Cara Menyusun Target Harian Usaha dan Memantaunya
Target harian berguna bila dihitung dari biaya nyata, bukan dari angka keinginan. Yang membuatnya bekerja adalah pemantauan singkat setiap hari.
Target harian bermanfaat karena memberi jawaban atas pertanyaan yang sangat praktis: berapa yang harus terjual hari ini supaya usaha tidak rugi bulan ini. Tanpa target, pemilik usaha baru merasa lega atau khawatir ketika melihat uang di kasir, tanpa tahu apakah angkanya sudah cukup.
Menghitung target dari biaya, bukan dari keinginan
Langkah pertama adalah mengumpulkan biaya tetap bulanan. Isinya hal yang harus dibayar meski usaha sedang sepi: sewa, gaji, listrik, air, internet, dan angsuran bila ada. Biaya bahan dan biaya yang mengikuti jumlah penjualan tidak dimasukkan, karena keduanya sudah diperhitungkan lewat margin.
Setelah biaya tetap bulanan diketahui, hitung kebutuhan harian dengan membaginya sesuai jumlah hari kerja dalam sebulan. Angka ini menjadi dasar, bukan angka akhir, karena masih perlu disesuaikan dengan margin produk Anda.
Sebagai contoh perhitungan, misalkan biaya tetap sebulan tertentu dan usaha beroperasi setiap hari. Dari situ diperoleh kebutuhan penutup biaya per hari. Bila margin rata-rata per transaksi sudah diketahui dari catatan, jumlah transaksi yang perlu dicapai bisa dihitung dengan membagi kebutuhan harian dengan margin tersebut. Angka pada contoh ini hanya alat bantu berpikir, bukan patokan berlaku umum.
Menyesuaikan dengan pola hari
| Jenis hari | Perlakuan target |
|---|---|
| Hari biasa | Memakai target dasar hasil perhitungan biaya |
| Hari ramai | Target dinaikkan karena jumlah pelanggan memang lebih banyak |
| Hari sepi | Target diturunkan, tetapi tetap dihitung mundur agar pekan itu tidak defisit |
| Hari libur nasional | Sering berbeda dari pola biasa, sehingga lebih baik dinilai dari pengalaman tahun sebelumnya |
Cara yang lebih aman adalah menetapkan target per pekan, lalu membaginya ke hari-hari menurut pola keramaian. Dengan begitu kekurangan pada hari sepi bisa ditutup pada hari ramai, dan Anda tidak panik setiap kali satu hari terlihat rendah.
Memantau dengan cara yang tidak merepotkan
- Catat penjualan setiap hari pada jam tutup. Satu baris berisi tanggal, omzet, jumlah transaksi, dan catatan singkat tentang keadaan hari itu.
- Bandingkan dengan garis target. Cukup ketahui posisinya: di atas, tepat, atau di bawah target. Tidak perlu laporan panjang.
- Lihat jumlah transaksi, bukan hanya omzet. Omzet yang sama bisa berasal dari sedikit transaksi bernilai besar atau banyak transaksi bernilai kecil. Keduanya menuntut tindakan yang berbeda.
- Periksa selisih kas. Uang yang tidak cocok dengan catatan penjualan adalah tanda masalah yang perlu segera dicari sebabnya.
- Tinjau setiap pekan. Bahas singkat dengan karyawan apa yang menghambat dan apa yang berjalan baik, lalu tentukan satu perbaikan untuk pekan berikutnya.
Membagi target tanpa membuat karyawan tertekan
Target yang disampaikan dengan cara yang salah berubah menjadi tekanan yang membuat karyawan menyembunyikan masalah. Sampaikan target sebagai ukuran bersama, bukan ancaman. Jelaskan mengapa angkanya sebesar itu, misalnya untuk menutup sewa dan gaji, sehingga karyawan memahami hubungannya dengan pekerjaan mereka sendiri.
Hindari juga menjadikan target sebagai satu-satunya penilaian. Kualitas pelayanan, kerapian pencatatan, dan kedisiplinan tetap perlu dinilai. Karyawan yang mengejar angka dengan mengabaikan mutu akan menimbulkan biaya yang lebih besar di kemudian hari, misalnya pelanggan yang tidak kembali.
Kapan target perlu direvisi
- Biaya tetap berubah. Kenaikan sewa, penambahan karyawan, atau perubahan tarif listrik membuat target lama tidak lagi relevan.
- Harga jual berubah. Perubahan harga bahan biasanya menuntut penyesuaian harga jual atau porsi, dan itu mengubah hitungan target.
- Kapasitas berubah. Menambah kursi, mesin, atau jam operasional mengubah jumlah maksimal yang bisa dilayani.
- Pola pelanggan bergeser. Bila sepi di hari yang tadinya ramai dan ramai di hari yang tadinya sepi, pola target perlu disesuaikan.
- Target selalu tidak tercapai atau selalu terlampaui. Dua-duanya tanda targetnya perlu dihitung ulang.
Langkah berikutnya
Mulailah dengan menghitung satu angka sederhana: kebutuhan penutup biaya setiap hari. Tempelkan angka itu di tempat yang terlihat karyawan, lalu catat capaiannya setiap hari selama sebulan. Bila ingin memahami dasar perhitungannya secara lebih lengkap, baca cara menghitung BEP untuk usaha kecil. Untuk menjaga catatan harian tetap rapi, lihat mengelola persediaan dan kas harian usaha kecil.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah target harian harus sama setiap hari?
Sebaiknya tidak, karena pola pelanggan biasanya berbeda antara hari biasa, hari ramai, dan hari sepi. Yang lebih berguna adalah target per pekan yang dibagi ke hari-hari menurut pola keramaian, sehingga hari sepi tidak membuat Anda mengambil kesimpulan yang salah.
Bagaimana kalau target tidak pernah tercapai?
Periksa dua hal lebih dulu: apakah perhitungannya sudah benar, dan apakah penyebabnya bisa diperbaiki. Kalau target dihitung dari biaya nyata dan tetap jauh dari capaian, Anda perlu memilih antara menekan biaya, menyesuaikan harga, atau menambah cara menarik pelanggan.
Apakah target sebaiknya diketahui karyawan?
Umumnya ya, karena target yang hanya diketahui pemilik tidak dapat dibantu siapa pun. Sampaikan dengan penjelasan sederhana tentang asalnya, misalnya untuk menutup sewa dan gaji bulanan, agar karyawan memahami bahwa angka itu bukan sekadar tuntutan.
Apa yang harus dilakukan kalau target tercapai tetapi uang kas tetap habis?
Biasanya ada pengeluaran yang belum terhitung, misalnya pembelian bahan dalam jumlah besar, cicilan, atau pengambilan pemilik untuk keperluan pribadi. Pemisahan uang usaha dan uang pribadi sangat menentukan di sini; polanya dibahas pada arus kas usaha kecil.
