Melakukan Digitalisasi Tanpa Mengganggu Operasional
Digitalisasi yang dikerjakan sekaligus sering membuat operasional harian kacau. Mengubah satu proses pada satu waktu jauh lebih aman dan lebih mudah diperbaiki.
Perubahan besar dalam satu waktu adalah penyebab paling umum operasional usaha kecil goyah. Ketika pencatatan, pembayaran, dan pemesanan diubah bersamaan, sumber masalah menjadi sulit dilacak dan pelanggan langsung merasakan akibatnya.
Digitalisasi yang berhasil biasanya dijalankan dengan langkah kecil, diuji pada jam sepi, dan diperiksa sebelum dilanjutkan.
Pilih satu proses saja lebih dulu
Proses yang paling cocok untuk percobaan pertama adalah proses yang sering dilakukan, mudah dilihat hasilnya, dan tidak berhubungan langsung dengan uang yang masuk hari itu.
Contohnya pencatatan penjualan harian. Bila pencatatan berpindah dengan baik, Anda tahu angka penjualan lebih cepat dan bisa memutuskan langkah berikutnya. Sebaliknya, mengganti cara pembayaran pada percobaan pertama mengandung risiko lebih besar karena menyangkut uang pelanggan dan sering terhubung dengan banyak hal lain.
Menetapkan batas percobaan
Sebelum mulai, tetapkan batasnya secara tertulis, meski hanya di buku catatan.
| Hal | Yang ditetapkan | Alasan |
|---|---|---|
| Lingkup | Satu proses, satu bagian usaha | Supaya masalah mudah ditemukan |
| Waktu | Dijalankan pada jam paling sepi | Pelanggan tidak menunggu lebih lama |
| Siapa yang menjalankan | Satu orang yang ditunjuk jelas | Supaya ada yang bertanggung jawab |
| Cara kembali | Cara lama tetap tersedia | Supaya usaha tetap berjalan bila gagal |
Rencana kembali ini sering dianggap berlebihan, padahal justru inilah yang membuat percobaan terasa aman. Selama cara lama masih bisa dipakai, kesalahan tidak berubah menjadi kerugian besar.
Melatih orang sebelum mengubah sistem
Perubahan yang hanya dipahami pemilik akan cepat kembali ke cara lama ketika pemilik tidak hadir. Karena itu, orang yang bekerja menjalankannya perlu dilibatkan sejak awal.
- Jelaskan alasan perubahan dengan bahasa sederhana, bukan istilah teknis.
- Tunjukkan cara menjalankannya sambil mereka mencoba sendiri, bukan hanya mendengar.
- Beri kesempatan bertanya tanpa merasa salah, terutama untuk hal yang tampak sepele.
- Tetapkan satu orang sebagai tempat bertanya ketika ada kebingungan.
Karyawan yang merasa dilibatkan biasanya menemukan masalah praktis lebih cepat daripada pemilik, karena merekalah yang menjalankannya setiap hari.
Memeriksa sambil berjalan
Selama masa uji, bandingkan hasil baru dengan hasil lama pada periode yang sama. Yang diperiksa bukan hanya kecepatan, tetapi juga pengaruhnya pada pelanggan.
Bila pelanggan menunggu lebih lama, atau pekerjaan yang tadinya selesai sebelum tutup menjadi tertunda, hentikan sementara dan perbaiki alurnya. Perubahan kecil biasanya cukup, misalnya mengatur ulang urutan pekerjaan atau menambah waktu penyiapan sebelum jam sibuk. Bila percobaan berkaitan dengan cara menerima pesanan, pembahasan pada pelanggan lama dan teknologi baru bisa melengkapi pertimbangan Anda. Bila usaha Anda menjalankan beberapa titik layanan, sesuaikan waktu perubahan dengan penataan lokasi usaha.
Pertanyaan yang sering muncul
Bagaimana memulai digitalisasi tanpa mengacaukan operasional?
Pilih satu proses saja, jalankan pada jam paling sepi, tunjuk satu orang yang bertanggung jawab, dan pastikan cara lama masih tersedia sebagai cadangan. Setelah proses pertama stabil, baru lanjut ke proses berikutnya.
Proses apa yang sebaiknya diubah lebih dulu?
Proses yang sering dilakukan, mudah diukur hasilnya, dan tidak langsung menyangkut uang pelanggan. Pencatatan penjualan harian umumnya lebih aman dijadikan langkah pertama daripada sistem pembayaran.
Apakah perlu menyiapkan rencana kembali ke cara lama?
Perlu. Rencana kembali membuat percobaan berjalan aman, karena kesalahan kecil tidak langsung menjadi kerugian besar dan usaha tetap bisa melayani pelanggan seperti biasa.
Bagaimana kalau karyawan belum terbiasa dengan cara baru?
Libatkan sejak awal, ajarkan sambil mereka mencoba sendiri, dan tunjuk satu orang sebagai tempat bertanya. Beri waktu menyesuaikan dan jangan mengubah terlalu banyak hal sekaligus.
