Mengelola Hutang dan Piutang Usaha Kecil

Utang dan piutang adalah dua sisi dari hal yang sama: uang yang belum berpindah tangan. Keduanya memengaruhi kas usaha, dan keduanya menjadi masalah bila tidak dicatat. Usaha yang mengelola keduanya dengan rapi jauh lebih tenang menghadapi bulan yang tidak seimbang.

Mencatat piutang supaya tidak terlupa

Piutang adalah uang yang menjadi hak Anda dari pelanggan yang belum membayar. Catat setiap piutang dengan keterangan berikut.

• Nama pelanggan atau perusahaan dan nomor yang bisa dihubungi.
• Tanggal penyerahan barang atau jasa, bukan tanggal janji pembayaran.
• Jumlah tagihan dan tanggal kesepakatan pembayaran.
• Bukti pendukung, seperti nota, surat pesanan, atau ringkasan percakapan.
• Status terakhir: sudah ditagih, dijanjikan, atau belum dihubungi.

Periksa daftar ini setiap minggu. Tagihan yang terlupakan biasanya bukan yang paling besar, melainkan yang paling sepele. Padahal jumlah kecil yang menumpuk bisa sama besarnya dengan satu tagihan besar.

Mencatat utang beserta tanggal jatuh temponya

Utang usaha paling sering berupa tagihan pemasok, sisa pinjaman, dan uang muka pelanggan yang belum dikerjakan. Ketiganya punya tanggal yang harus dipenuhi, dan keterlambatan biasanya berbiaya lebih besar daripada nilainya sendiri.

Uang muka pelanggan sering dianggap pemasukan, padahal itu kewajiban. Bila dicatat sebagai pendapatan, usaha akan merasa lebih untung daripada kenyataan dan terkejut saat pekerjaan harus diselesaikan.

Untuk pelanggan tetap, tetapkan batas nilai tagihan yang boleh berjalan pada satu waktu. Catat batas itu di halaman yang sama dengan daftar piutang agar mudah dilihat. Batas tersebut mencegah piutang menumpuk tanpa disadari, dan memudahkan Anda menghentikan penyerahan berikutnya bila tagihan lama belum diselesaikan.

Menjaga keseimbangan keduanya

Cara paling sederhana untuk melihat keseimbangan adalah membandingkan total piutang dengan total utang yang jatuh tempo dalam waktu dekat. Bila utang yang harus dibayar bulan ini jauh lebih besar daripada piutang yang akan masuk, kas akan tertekan walau usaha tampak ramai.

Sebagai contoh perhitungan, misalkan piutang yang akan dibayar bulan ini sembilan juta rupiah, sedangkan utang yang jatuh tempo bulan ini empat belas juta rupiah. Selisihnya lima juta rupiah perlu ditutup dari kas yang sudah ada atau dari penagihan lebih awal. Angka ini hanya gambaran, bukan patokan bagi usaha Anda.

Perhatikan juga umur piutang. Tagihan yang berumur lebih dari satu bulan biasanya jauh lebih sulit ditagih daripada tagihan yang baru beberapa hari. Bila daftar Anda mulai didominasi tagihan lama, itu tanda cara penagihan perlu dirapikan, bukan tanda pelanggan berkurang. Periksa daftar itu bersama-sama dengan jadwal pembayaran pemasok, supaya kedua sisi bisa dilihat dalam satu waktu.

Bila utang terpaksa bertambah, pastikan tujuannya jelas dan hasilnya masuk akal. Panduan pertimbangannya ada pada artikel utang usaha: kapan berguna dan kapan menjadi beban.

Kebiasaan yang mencegah masalah

1. Tetapkan kesepakatan pembayaran tertulis untuk setiap pesanan yang tidak dibayar tunai.
2. Kirim pengingat beberapa hari sebelum jatuh tempo, bukan setelah lewat.
3. Periksa daftar utang dan piutang pada hari yang sama setiap minggu.
4. Pisahkan uang muka pelanggan dari uang yang bebas dipakai.

Bila utang sudah sulit dikendalikan, penjelasan lebih lanjut ada pada mengatur utang usaha agar tidak menjadi beban. Mulai dari satu daftar sederhana: tulis semua piutang dan utang minggu ini, lalu tandai mana yang paling dekat tanggalnya.