Cara Menyisihkan Dana untuk Perbaikan dan Penggantian Alat
Alat usaha pasti rusak dan akhirnya perlu diganti. Menyisihkan dana sedikit setiap bulan jauh lebih ringan daripada membayar sekaligus.
Kulkas yang berhenti mendadak, mesin yang mulai berisik, atau kursi yang sudah tidak layak pakai selalu datang pada waktu yang tidak direncanakan. Bagi usaha kecil, biaya penggantian dalam jumlah besar bisa menguras kas satu bulan penuh. Masalahnya bisa diringankan dengan menyisihkan dana sejak jauh hari.
Kenapa alat perlu disisihkan biayanya
Setiap alat memiliki umur pakai. Uang yang Anda keluarkan untuk membelinya bukan biaya sekali saja, melainkan biaya yang tersebar sepanjang masa pakainya. Cara berpikir ini membuat Anda tahu berapa sesungguhnya biaya memakai alat tersebut setiap bulan.
Tanpa penyisihan, biaya itu tetap ada tetapi tidak terlihat, lalu muncul sekaligus dalam bentuk tagihan besar. Akibatnya, usaha yang sebenarnya berjalan baik bisa terasa sangat berat pada bulan tertentu.
Memperkirakan umur pakai
Catat alat utama usaha beserta perkiraan umur pakainya. Angka umur pakai tidak perlu tepat, cukup masuk akal. Perhatikan juga bahwa cara pemakaian dan perawatan sangat memengaruhi masa pakainya.
| Alat | Perkiraan umur pakai | Penyisihan per bulan |
|---|---|---|
| Pendingin | Beberapa tahun | Harga bagi jumlah bulan |
| Peralatan masak | Lebih pendek bila dipakai harian | Harga bagi jumlah bulan |
| Komputer kasir | Beberapa tahun | Harga bagi jumlah bulan |
Sebagai contoh perhitungan, misalkan sebuah alat dibeli Rp 6.000.000 dan diperkirakan terpakai 5 tahun, atau 60 bulan. Penyisihannya sekitar Rp 100.000 per bulan. Tiga atau empat alat dengan perhitungan serupa bisa berarti beberapa ratus ribu rupiah setiap bulan.
Membedakan perawatan rutin dan penggantian
Dua hal ini sering dicampur padahal berbeda. Perawatan rutin adalah pengeluaran kecil yang berulang, misalnya pembersihan dan penggantian suku cadang ringan. Penggantian adalah pengeluaran besar yang jarang. Keduanya sebaiknya masuk pos anggaran yang berbeda.
- Perawatan rutin dimasukkan ke biaya operasional bulanan.
- Penggantian alat dimasukkan ke dana yang disisihkan bertahap.
- Perbaikan mendadak dicatat terpisah, lalu dipakai untuk memperkirakan kebutuhan tahun berikutnya.
- Bila satu alat sering diperbaiki, hitung ulang apakah lebih menguntungkan diperbaiki atau diganti.
Merawat alat secara teratur menekan kebutuhan penggantian. Menghitung waktu kembali modal untuk peralatan baru bisa dilakukan dengan cara pada berapa lama modal usaha kembali.
Cara menyisihkannya tanpa berat
Yang membuat penyisihan terasa ringan adalah jumlahnya kecil dan waktunya rutin. Beberapa kebiasaan yang bisa dipakai:
- Sisihkan setiap hari atau setiap minggu dalam jumlah kecil, bukan menunggu akhir bulan.
- Tempatkan dana itu terpisah dari uang operasional harian.
- Sesuaikan jumlah sisihan bila harga alat naik.
- Gunakan dana hanya untuk perbaikan berat atau penggantian alat.
Kedisiplinan menyisihkan ini biasanya lebih menentukan daripada besar kecilnya usaha. Tanpa dana khusus, penggantian alat hampir selalu berakhir menjadi pinjaman. Bila kondisi keuangan sedang ketat, pertimbangkan lebih dulu untung dan ruginya berutang seperti diuraikan di utang usaha: kapan berguna dan kapan menjadi beban.
Mulailah dari daftar alat yang paling sering dipakai, lalu hitung penyisihannya untuk satu tahun ke depan. Tempelkan daftar itu dekat kasir atau meja kerja agar mudah diingat. Pastikan juga pos dana ini sudah masuk dalam anggaran usaha kecil yang Anda susun. Bila Anda sedang mempertimbangkan penambahan peralatan untuk tempat usaha, LokasiBisnis.id menyediakan analisis lokasi sebagai bahan pertimbangan.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa besar dana perbaikan dan penggantian yang perlu disisihkan?
Tidak ada angka tunggal. Caranya dengan mendaftar alat utama, memperkirakan umur pakainya, lalu membagi harga alat dengan jumlah bulannya. Total dari semua alat itulah yang disisihkan setiap bulan.
Apakah dana ini sama dengan penyusutan?
Prinsipnya mirip: keduanya membagi biaya alat ke sepanjang masa pakainya. Bedanya, dana penyisihan menekankan uang yang benar-benar dipisahkan agar tersedia saat penggantian dibutuhkan.
Alat saya jarang rusak, apakah tetap perlu menyisihkan dana?
Tetap perlu. Justru alat yang awet sering diganti sekaligus dalam waktu berdekatan karena dibeli pada tahun yang sama. Penyisihan membuat kejadian itu tidak mengacaukan kas.
Bolehkah dana ini dipakai untuk keperluan mendesak yang lain?
Sebaiknya tidak. Bila dana itu dipakai untuk hal lain, saat alat rusak Anda kembali harus mencari uang mendadak. Kalau benar-benar terpaksa dipakai, anggaran bulan berikutnya sebaiknya segera menggantinya.
