Membaca Laporan Keuangan untuk Mengambil Keputusan
Laporan keuangan berguna saat angkanya diubah menjadi pertanyaan dan keputusan. Tanpa itu, laporan hanya menjadi dokumen yang tersimpan rapi tanpa pernah dipakai.
Laporan keuangan yang tidak pernah dibaca sama saja dengan catatan yang disimpan rapi lalu dilupakan. Nilainya baru muncul ketika angkanya dipakai untuk menjawab pertanyaan nyata: apakah harga perlu disesuaikan, apakah pengeluaran perlu ditahan, apakah usaha cukup kuat untuk menambah stok.
Mulai dari empat angka
Anda tidak perlu membaca semua baris pada kali pertama. Cukup empat angka yang memberi gambaran besar, lalu bandingkan dengan bulan sebelumnya.
- Penjualan bulan ini dibanding bulan lalu dan bulan yang sama tahun lalu.
- Untung kotor, yaitu penjualan dikurangi biaya barang dan bahan.
- Pengeluaran tetap, seperti sewa, gaji, listrik, dan cicilan.
- Saldo kas di akhir bulan.
Bila empat angka itu berubah dengan arah yang masuk akal, usaha Anda berada pada jalur yang bisa dibaca. Bila ada yang melompat tanpa sebab yang jelas, di situlah pemeriksaan perlu difokuskan.
Membandingkan, bukan hanya melihat
Angka tunggal jarang memberi petunjuk. Penjualan 50.000.000 rupiah terdengar baik, tetapi menjadi pertanyaan bila bulan sebelumnya 62.000.000 rupiah tanpa perubahan harga. Perbandingan mengubah angka menjadi pertanyaan yang bisa dijawab dengan data lain.
Sebagai contoh perhitungan, misalkan untung kotor bulan ini 30 persen dari penjualan, sementara dua bulan sebelumnya 33 persen. Penurunan tiga poin itu setara 1.500.000 rupiah pada penjualan 50.000.000 rupiah. Angka ini hanya contoh cara membaca selisih, bukan gambaran usaha tertentu. Selisih itu bisa berasal dari kenaikan harga beli, pemberian potongan yang lebih sering, atau komposisi produk yang berubah.
| Angka | Pertanyaan yang diajukan | Keputusan yang mungkin |
|---|---|---|
| Penjualan turun | Apakah jumlah pembeli atau nilai belanja yang turun | Ubah promosi atau tawaran paket |
| Untung kotor menipis | Apakah harga beli atau potongan yang naik | Sesuaikan harga atau porsi |
| Saldo kas menurun | Apakah pembelian stok atau pengambilan pemilik | Tunda belanja tidak mendesak |
Mengubah temuan menjadi langkah
Dari setiap temuan, pilih satu langkah yang bisa dikerjakan dan punya waktu penilaian. Contohnya, bila untung kotor menipis karena potongan harga yang terlalu sering, tetapkan aturan kapan potongan boleh diberikan. Bila saldo kas turun karena pembelian stok berlebih, kurangi jumlah pembelian bulan depan.
Batasi menjadi satu atau dua langkah saja setiap bulan. Terlalu banyak perubahan sekaligus membuat Anda tidak bisa tahu mana yang berhasil. Setelah satu bulan, periksa lagi angka yang sama untuk melihat pengaruhnya.
Menyiapkan kebiasaan membaca laporan
Tetapkan satu waktu tetap setiap bulan, misalnya tanggal lima, untuk duduk membaca laporan sambil memegang catatan bulan berjalan. Satu jam sudah cukup bila catatannya rapi. Tulis pertanyaan di lembar terpisah agar tidak lupa, lalu jawab pertanyaan itu dengan memeriksa data pendukung.
Menghindari tiga kesalahan saat membaca laporan
Kesalahan pertama adalah melihat angka penjualan saja tanpa memeriksa biaya, sehingga kenaikan pengeluaran tidak terlihat. Kesalahan kedua adalah menilai satu bulan secara berlebihan, padahal usaha kecil sering naik turun karena musim, hari libur, dan keadaan di sekitar lokasi.
Kesalahan ketiga adalah mengambil banyak keputusan sekaligus. Bila Anda mengubah harga, porsi, dan promosi pada bulan yang sama, hasilnya sulit dinilai. Pilih satu perubahan, jalankan sebulan, lalu bandingkan angka yang sama seperti sebelumnya, barulah mengambil perubahan berikutnya.
Bila Anda baru mulai, pilih satu angka saja lebih dulu, yaitu sisa uang setelah semua pengeluaran. Angka itu paling dekat dengan kenyataan sehari-hari. Untuk melengkapinya, baca cara membuat laporan laba rugi sederhana, cara menghitung margin per produk, dan mengenal laporan arus kas. Satu keputusan kecil yang dijalankan lebih berguna daripada sepuluh catatan yang tidak dipakai.
Pertanyaan yang sering muncul
Berapa sering laporan keuangan sebaiknya dibaca?
Sekali sebulan sudah memadai, ditambah pemeriksaan singkat setiap pekan untuk kas. Yang penting waktunya tetap, misalnya tanggal yang sama setiap bulan, agar tidak terlewat ketika pekerjaan sedang padat.
Apakah perlu memakai perangkat lunak untuk membaca laporan?
Tidak wajib. Catatan harian yang rapi di buku atau lembar sederhana sudah bisa menghasilkan angka yang Anda butuhkan. Perangkat lunak membantu ketika transaksi sudah banyak dan Anda perlu melihat riwayat dengan cepat.
Bagaimana kalau saya tidak paham istilah di laporan?
Cukup mulai dari istilah yang paling dekat dengan pekerjaan harian, yaitu penjualan, biaya barang, pengeluaran, dan saldo kas. Mintalah penjelasan dari orang yang menyusun laporan bila ada baris yang tidak Anda mengerti.
Apa yang dilakukan bila laporan menunjukkan penurunan dua bulan berturut-turut?
Telusuri penyebabnya lebih dulu, apakah jumlah pembeli berkurang atau nilai belanja mengecil. Setelah itu pilih satu langkah yang bisa dikerjakan dalam sebulan, seperti menawarkan paket atau memperbaiki tampilan, lalu nilai hasilnya.
