Menerima Pembayaran Digital di Usaha Kecil
Pembayaran digital menambah cara pelanggan membayar, tetapi juga menambah pencatatan dan biaya. Yang perlu disiapkan justru bagian pencatatannya.
Menerima pembayaran digital bukan sekadar menambah satu cara membayar di meja kasir. Setiap cara pembayaran menambah baris pencatatan, potongan biaya, dan kemungkinan kesalahan yang perlu ditangani. Karena itu menyiapkannya sedikit lebih dulu menghemat banyak kerumitan di kemudian hari.
Jenis pembayaran digital dan konsekuensinya
| Jenis | Cara kerja singkat | Yang perlu diperhatikan |
|---|---|---|
| Pindah dana antarbank | Pelanggan mengirim ke rekening usaha | Perlu memeriksa mutasi, tidak langsung terlihat saat ramai |
| Kode pembayaran bersama | Pelanggan memindai satu kode | Biaya layanan per transaksi, batas nilai tertentu |
| Dompet digital | Saldo pelanggan dipindahkan ke usaha | Pencairan ke rekening biasanya memerlukan waktu |
| Pembayaran lewat aplikasi pesan-antar | Dana diteruskan setelah pesanan selesai | Potongan lebih besar, perlu rekonsiliasi terpisah |
Setiap pilihan memiliki potongan dan waktu pencairan yang berbeda, dan ketentuannya dapat berubah. Karena itu jangan berpegang pada angka yang Anda dengar dari orang lain. Periksa langsung ketentuan terbaru dari penyedia layanan yang Anda pakai, dan pastikan Anda memahami keseluruhan biayanya sebelum memutuskan.
Menghitung pengaruhnya pada harga
Potongan biaya pembayaran digital mengurangi uang yang benar-benar Anda terima. Sebagai contoh perhitungan saja, misalkan sebuah produk dijual seharga tertentu dan potongan biaya diambil dari nilai transaksi; selisihnya adalah pengurangan langsung pada margin. Untuk produk dengan margin tipis, pengurangan itu perlu diperhitungkan ketika menentukan harga.
Cara sederhananya: hitung berapa bagian transaksi yang dibayar secara digital dalam sebulan, lalu masukkan total potongan itu sebagai komponen biaya. Rinciannya bisa Anda susun bersama anggaran usaha lain, seperti diuraikan pada menyusun anggaran usaha kecil.
Mencocokkan uang masuk dengan catatan penjualan
- Catat setiap transaksi saat terjadi. Jangan menunggu sampai tutup toko, karena ingatan cepat kabur pada hari yang ramai.
- Tandai cara pembayarannya. Beri tanda berbeda untuk tunai dan tiap jenis pembayaran digital.
- Periksa pada akhir hari. Cocokkan jumlah uang tunai dan jumlah transaksi digital dengan catatan.
- Selisihkan transaksi yang belum masuk. Uang yang baru akan cair beberapa hari kemudian bukan berarti hilang, tetapi perlu dicatat terpisah.
- Periksa potongan biaya. Pastikan nilainya sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Tanpa langkah ini, laporan penjualan dan uang yang benar-benar diterima akan selalu terlihat berbeda, dan perbedaannya sulit dilacak. Pencatatan yang rapi memudahkan pemeriksaan berikutnya, termasuk untuk keperluan pembukuan.
Transaksi gagal dan kejadian yang menyulitkan
- Pembayaran gagal. Pastikan pesanan belum diserahkan sebelum pembayaran terkonfirmasi.
- Pembayaran berhasil dua kali. Simpan bukti dan kembalikan kelebihan dengan cara yang bisa ditelusuri, jangan hanya diserahkan tunai tanpa catatan.
- Jaringan terputus. Siapkan pilihan lain, dan tuliskan batas waktu menunggu sebelum pembayaran dibatalkan.
- Bukti palsu. Periksa langsung pada sistem, jangan hanya melihat gambar tangkapan layar yang ditunjukkan pelanggan.
Menjaga keamanan
Perlakukan alat pembayaran seperti uang tunai. Jangan menyimpan kata sandi di tempat yang mudah dibaca, jangan membagikan kode verifikasi kepada siapa pun, dan pakai perangkat yang terkunci. Batasi jumlah orang yang bisa membuka pengaturan penerimaan pembayaran. Untuk hal yang terkait keamanan tempat usaha secara umum, lihat pengamanan toko.
Setelah cara pembayaran berjalan, langkah berikutnya adalah merapikan pencatatannya bersama alat kasir, dan memastikan tempat usaha Anda mendukung transaksi yang bertambah melalui formulir pemeriksaan lokasi.
Pertanyaan yang sering muncul
Apakah semua usaha kecil perlu menerima pembayaran digital?
Tidak semua, tetapi memberi satu pilihan selain uang tunai biasanya membantu. Keputusan yang lebih baik diambil berdasarkan kebiasaan pelanggan Anda sendiri. Bila sebagian besar pelanggan menanyakan cara pembayaran selain tunai, itu tanda yang cukup jelas.
Bagaimana memperlakukan biaya layanan pada harga jual?
Cara paling sederhana adalah memperkirakan bagian transaksi yang dibayar digital setiap bulan, lalu memasukkannya sebagai komponen biaya dalam anggaran. Bila margin produk sangat tipis, penyesuaian harga mungkin perlu dipertimbangkan setelah memperhitungkan daya beli sekitar.
Apakah uang hasil pembayaran digital bisa langsung dipakai?
Belum tentu, karena waktu pencairan berbeda-beda menurut jenis layanan dan penyedianya. Untuk itu, sediakan dana kerja yang cukup agar usaha tetap bisa membeli bahan sebelum dana digital cair ke rekening.
Apa yang harus dilakukan bila pelanggan mengaku sudah membayar tetapi dana belum masuk?
Periksa langsung pada sistem penerimaan, bukan hanya dari bukti yang ditunjukkan. Bila belum terkonfirmasi, tawarkan cara pembayaran lain dan tahan penyerahan barang sampai dana benar-benar tercatat.
