Mengamankan Akun Usaha dari Pembajakan
Akun usaha adalah pintu masuk ke uang, pesanan, dan data pelanggan. Mengamankannya tidak sulit, asalkan Anda tahu akun mana saja yang dimiliki usaha.
Akun usaha adalah pintu masuk ke hampir semua hal: pesanan pelanggan, riwayat pembayaran, percakapan, dan berkas kerja. Karena itu pembajakan akun jarang berhenti pada satu kerugian kecil. Pelaku bisa memakai nama usaha Anda untuk menghubungi pelanggan dan pemasok.
Mengamankan akun tidak menuntut pengetahuan teknis. Yang dibutuhkan adalah daftar akun yang jelas, beberapa kebiasaan tetap, dan pemeriksaan berkala terhadap orang yang masih memegang akses.
Mulai dari mendata akun yang dimiliki usaha
Sebelum mengamankan, Anda perlu tahu apa yang perlu diamankan. Banyak pemilik usaha baru menyadari adanya satu akun ketika akun itu bermasalah, misalnya akun surat elektronik lama yang masih terhubung ke pemulihan kata sandi.
- Surat elektronik usaha. Sering dipakai sebagai kunci pemulihan akun lain, sehingga paling perlu dijaga.
- Akun pesan usaha. Tempat percakapan dengan pelanggan dan pemasok.
- Akun pemasaran dan katalog. Termasuk akun yang menayangkan foto produk dan ulasan.
- Akun pembayaran dan kasir. Terhubung langsung dengan uang.
- Penyimpanan berkas. Tempat daftar pelanggan dan catatan penjualan disimpan.
Tuliskan daftar itu beserta siapa yang memegang aksesnya, lalu simpan di tempat yang hanya diketahui Anda. Daftar ini yang akan dipakai untuk pemeriksaan berikutnya.
Tiga lapis pengamanan dasar
Lapis pertama adalah kata sandi panjang yang tidak dipakai ulang antar akun. Bila satu kata sandi bocor, akun lain tetap aman. Untuk mengingatnya tanpa mencatat di tempat yang mudah dibaca, gunakan rangkaian beberapa kata yang mudah Anda bayangkan.
Lapis kedua adalah verifikasi dua langkah pada setiap akun penting, terutama surat elektronik dan akun pembayaran. Dengan lapis ini, kata sandi yang bocor saja belum cukup bagi orang lain untuk masuk.
Lapis ketiga adalah cara pemulihan yang selalu diperbarui. Periksa apakah nomor pemulihan dan surat elektronik pemulihan masih aktif dan masih milik Anda. Nomor lama yang sudah tidak dipakai adalah titik lemah yang sering terlupakan.
Periksa siapa yang masih punya akses
Akses yang tidak pernah dicabut adalah risiko yang paling sering terlewat, terutama pada usaha yang pernah berganti karyawan.
| Yang diperiksa | Pertanyaan | Tindakan |
|---|---|---|
| Daftar pengguna | Apakah masih ada nama orang yang sudah tidak bekerja di sini? | Cabut aksesnya hari itu juga |
| Perangkat terhubung | Apakah ada perangkat yang tidak Anda kenali? | Keluarkan perangkat itu, lalu ganti kata sandi |
| Hak istimewa | Berapa orang yang bisa mengubah pengaturan dan data? | Cukupkan satu atau dua orang saja |
| Cara pemulihan | Nomor dan alamat mana yang terdaftar? | Ganti bila bukan lagi milik Anda |
Bila akun terlanjur diambil alih
Kecepatan sangat menentukan pada jam-jam pertama. Kerjakan berurutan, dari yang paling mendesak.
- Amankan surat elektronik lebih dulu. Selama akun itu dikuasai orang lain, pemulihan akun lain akan sulit.
- Ganti kata sandi pada akun yang bermasalah dan pada akun lain yang memakai kata sandi serupa.
- Keluarkan perangkat asing dari daftar perangkat terhubung, lalu nyalakan verifikasi dua langkah.
- Periksa pengaturan. Pelaku sering menambahkan alamat pemulihan atau meneruskan pesan ke akun lain.
- Beri tahu karyawan dan pelanggan bahwa pesan dari akun itu sementara tidak bisa dipercaya.
- Simpan bukti berupa rekaman percakapan dan waktu kejadian bila perlu dilaporkan.
Bila akun itu menyangkut uang, segera hubungi penyedia layanan pembayaran agar transaksi mencurigakan bisa ditahan.
Kebiasaan bulanan yang cukup
Sisihkan waktu satu kali setiap bulan untuk membuka daftar akun, memeriksa perangkat yang terhubung, dan memperbarui cara pemulihan. Kebiasaan ini terasa membosankan sampai terjadi masalah, dan pada saat itu daftar yang rapi menghemat banyak waktu.
Untuk pembagian akses antar karyawan, lanjutkan dengan artikel mengelola kata sandi dan akses untuk karyawan. Soal isi data yang perlu dilindungi dibahas pada menjaga data pelanggan.
Pertanyaan yang sering muncul
Akun mana yang paling penting diamankan lebih dulu?
Akun surat elektronik usaha, karena sering dipakai sebagai kunci pemulihan akun lain. Setelah itu amankan akun pembayaran dan akun pesan yang dipakai menghubungi pelanggan. Akun pemasaran dan penyimpanan berkas menyusul.
Apakah verifikasi dua langkah perlu untuk semua akun?
Untuk akun penting sebaiknya ya, terutama surat elektronik dan akun yang menyangkut uang. Bila belum terbiasa, mulailah dari dua akun tersebut. Lapis ini membuat kata sandi yang bocor belum cukup untuk masuk.
Bagaimana menangani akses karyawan yang sudah berhenti?
Cabut aksesnya pada hari terakhir ia bekerja, lalu ganti kata sandi akun yang pernah dipegangnya. Periksa juga perangkat yang masih terhubung dan pengaturan pemulihan. Pencabutan yang tertunda adalah celah yang paling sering terjadi.
Apa yang harus dilakukan bila akun mendadak tidak bisa dibuka?
Amankan surat elektronik lebih dulu, lalu ganti kata sandi dan keluarkan perangkat yang tidak Anda kenali. Periksa apakah ada alamat pemulihan atau penerusan pesan yang ditambahkan. Beri tahu karyawan dan pelanggan bahwa akun itu sementara tidak bisa dipercaya.
