Pencatatan Keuangan untuk Usaha Jasa

Pada usaha jasa, barang yang dijual tidak tampak di rak. Yang dijual adalah waktu, keahlian, dan hasil kerja. Karena itu pencatatannya berpusat pada pekerjaan, bukan pada persediaan barang seperti di toko.

Kenapa pencatatan jasa terlihat sederhana tapi sering keliru

Banyak pemilik usaha jasa merasa cukup mencatat uang yang masuk. Masalahnya, cara itu tidak menunjukkan pekerjaan mana yang sebenarnya menguntungkan.

• Waktu yang dipakai bisa berbeda jauh antar pekerjaan dengan harga yang sama.
• Bahan dan suku cadang sering dibeli lebih dulu, lalu dipakai untuk beberapa pekerjaan.
• Perjalanan, transport, dan waktu menunggu jarang dihitung meski memakan jam kerja.
• Pekerjaan selesai tetapi pembayarannya baru diterima jauh kemudian.

Selama hal-hal itu tidak dicatat, keputusan harga hanya berdasar perasaan. Padahal jenis layanan yang tampak paling ramai bisa jadi yang paling tipis sisanya.

Mencatat waktu dan bahan per pekerjaan

Buat satu halaman untuk setiap pekerjaan. Isinya cukup sederhana: nama pelanggan, tanggal, jenis layanan, perkiraan waktu, bahan yang dipakai, dan harga yang disepakati.

Sebagai contoh perhitungan, misalkan sebuah pekerjaan disepakati seharga satu juta lima ratus ribu rupiah, memakai bahan senilai tiga ratus ribu rupiah, dan dikerjakan sepuluh jam. Upah yang dibayarkan untuk pekerjaan itu lima ratus ribu rupiah, sehingga sisanya sekitar tujuh ratus ribu rupiah sebelum biaya tempat. Angka ini hanya gambaran, bukan patokan bagi usaha Anda.

Setelah sepuluh sampai dua puluh pekerjaan tercatat, Anda akan melihat pola: jenis pekerjaan mana yang menyisakan paling banyak untuk setiap jam kerja.

Menandai pekerjaan yang belum dibayar

Pekerjaan yang sudah selesai tetapi belum dibayar adalah piutang. Catat pada daftar terpisah lengkap dengan tanggal selesai dan tanggal kesepakatan pembayaran. Periksa daftar itu setiap minggu.

Bila pekerjaannya cukup banyak dalam sebulan, keterangan lengkap menjadi penentu. Panduan lebih rinci ada pada artikel mengelola hutang dan piutang usaha kecil.

Ingat juga bahwa pekerjaan yang selesai belum berarti uang sudah ada. Penjelasannya ada pada membedakan laba dan kas.

Untuk pekerjaan yang memakan waktu berbeda-beda, catat waktu mulai dan selesai, bukan hanya jumlah jam. Selisih kecil yang tampak tidak penting sering menjadi besar ketika dijumlahkan selama sebulan. Angka per jam yang dihasilkan juga memudahkan Anda membandingkan pekerjaan yang sifatnya berbeda.

Membagi biaya tidak langsung

Biaya seperti sewa tempat, listrik, langganan internet, dan peralatan perlu dibagi ke setiap pekerjaan, meski tidak menempel langsung pada pekerjaan itu. Cara paling mudah adalah memperkirakan biaya tak langsung dalam satu bulan, lalu membaginya dengan jumlah jam kerja yang biasanya tersedia.

1. Jumlahkan biaya tak langsung satu bulan.
2. Perkirakan jumlah jam kerja produktif yang realistis, bukan jam buka penuh.
3. Bagi biaya dengan jumlah jam untuk mendapat angka per jam.
4. Kalikan angka itu dengan waktu setiap pekerjaan.

Perbarui perkiraan jam kerja produktif setiap beberapa bulan, terutama setelah ada perubahan jam operasional atau penambahan orang. Perkiraan yang terlalu optimis membuat biaya per jam terlihat kecil, sehingga harga jual bisa ditetapkan terlalu rendah tanpa Anda sadari.

Angka ini membantu Anda menilai apakah sebuah harga masih masuk akal, terutama untuk pekerjaan yang memakan waktu panjang. Untuk usaha jasa tertentu, contoh penerapannya bisa dilihat pada usaha laundry.

Mulailah dari satu halaman per pekerjaan minggu ini, meski hanya dengan perkiraan waktu. Setelah sebulan, Anda sudah punya dasar yang jauh lebih kuat untuk menentukan harga.