Memilih dan Menjaga Hubungan dengan Pemasok
Pemasok yang baik bukan yang paling murah, melainkan yang paling bisa diandalkan. Cara memilihnya perlu diuji, bukan hanya dilihat dari penawaran.
Pemasok menentukan sebagian besar mutu dan kelancaran usaha Anda. Bahan yang terlambat atau tidak sesuai membuat pelanggan kecewa, walau masalahnya bukan di tangan Anda. Karena itu memilih pemasok perlu dilakukan dengan cara yang terukur, bukan hanya berdasarkan harga termurah.
Menilai lebih dari harga
Harga memang penting, tetapi bukan satu-satunya. Pertimbangkan juga ketepatan waktu kirim, kestabilan mutu, jarak, dan kemauan pemasok menjelaskan bila ada masalah. Pemasok yang mahal sedikit tetapi selalu tepat waktu sering lebih murah bagi usaha Anda, karena tidak membuat Anda kehilangan penjualan.
Susun daftar pertimbangan sederhana dan beri nilai untuk setiap calon pemasok. Cara ini membuat keputusan lebih tenang dan tidak bergantung pada kesan pertemuan pertama.
| Hal yang dinilai | Cara mengujinya | Tanda yang kurang baik |
|---|---|---|
| Ketepatan waktu | Pesanan kecil dengan tenggat jelas | Alasan berubah-ubah saat ditanya |
| Mutu bahan | Periksa kiriman pertama secara rinci | Selisih ukuran atau berat dari contoh |
| Komunikasi | Ajukan pertanyaan sebelum membeli | Lama menjawab atau menghindari pertanyaan harga |
Menguji dengan pesanan kecil
Sebelum menjalin kerja sama tetap, lakukan pembelian dalam jumlah kecil. Uji beberapa hal: apakah barang datang sesuai tanggal, apakah jumlahnya tepat, dan bagaimana pemasok menanggapi ketika ada satu bagian yang tidak sesuai.
Cara menanggapi keluhan jauh lebih menggambarkan sifat pemasok daripada janji pada saat menawarkan barang. Pemasok yang bersedia mengganti atau menjelaskan biasanya lebih aman untuk jangka panjang.
Menulis kesepakatan sederhana
Kesepakatan tidak harus berupa kontrak panjang. Yang penting ada tulisan berisi harga, satuan, waktu kirim, dan syarat pembayaran. Untuk hal yang bisa berubah, seperti harga bahan, sebutkan bagaimana pemberitahuan perubahan dilakukan dan berapa lama sebelumnya.
Simpan semua catatan pesanan dan tanda terima. Bila terjadi selisih jumlah atau mutu, catatan ini menjadi dasar pembicaraan yang tenang. Untuk keadaan yang tidak sepakat, langkah pada artikel menangani sengketa dengan pemasok bisa dipakai.
Untuk pembelian dalam jumlah besar, hindari membayar penuh di muka kepada pemasok yang belum pernah Anda pakai. Bila Anda berbelanja daring kepada pemasok baru, berhati-hatilah seperti dijelaskan pada artikel mengenali pemasok palsu di internet.
Merawat hubungan jangka panjang
Hubungan dengan pemasok dirawat oleh kebiasaan kecil: membayar sesuai kesepakatan, memesan dalam jumlah yang wajar, dan menyampaikan keluhan dengan jelas tanpa menyalahkan orang. Pemasok cenderung mengutamakan pelanggan yang mudah diajak bekerja sama, terutama saat barang sedang langka.
- Bayar tepat waktu, dan bila tidak bisa, beri tahu lebih dahulu.
- Sampaikan keluhan dengan menyebut bukti, bukan dengan nada marah.
- Sediakan pemasok cadangan untuk bahan yang paling penting.
- Tinjau harga dan mutu setiap beberapa bulan, bukan hanya saat ada masalah.
Penting juga memiliki lebih dari satu pemasok untuk bahan yang paling menentukan. Ketergantungan pada satu pihak membuat usaha Anda rentan ketika pemasok itu berhenti melayani atau menaikkan harga secara tiba-tiba.
Catat setiap pemasok dalam satu daftar beserta bahan yang dipasok, harga terakhir, dan catatan mutunya. Daftar ini memudahkan Anda membandingkan dan memutuskan, tanpa perlu mengandalkan ingatan saat pembelian mendesak.
Satu hal yang sering terlewat adalah menanyakan kesiapan pemasok ketika permintaan Anda bertambah. Sampaikan perkiraan kebutuhan beberapa bulan ke depan, lalu tanyakan apakah ia sanggup memenuhinya. Pemasok yang diberi tahu lebih awal biasanya bisa menyiapkan persediaan, sedangkan yang mengetahui mendadak cenderung tidak siap.
Mulai dengan memilih satu bahan yang paling penting bagi usaha Anda. Cari dua calon pemasok, uji dengan pesanan kecil, lalu tetapkan satu sebagai utama dan satu sebagai cadangan.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah pemasok termurah selalu yang terbaik?
Belum tentu. Harga murah tidak berguna bila pengiriman sering terlambat atau mutu bahannya berubah-ubah, karena pelanggan Anda yang akhirnya menanggung akibatnya.
Bagaimana cara menguji pemasok baru tanpa risiko besar?
Mulai dengan pesanan kecil dan beri tenggat yang jelas. Amati ketepatan waktu, kesesuaian jumlah, dan cara pemasok menanggapi bila ada bagian yang tidak sesuai.
Apakah perlu kesepakatan tertulis dengan pemasok?
Sebaiknya ya, walau sederhana. Cukup memuat harga, satuan, waktu kirim, dan syarat pembayaran, serta cara pemberitahuan bila ada perubahan harga.
Bagaimana kalau pemasok utama tiba-tiba menaikkan harga?
Jangan langsung memutus hubungan. Tanyakan alasannya, bandingkan dengan penawaran pemasok lain, lalu putuskan berdasarkan mutu dan keandalan, bukan hanya selisih harga.
