Kesalahan Pencatatan Keuangan yang Sering Terjadi di Usaha Kecil
Kesalahan pencatatan biasanya bukan karena malas, tetapi karena kebiasaannya belum dibentuk. Mengetahui kesalahan yang paling sering muncul membuat perbaikannya lebih cepat.
Hampir semua pemilik usaha kecil tahu bahwa catatan keuangan penting. Yang menghambat biasanya bukan pengetahuan, melainkan kebiasaan yang belum terbentuk. Sebelum memperbaiki sistem, ada baiknya mengenali kesalahan yang paling sering terjadi agar perbaikan tidak salah arah.
Mencampur uang pribadi dan uang usaha
Kesalahan ini paling umum dan paling merusak. Uang dari kasir dipakai untuk keperluan rumah, lalu diganti tanpa catatan atau tidak diganti sama sekali. Akibatnya laba terlihat berubah-ubah tanpa sebab yang jelas, dan pemilik tidak tahu berapa sebenarnya penghasilan usahanya.
Perbaikannya sederhana: tetapkan satu jumlah tetap untuk penghasilan pemilik setiap bulan, dan catat setiap pengambilan di luar jumlah itu sebagai piutang pemilik kepada usaha.
Mencatat hanya kejadian besar
Banyak yang mencatat penjualan besar dan pembelian besar, lalu melewatkan yang kecil. Padahal usaha kecil justru hidup dari transaksi kecil yang jumlahnya banyak. Pengeluaran seperti transportasi, makan karyawan, dan perbaikan kecil bisa menjadi jumlah besar dalam sebulan bila tidak tercatat.
Cara memperbaikinya adalah menyediakan satu tempat mencatat yang selalu tersedia, misalnya buku kecil di meja kasir atau satu catatan di telepon. Tulis saat kejadian, bukan saat ingat.
- Transaksi kecil dicatat pada hari yang sama.
- Nota disimpan dalam satu tempat per bulan.
- Pengeluaran pribadi dipisahkan dari pengeluaran usaha.
Menunda pencatatan sampai akhir bulan
Mencatat sekali sebulan terasa hemat waktu, tetapi biasanya berakhir dengan angka perkiraan. Ingatan manusia cenderung membesar-besarkan penjualan yang menyenangkan dan melupakan pengeluaran kecil. Karena itu catatan bulanan yang dikerjakan dari ingatan sering tidak bisa dipakai untuk keputusan.
Bila waktu memang terbatas, catat tiga hal setiap hari saja: penjualan, uang keluar, dan uang yang ada di kasir saat tutup. Rincian lain bisa ditambahkan pada akhir pekan.
Melewatkan barang rusak dan penyusutan
Barang yang rusak, kadaluwarsa, atau hilang jarang dicatat karena dianggap kerugian kecil. Padahal barang itu sudah dibeli dengan uang nyata, dan bila tidak dicatat, untung kotor akan tampak lebih besar dari kenyataan. Hal serupa terjadi pada alat yang menua; nilainya menyusut setiap tahun, tetapi pemilik sering baru menyadarinya saat alat harus diganti.
Sebagai contoh perhitungan, misalkan sebuah alat dibeli 12.000.000 rupiah dengan perkiraan masa pakai lima tahun. Bila nilainya dibagi rata, penyusutan sekitar 200.000 rupiah per bulan. Sisihkan jumlah itu sebagai dana penggantian. Angka ini hanya contoh cara menghitung, bukan acuan nilai alat Anda.
| Kesalahan | Akibat | Perbaikan |
|---|---|---|
| Uang bercampur | Laba tidak akurat | Jumlah tetap untuk pemilik |
| Catat sebulan sekali | Angka hanya perkiraan | Catat tiga hal setiap hari |
| Barang rusak dilewatkan | Untung tampak lebih besar | Catat kerugian setiap bulan |
Menyeragamkan cara mencatat
Kesalahan lain yang jarang disadari adalah cara mencatat yang berubah-ubah. Satu hari dicatat per tanggal, hari lain per jenis pengeluaran, sehingga catatan sulit dirangkum. Sepakati satu bentuk catatan yang tetap, lalu pakai bentuk yang sama setiap hari.
Bila ada karyawan yang membantu mencatat, berikan contoh satu halaman yang sudah diisi lengkap. Contoh nyata biasanya lebih jelas daripada penjelasan lisan, dan mengurangi perbedaan cara tulis antara satu orang dan orang lain.
Simpan pula catatan menurut bulan, bukan dalam satu tumpukan besar. Satu map atau satu berkas per bulan membuat pencarian menjadi cepat ketika angka tertentu perlu diperiksa kembali.
Pilih satu kesalahan yang paling sering Anda lakukan, perbaiki satu bulan penuh, lalu lanjut ke berikutnya. Untuk memperdalam bagian alat, baca cara menghitung penyusutan peralatan usaha dan menyisihkan dana perbaikan dan penggantian alat.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah catatan sederhana dengan buku tulis masih memadai?
Masih memadai, terutama untuk usaha yang baru berjalan. Yang menentukan bukan alatnya, tetapi kedisiplinan mengisi setiap hari dan memisahkan uang usaha dari uang pribadi. Bila transaksi sudah banyak, barulah pindah ke catatan digital.
Bagaimana cara memperbaiki catatan lama yang berantakan?
Jangan mencoba merapikan semuanya sekaligus. Tetapkan saldo awal yang Anda yakini benar, lalu mulai catatan baru dari titik itu. Catatan lama disimpan saja sebagai arsip dan tidak perlu dihitung ulang.
Kalau tidak punya waktu mencatat setiap hari, apa yang bisa dilakukan?
Catat minimal tiga hal: penjualan harian, uang keluar, dan saldo kasir saat tutup. Tiga angka itu sudah cukup untuk menghitung untung kotor dan memantau kas, sementara rincian lain bisa dilengkapi pada akhir pekan.
Apakah barang rusak benar-benar perlu dicatat?
Perlu, karena barang itu sudah dibeli dengan uang nyata. Bila tidak dicatat, untung kotor akan tampak lebih baik dari kenyataan dan keputusan seperti menambah stok bisa diambil berdasarkan gambaran yang keliru.
