Menjaga Arus Kas ketika Penjualan Naik Turun
Penjualan yang naik turun bisa membuat kas bocor meski rata-ratanya cukup. Masalahnya bukan pada jumlah, melainkan pada waktu masuk dan keluarnya uang.
Penjualan yang naik turun adalah keadaan yang biasa bagi usaha kecil, terutama usaha yang bergantung pada musim, hari libur, atau pesanan dari beberapa pelanggan saja. Yang membuatnya berbahaya bukan turunnya penjualan, melainkan uang yang keluar tetap sama besarnya ketika uang yang masuk berkurang.
Karena itu, menjaga arus kas berarti mengurus waktu, bukan hanya mengurus jumlah.
Kenapa kas bocor meski rata-ratanya cukup
Rata-rata sering menipu. Misalkan penjualan selama tiga bulan bergerak naik turun dengan rata-rata yang kelihatan sehat. Bila seluruh biaya dibayar bulanan dengan jumlah tetap, bulan yang sepi akan selalu ditutup oleh bulan yang ramai sebelumnya. Selama urutan bulan ramai selalu datang lebih dahulu, hal itu tidak terasa. Ketika urutannya berubah, usaha tiba-tiba kekurangan uang tanpa penjualan total yang benar-benar jatuh.
Gejala yang perlu diwaspadai antara lain: menutup pembelian stok dengan uang yang seharusnya untuk gaji, menunda pembayaran ke pemasok secara berulang, memakai uang kembalian untuk pengeluaran lain, dan mengambil uang pribadi untuk menambal kas usaha.
Pisahkan biaya tetap dan biaya yang mengikuti penjualan
Langkah pertama yang menolong adalah membagi pengeluaran menjadi dua jenis. Cara ini sederhana, tetapi jarang dilakukan karena semua pengeluaran biasanya dicatat dalam satu daftar.
| Jenis biaya | Ciri | Cara memperlakukannya |
|---|---|---|
| Biaya tetap | Jumlahnya hampir sama setiap bulan | Ambil keputusannya dengan tenang, jangan ditambah pada bulan sepi |
| Biaya mengikuti penjualan | Naik turun bersama jumlah pesanan | Sesuaikan pembelian dengan perkiraan penjualan terdekat |
Setelah terpisah, terlihat bahwa sebagian masalah dapat diselesaikan hanya dengan menggeser waktu pembelian, tanpa memotong mutu apa pun.
Hitung bantalan kas dalam satuan bulan
Angka yang paling berguna untuk keadaan ini bukan laba, melainkan berapa bulan usaha bisa berjalan bila penjualan sepi. Sebagai contoh perhitungan, bukan ketentuan umum: misalkan biaya tetap bulanan 8.000.000 rupiah dan kas usaha yang tersedia di luar dana pribadi 12.000.000 rupiah. Bila seluruh penjualan berhenti, kas itu setara sekitar satu setengah bulan biaya tetap. Dengan penjualan yang masih berjalan, daya tahannya tentu lebih panjang, dan itulah gunanya mengetahui angka dasar ini.
Menghitung bantalan setiap bulan membuat Anda melihat arah perubahan, bukan hanya keadaan hari ini. Bila angkanya menurun tiga bulan berturut-turut, itu tanda untuk menahan pengeluaran baru lebih dahulu.
Atur waktu pembayaran
Pada penjualan yang naik turun, jadwal pembayaran bekerja seperti pengatur napas.
- Rundingkan tempo pembayaran dengan pemasok utama, dan usahakan jatuh temponya bukan pada pekan yang biasanya sepi.
- Tagih piutang secara terjadwal, bukan menunggu ingat. Simpan catatan tanggal jatuh tempo dan hubungi sebelum lewat, dengan nada yang ramah.
- Pisahkan uang untuk kewajiban pajak sejak uang penjualan diterima, jangan mengandalkan sisa akhir bulan.
- Batasi jumlah uang tunai yang menginap, dan sisihkan bagian untuk kembalian secara terpisah.
- Bila ada cicilan, catat tanggalnya dan pastikan bulan-bulan sepi tetap bisa melewatinya tanpa mengambil dari pos lain.
Untuk hal-hal yang berkaitan dengan kewajiban pajak dan pinjaman, ketentuannya dapat berubah, jadi sebaiknya dipastikan pada sumber resmi atau ahli yang berwenang.
Kebiasaan harian yang mengurangi kepanikan
Rekap kas setiap hari, sesederhana apa pun bentuknya. Cukup tiga baris: uang masuk, uang keluar, dan saldo. Setelah itu, setiap pekan bandingkan saldo dengan kewajiban yang akan jatuh tempo dalam dua pekan ke depan. Kebiasaan ini memakan waktu beberapa menit, tetapi mencegah kejutan yang menuntut keputusan buruk.
Bila dalam satu pekan saldo terlihat tidak cukup, ada dua pilihan yang bisa dipertimbangkan lebih awal: mempercepat penagihan atau memperlambat pembelian yang belum mendesak. Keduanya jauh lebih murah daripada menutup kekurangan dengan pinjaman mendadak.
Untuk pembahasan lebih lengkap soal kenapa laba bisa terlihat ada sementara uang habis, baca artikel arus kas usaha kecil. Bila penjualan sudah menurun cukup lama dan utang mulai terasa berat, ada juga pembahasan pada artikel mengelola utang ketika penjualan menurun dan cara menghitung BEP usaha kecil.
Pertanyaan yang sering muncul
Apa bedanya laba dan arus kas?
Laba adalah selisih antara pendapatan dan biaya pada satu periode, sementara arus kas adalah uang yang benar-benar masuk dan keluar dari kas. Usaha bisa mencatat laba tetapi kasnya tipis, misalnya karena penjualan dilakukan secara utang atau karena pembelian stok menumpuk di gudang. Karena itu keduanya perlu dilihat bersamaan.
Berapa besar bantalan kas yang sebaiknya disiapkan?
Tidak ada angka yang berlaku untuk semua usaha, karena bergantung pada biaya tetap, sifat musim, dan besar piutang. Yang bisa dilakukan adalah menghitung bantalan dalam satuan bulan setiap bulan, lalu memutuskan sendiri berapa yang cukup untuk usaha Anda. Yang penting angka itu dihitung, bukan diperkirakan.
Bagaimana menagih piutang tanpa merusak hubungan?
Hubungi sebelum jatuh tempo dengan nada mengingatkan, bukan menuntut, dan sebutkan tanggal yang disepakati. Kirim ringkasan tagihan yang jelas supaya tidak ada perdebatan angka. Bila sudah lewat, tanyakan apakah ada kesulitan dan tawarkan jadwal pembayaran yang masuk akal bagi kedua pihak.
Apakah wajar memakai dana pinjaman untuk menutup bulan sepi?
Bisa saja, tetapi sebaiknya bukan untuk menutup kewajiban rutin yang berulang, karena akan menumpuk. Pinjaman lebih masuk akal bila dipakai untuk hal yang memperbaiki arus kas, misalnya menambah stok untuk musim ramai yang sudah terlihat tandanya. Suku bunga dan ketentuan pinjaman dapat berubah, jadi pastikan lebih dahulu pada sumber resmi.
