sistem yang baik menghasilkan angka harian yang bisa Anda periksa dari jauh: penjualan, kas, dan sisa stok. Tanpa itu, Anda hanya tahu keadaan cabang baru setelah masalahnya membesar.
Hubungannya dengan kesiapan membuka cabang
Sistem yang rapi membuat penambahan gerai jauh lebih ringan, karena tugas Anda berubah dari mengerjakan menjadi memastikan. Namun sistem bukan satu-satunya syarat. Kelayakan keuangannya tetap harus dihitung, seperti diuraikan di cara menghitung kelayakan cabang baru.
Sebaliknya, melewatkan tahap ini adalah salah satu sebab paling umum kegagalan cabang kedua, sebagaimana dibahas di kenapa cabang kedua bisa gagal meski cabang pertama sukses. Untuk memastikan waktunya sudah tepat, lihat juga buka cabang kedua: kapan waktu yang tepat dan apa risikonya.
Mulailah menulis dari bagian yang paling sering membuat Anda dihubungi karyawan. Bila perlu, susun dulu urutan pekerjaan harian, lalu tambahkan bagian lain sesudahnya. LokasiBisnis.id menyediakan analisis lokasi dan kelayakan untuk membantu menimbang rencana penambahan gerai.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah usaha kecil perlu sistem tertulis?
Perlu, terutama sebelum menambah gerai. Sistem tertulis membuat pekerjaan tidak bergantung pada ingatan satu orang, sehingga mutu layanan tetap terjaga ketika pemilik tidak berada di tempat.
Bagaimana cara menulis sistem kalau waktu sangat terbatas?
Mulai dari satu halaman untuk pekerjaan harian: membuka, melayani, mencatat, lalu menutup. Tambahkan bagian lain setelah itu. Yang penting ditulis, bukan langsung tebal.
Apakah semua gerai harus seragam?
Tidak semuanya. Yang perlu diseragamkan adalah hal yang menentukan mutu dan biaya, seperti takaran dan porsi. Hal yang menyesuaikan keadaan setempat, misalnya jam buka, bisa berbeda.
Kapan sistem dianggap sudah siap dipakai di cabang baru?
Bila gerai pertama bisa berjalan dengan mutu yang sama selama pemilik tidak ada, dan angka hariannya tetap tercatat rapi. Kalau masih sering ada pekerjaan yang tertunda tanpa pemilik, berarti masih ada bagian yang perlu ditulis.
