Kapan Usaha Kecil Perlu Menyewa Jasa Pembukuan
Jasa pembukuan berguna saat catatan manual mulai menguras waktu atau saat usaha butuh laporan rapi untuk pihak lain. Untuk usaha yang masih sederhana, catatan sendiri biasanya cukup.
Menyerahkan pencatatan ke pihak lain terdengar melegakan, tetapi tidak selalu perlu. Untuk sebagian usaha, catatan sendiri sudah cukup dan lebih murah. Untuk sebagian lain, menyewa jasa pembukuan justru menghemat waktu dan mencegah kesalahan yang mahal.
Tanda waktu yang perlu diperhatikan
Ada beberapa keadaan yang biasanya menandakan waktunya sudah datang. Perhatikan apakah salah satunya terasa akrab dengan keadaan usaha Anda.
- Catatan menumpuk lebih dari dua bulan dan sulit disusun kembali.
- Transaksi sudah banyak dan beragam jenisnya, termasuk penjualan tempo dan pembelian dari beberapa pemasok.
- Ada kewajiban laporan berkala yang harus disampaikan dengan rapi dan tepat waktu.
- Usaha akan mengajukan pinjaman sehingga butuh laporan yang bisa diverifikasi.
- Waktu pemilik habis untuk administrasi sehingga pekerjaan lain terbengkalai.
Bila dua atau lebih tanda itu muncul bersamaan, mulailah mencari bantuan. Ketentuannya bisa berbeda untuk setiap usaha dan dapat berubah, jadi pastikan kebutuhan Anda pada sumber resmi atau petugas yang berwenang.
Menyiapkan diri sebelum menyerahkan catatan
Menyewa jasa pembukuan tidak berarti Anda bisa berhenti mencatat. Justru sebaliknya: bagian yang paling menentukan biaya jasa adalah kondisi catatan yang Anda serahkan. Bila catatan berantakan, waktunya lebih lama dan hasilnya juga tidak sebaik bila bahannya sudah rapi.
Karena itu lakukan dulu pekerjaan dasar: pisahkan rekening usaha dan pribadi, simpan nota dalam satu tempat per bulan, dan catat penjualan harian walaupun hanya berupa ringkasan.
- Daftar pemasok dan pelanggan tetap beserta nilai transaksi rutin.
- Catatan stok awal dan stok akhir barang utama.
- Daftar alat dan perabot usaha yang nilainya besar.
- Daftar utang dan piutang beserta perkiraan waktu pembayarannya.
Yang tetap harus dipahami pemilik
Meski pembukuan dikerjakan orang lain, pemahamannya tetap ada pada pemilik. Artinya, Anda perlu mengerti cara membaca laporan yang dihasilkan, minimal tahu arti untung kotor, saldo kas, dan sisa utang. Tanpa itu, laporan hanya menjadi berkas yang tidak dipakai untuk mengambil keputusan.
Perlu juga dipisahkan peran. Jasa pembukuan menyusun catatan dan laporan, sedangkan keputusan harga, pembelian, dan pengeluaran besar tetap milik pemilik. Untuk hal yang menyangkut ketentuan resmi, mintalah penjelasan dan pastikan pada sumber resmi karena ketentuannya bisa berubah.
Menyusun kesepakatan kerja yang jelas
Sebelum bekerja sama, sepakati hal-hal yang mudah diukur: pekerjaan apa saja yang termasuk, dokumen apa yang harus Anda siapkan setiap bulan, dan kapan hasilnya diserahkan. Sertakan juga cara Anda mengajukan pertanyaan bila ada angka yang tidak Anda mengerti.
Cara ini lebih menolong daripada menanyakan harga jasa lebih dulu. Bila lingkup pekerjaannya kabur, biaya tambahan akan sering muncul dan hasilnya pun sulit dinilai. Mulailah dari jangka waktu tertentu untuk mencoba, lalu nilai apakah kerja samanya cocok.
Membagi pekerjaan antara pemilik dan penyedia jasa
Pembagian peran yang jelas membuat kerja sama berjalan lancar. Pemilik mengumpulkan bukti transaksi, mencatat penjualan harian, dan memberi keterangan bila ada pengeluaran yang tidak biasa. Penyedia jasa menyusun, memeriksa, dan merangkum catatan itu menjadi laporan yang bisa dibaca.
Bila ada bagian yang tidak Anda pahami, tanyakan pada saat penyerahan laporan bulanan, bukan setelah berbulan-bulan berlalu. Pertanyaan sederhana tentang dua atau tiga angka utama biasanya cukup untuk menjaga pemahaman Anda terhadap keadaan usaha.
Sementara mencari bantuan, jaga catatan dasar Anda sendiri dengan merapikan kebiasaan kecil. Langkah itu dijelaskan pada kesalahan pencatatan yang sering terjadi dan pembukuan sederhana yang cukup untuk keperluan pajak.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah usaha kecil wajib memakai jasa pembukuan?
Tidak ada kewajiban seperti itu untuk semua usaha kecil. Banyak usaha tetap bisa memakai catatan sendiri, terutama bila transaksinya sederhana. Jasa pembukuan biasanya diperlukan ketika transaksi bertambah banyak atau saat laporan rapi dibutuhkan pihak lain.
Bagaimana memilih jasa pembukuan yang aman?
Tanyakan pengalaman pada usaha sejenis, minta contoh bentuk laporan yang akan Anda terima, dan sepakati lingkup pekerjaannya secara tertulis. Pastikan Anda mendapatkan salinan semua data dan tidak bergantung pada satu pihak untuk mengaksesnya.
Apakah data keuangan saya aman diserahkan ke pihak luar?
Serahkan hanya data yang diperlukan, simpan salinan sendiri, dan sepakati bahwa data tidak dipakai untuk keperluan lain. Data pelanggan yang tidak berkaitan dengan pembukuan sebaiknya tidak diserahkan.
Apakah penyusunan laporan untuk pengajuan pinjaman termasuk pekerjaan pembukuan?
Bisa termasuk bila disepakati sejak awal, karena bentuk laporannya berbeda dari laporan bulanan biasa. Sebutkan keperluan ini sejak perundingan agar lingkup pekerjaan dan waktu penyiapannya jelas.
