Mengelola Kata Sandi dan Akses untuk Karyawan
Satu kata sandi yang dipakai bersama seluruh karyawan membuat siapa pun tak bisa ditelusuri. Ada cara sederhana untuk membaginya tanpa membuat kerja jadi repot.
Di banyak usaha kecil, satu akun dipakai bersama seluruh karyawan karena dianggap lebih praktis. Cara itu memang cepat, tetapi menghapus satu hal penting: kejelasan siapa mengerjakan apa. Ketika ada kekeliruan atau perubahan data, tidak ada yang bisa ditelusuri.
Membagi akses tidak berarti membuat pekerjaan menjadi rumit. Yang dibutuhkan hanya aturan sederhana tentang siapa memegang akun mana, dan kebiasaan mencabut akses ketika orangnya sudah tidak lagi memerlukannya.
Satu akun untuk satu orang
Prinsip paling menentukan adalah satu akun untuk satu orang. Bila alat yang dipakai hanya menyediakan satu akun bersama, tetapkan siapa penanggung jawabnya dan siapa yang boleh memakainya, lalu catat keduanya.
Pembagian akses sebaiknya mengikuti pekerjaan, bukan kedekatan dengan pemilik. Orang yang menyiapkan pesanan tidak perlu memegang pengaturan pembayaran, dan orang yang mengurus pemasaran tidak perlu bisa mengubah data pelanggan.
Kata sandi yang panjang dan mudah diingat
Kata sandi yang kuat tidak harus berupa kumpulan huruf acak yang sulit diingat pemiliknya sendiri. Rangkaian tiga sampai empat kata yang tidak berhubungan, ditambah satu angka dan satu tanda, biasanya cukup panjang dan tetap mudah diingat.
Yang lebih penting dari panjangnya adalah tidak dipakai ulang. Satu kata sandi untuk satu akun, terutama untuk surat elektronik usaha dan akun pembayaran. Bila salah satu bocor, akun lain tidak ikut terbuka. Untuk menyimpan daftar yang semakin panjang, gunakan pengelola kata sandi daripada menempelkannya di dekat komputer.
Catat siapa memegang apa
Catatan hak akses tidak perlu rumit. Tabel sederhana sudah cukup, dan sebaiknya diperbarui setiap kali ada perubahan orang.
| Peran | Akses yang wajar | Yang sebaiknya tidak diberikan |
|---|---|---|
| Kasir | Mesin kasir dan catatan penjualan harian | Pengaturan pembayaran dan data pelanggan penuh |
| Karyawan gudang | Catatan stok dan penerimaan barang | Akun pemasaran dan surat elektronik usaha |
| Petugas pemasaran | Akun katalog dan tayangan produk | Data pembayaran dan laporan keuangan |
| Penanggung jawab harian | Akses operasional dan laporan | Hak mengubah kepemilikan akun |
Kapan akses dicabut atau diubah
Ada beberapa peristiwa yang sebaiknya selalu diikuti pencabutan atau penggantian akses, tanpa menunggu permintaan.
- Karyawan berhenti. Cabut pada hari terakhir bekerja, dan ganti kata sandi akun yang pernah dipegangnya.
- Pindah tugas atau jabatan. Hapus akses lama yang tidak lagi dipakai, agar tidak menumpuk.
- Perangkat hilang atau dipinjam orang lain. Keluarkan perangkat itu dan ganti kata sandi terkait.
- Karyawan menyimpan kata sandi di tempat umum. Perbarui kata sandi itu dan beri tahu cara menyimpan yang lebih aman.
- Ada kecurigaan kebocoran. Ganti bertahap, dimulai dari akun yang menyangkut uang.
Mengelola tanpa merepotkan diri sendiri
Aturan yang terlalu ketat akan dilanggar diam-diam. Karena itu, pilih jumlah akun yang wajar, sediakan pengelola kata sandi, dan tetapkan satu orang yang boleh mengubah hak akses.
Jelaskan kepada karyawan bahwa aturan ini melindungi mereka juga. Bila perubahan data bisa ditelusuri, karyawan yang tidak bersalah tidak perlu khawatir dituduh. Sebaliknya, tanggung jawab menjadi lebih jelas bagi semua pihak.
Mulai dari satu halaman catatan
Tuliskan seluruh akun usaha beserta pemegangnya pada satu halaman, tandai akun yang menyangkut uang, lalu periksa halaman itu setiap beberapa bulan. Bila jumlah karyawan mulai bertambah, aturan pembagian akses makin penting. Untuk memahami dasar pengamanan akun secara keseluruhan, lihat artikel mengamankan akun usaha dari pembajakan. Bila usaha Anda menyimpan data pelanggan, lihat juga menjaga data pelanggan.
Pertanyaan yang sering muncul
Bolehkah satu akun dipakai bersama semua karyawan?
Sebaiknya tidak untuk akun yang menyangkut uang atau data pelanggan, karena tidak ada yang bisa ditelusuri bila terjadi kekeliruan. Bila alatnya hanya menyediakan satu akun bersama, tetapkan penanggung jawab dan batasi siapa yang boleh memakainya, lalu catat keduanya.
Bagaimana membuat kata sandi yang kuat tetapi mudah diingat?
Gunakan rangkaian tiga sampai empat kata yang tidak berhubungan, ditambah satu angka dan satu tanda. Yang paling penting adalah tidak memakainya ulang di akun lain, terutama pada surat elektronik usaha dan akun pembayaran.
Kapan hak akses karyawan harus dicabut?
Saat karyawan berhenti bekerja, pindah tugas, kehilangan perangkat, atau ketika ada kecurigaan kebocoran. Pencabutan sebaiknya dilakukan pada hari yang sama, bukan menunggu permintaan. Ganti pula kata sandi akun yang pernah dipegangnya.
Apakah perlu menyewa layanan khusus untuk mengelola kata sandi?
Tidak wajib, tetapi pengelola kata sandi lebih aman daripada menempelkan daftar di dekat komputer. Mulailah dari satu halaman catatan akun usaha beserta pemegangnya, lalu periksa halaman itu setiap beberapa bulan.
