Cara Mencatat Stok dengan Cara Sederhana

Masalah stok jarang muncul mendadak. Biasanya ia mulai dari catatan yang tidak pernah dicocokkan dengan barang di rak, sehingga angka di buku dan jumlah barang nyata perlahan berbeda. Selisih kecil yang dibiarkan akhirnya menjadi kerugian yang sulit dilacak.

Usaha kecil tidak memerlukan sistem rumit untuk menutup celah ini. Yang diperlukan hanya tiga hal: satu cara mencatat, satu waktu tetap untuk menghitung, dan satu orang yang bertanggung jawab atas catatan itu.

Tiga catatan yang sudah cukup

1. Kartu stok per barang. Berisi tanggal, jumlah masuk, jumlah keluar, dan sisa. Satu barang satu kartu atau satu baris.
2. Catatan barang masuk. Dibuat mengikuti nota dari pemasok, supaya jumlah di kartu stok bisa dicocokkan dengan bukti pembelian.
3. Catatan penghitungan berkala. Dibuat saat Anda menghitung barang secara fisik, dan berisi selisih antara catatan dan kenyataan.

Ketiganya bisa dibuat di buku tulis atau di lembar kerja sederhana. Yang penting formatnya sama setiap hari, sehingga mudah dibaca ulang oleh orang lain.

Cara mengisi kartu stok

Angka di atas hanya contoh perhitungan untuk memperlihatkan cara satu baris disusun, bukan patokan jumlah barang. Tulis tanggal dan perubahannya segera setelah kejadian, bukan diingat-ingat sampai tutup toko, karena di situlah catatan paling sering salah.

Menghitung berkala dan mencari selisih

Tanpa penghitungan fisik, catatan hanya menjadi dugaan. Pilih beberapa barang andalan lebih dulu, misalnya sepuluh barang dengan perputaran paling cepat, lalu hitung setiap akhir pekan. Setelah kebiasaan itu berjalan, tambahkan kelompok barang lain secara bertahap.

Saat menemukan selisih, jangan langsung menyalahkan siapa pun. Periksa dulu tiga kemungkinan yang paling umum: barang terjual tetapi tidak sempat dicatat, barang rusak dan dibuang tanpa catatan, atau salah hitung saat penjumlahan. Memperbaiki sebabnya lebih berguna daripada sekadar menyesuaikan angka di buku.

Menetapkan batas sisa minimum

Batas sisa minimum adalah titik Anda mulai memesan lagi. Hitung perkiraan barang terjual selama masa tunggu pesanan, lalu tambahkan sedikit cadangan untuk keadaan ramai. Angka ini perlu ditinjau bila penjualan berubah, karena batas yang terlalu tinggi menahan uang pada barang yang menganggur, sedangkan batas yang terlalu rendah membuat barang cepat habis.

Kesalahan yang membuat catatan ditinggalkan

• Mencatat semuanya sekaligus di akhir bulan. Pekerjaannya menjadi berat, dan ingatan sudah tidak akurat.
• Memakai terlalu banyak kolom. Catatan yang rumit jarang diisi konsisten; mulailah dari kolom yang paling penting.
• Tidak ada yang meninjau. Pemilik usaha sebaiknya membaca catatan itu sepekan sekali untuk melihat barang yang bergerak lambat dan barang yang sering berselisih. Untuk urusan barang yang mudah rusak, kebiasaan mencatat lebih sering justru menekan kerugian.

Bila jumlah barang bertambah banyak, catatan di buku masih bisa dipakai, tetapi memindahkannya ke lembar kerja sederhana atau aplikasi kasir sederhana akan menghemat waktu. Mulailah dari barang yang paling cepat berputar, dan simpan berkasnya di perangkat kasir agar bisa dibuka siapa pun yang bertugas.

Rapikan satu kategori barang dulu sampai catatannya akurat, lalu lanjutkan ke kategori berikutnya. Bila Anda ingin menata pekerjaan harian sekaligus, lihat juga cara mengelola persediaan dan kas harian, dan simpan kartu stok di tempat yang mudah dijangkau semua petugas.