Mengukur Kinerja Karyawan Usaha Kecil

Penilaian karyawan di usaha kecil sering dilakukan hanya berdasarkan kesan pemilik: rajin atau tidak rajin. Cara itu mudah berubah dan membuat orang merasa tidak adil. Mengukur kinerja dengan ukuran yang jelas membuat penilaian bisa dipertanggungjawabkan dan karyawan tahu apa yang perlu diperbaiki.

Pilih sedikit ukuran yang penting

Untuk setiap posisi, pilih paling banyak empat ukuran. Ukuran itu harus berkaitan langsung dengan pekerjaan yang dilakukan sehari-hari, bukan sifat pribadi. Kejujuran dan keramahan memang penting, tetapi keduanya lebih baik dilihat lewat akibat nyata, misalnya jumlah keluhan atau jumlah kehadiran.

Hindari mengukur hal yang tidak bisa dikendalikan karyawan. Jumlah pelanggan yang datang pada hari hujan, misalnya, bukan ukuran yang adil bagi petugas toko, walau angka penjualan tetap penting bagi pemilik.

Mencatat secara rutin, bukan mengingat

Catatan harus dibuat pada waktu kejadian. Menulis buku kejadian saat masalah muncul lima belas detik saja cukup: tanggal, siapa, apa, dan bagaimana diselesaikan. Bila hanya mengandalkan ingatan, yang tersisa biasanya hanya kejadian buruk yang paling menempel.

Catat juga hal baik yang dilakukan karyawan. Tanpa catatan yang seimbang, penilaian akan miring dan membuat karyawan merasa selalu disalahkan.

Membicarakan hasil secara berkala

Bahas catatan itu bersama karyawan setiap bulan atau setiap tiga bulan. Sampaikan angka apa adanya, tanyakan apa yang menghambat, dan sepakati satu perbaikan untuk periode berikutnya. Pertemuan singkat dua puluh menit biasanya sudah memadai untuk usaha kecil.

Bicarakan juga hal yang berada di luar pekerjaan bila memang memengaruhi hasil, misalnya kesulitan jadwal karena urusan keluarga. Solusi sederhana seperti penyesuaian shift sering lebih berguna daripada teguran.

Bila hasil pembicaraan menunjukkan perlunya penyesuaian upah atau pemberian tambahan, panduan pada artikel menetapkan gaji dan tunjangan untuk karyawan usaha kecil bisa dipakai sebagai bahan pertimbangan.

Menghubungkan hasil dengan tindakan

Ukuran hanya berguna bila berujung pada tindakan. Bila karyawan mencapai hasil baik, sebutkan penghargaannya secara terbuka dan lakukan apa yang dijanjikan. Bila hasil kurang baik, berikan pelatihan atau pendampingan lebih dulu, bukan langsung sanksi.

Bila masalahnya berulang meski sudah diingatkan dan dilatih, barulah pertimbangkan langkah yang lebih tegas. Untuk memastikan pertimbangan Anda tidak berlebihan, periksa dulu bagaimana gaya kepemimpinan Anda, seperti dibahas pada artikel cara memotivasi karyawan di usaha kecil.

Pastikan juga ukuran kinerja tidak berubah-ubah mengikuti suasana hati pemilik. Bila ukurannya berganti setiap bulan, karyawan akan berhenti memperhatikan. Perubahan ukuran sebaiknya dilakukan pada awal periode dan diberitahukan lebih dulu.

Perlu juga disepakati siapa yang mencatat. Bila pemilik mencatat semua ukuran sendirian, catatan itu cenderung hanya berisi hal buruk dan berhenti diperbarui saat usaha sibuk. Sebagian catatan bisa diisi karyawan sendiri, misalnya daftar hadir dan jumlah pekerjaan yang selesai, sedangkan pemilik memeriksa kecocokannya pada waktu tertentu.

Ukuran kinerja sebaiknya juga dipakai untuk memutuskan penempatan orang, bukan hanya untuk menilai. Karyawan yang cepat dan teliti pada pekerjaan yang berulang mungkin justru kurang cocok melayani pelanggan yang butuh penjelasan panjang. Mengenali hal ini membantu Anda menempatkan orang pada pekerjaan yang paling sesuai dengan kemampuannya.

Mulai dari ukuran yang paling mudah dicatat, misalnya kehadiran. Catat selama sebulan, lalu bicarakan hasilnya dengan karyawan. Tambahkan ukuran lain setelah cara pencatatan yang pertama berjalan lancar.