Data Usaha yang Aman dan Tidak Aman Diberikan ke AI
Tidak semua catatan usaha perlu dimasukkan ke alat AI. Sebagian aman, sebagian harus disaring, dan sebagian lagi sebaiknya tidak pernah diberikan.
Alat AI memudahkan pekerjaan karena bisa membaca catatan Anda. Kemudahan itulah yang membuat banyak orang menempelkan seluruh berkas usaha tanpa berpikir lebih dulu. Padahal catatan usaha berisi dua hal sekaligus: keterangan yang berguna untuk diminta pendapat, dan rahasia yang tidak perlu diketahui pihak lain.
Bagian ini membahas garis pemisahnya secara praktis.
Prinsip dasarnya
Sebelum menempelkan apa pun ke alat AI, tanyakan dua hal. Pertama, apakah keterangan ini benar-benar dibutuhkan untuk mendapatkan jawaban yang saya cari? Kedua, kalau keterangan ini terbaca orang lain, apa akibatnya bagi usaha saya dan pelanggan saya? Bila tidak dibutuhkan, tidak perlu dimasukkan. Bila akibatnya serius, saring lebih dulu.
Yang relatif aman diberikan
| Jenis keterangan | Contoh |
|---|---|
| Gambaran usaha | Jenis usaha, jumlah karyawan, jam operasional, kota secara umum |
| Daftar produk tanpa rahasia | Nama produk yang memang dipajang untuk umum dan harganya |
| Pertanyaan pelanggan tanpa identitas | Isi pertanyaannya saja, tanpa nama dan nomor telepon |
| Data wilayah agregat | Jumlah penduduk kecamatan atau sebaran usaha sejenis dari sumber publik |
| Teks promosi yang sudah tayang | Tulisan yang memang sudah dibaca publik |
Perhatikan pola di atas: yang aman adalah keterangan yang tidak bisa dipakai untuk mengenali seseorang dan tidak membuka rahasia usaha.
Yang harus disaring dan yang tidak boleh diberikan
Ada keterangan yang masih boleh diberikan setelah disaring, dan ada yang sebaiknya tidak pernah diberikan sama sekali. Dua daftar berikut membantu membedakannya.
- Angka penjualan dan laba. Sebaiknya diganti dengan gambaran kasar, misalnya "penjualan sedang menurun pada hari kerja", bukan angka persisnya.
- Nama pemasok dan harga beli. Cukup sebut "pemasok bahan utama" tanpa menyebut nama dan harga kesepakatan khusus.
- Nama karyawan. Ganti dengan sebutan umum seperti karyawan A atau penjaga shift pagi.
- Nama dan kontak calon lokasi. Bila sedang menimbang tempat usaha, cukup sebut ciri lokasinya tanpa menyebut nama pemilik atau nomor teleponnya.
- Rancangan yang belum diumumkan. Ide produk baru sebaiknya dibahas dalam bentuk umum sebelum resmi dijalankan.
Yang tidak boleh diberikan sama sekali
- Kata sandi dan kode akses. Termasuk kode masuk aplikasi keuangan atau kasir.
- Nomor rekening, nomor kartu, dan kode keamanan. Tidak ada alasan pekerjaan apa pun membutuhkannya.
- Dokumen identitas. Foto kartu identitas pemilik, karyawan, atau pelanggan.
- Daftar lengkap pelanggan. Nama, nomor telepon, dan alamat rumah pelanggan adalah data pribadi yang harus dijaga.
- Rincian gaji dan catatan kepegawaian. Datanya sensitif dan menyangkut hak orang lain.
- Dokumen pajak dan laporan ke bank. Untuk hal ini, mintalah bantuan manusia yang berwenang.
- Isi perjanjian yang bersifat rahasia. Misalnya perjanjian dengan mitra yang memuat syarat kerahasiaan.
Cara membersihkan data sederhana
- Salin data ke berkas sementara, jangan bekerja langsung pada berkas asli.
- Ganti setiap nama orang dengan sebutan umum yang berurutan.
- Hapus semua nomor telepon, nomor rekening, dan alamat lengkap.
- Bulatkan angka bila hanya butuh gambaran, misalnya "sekitar sepuluh juta" menjadi "sekitar sepuluh juta rupiah per bulan" tanpa rincian harian.
- Potong bagian yang tidak dibutuhkan, jangan menempelkan seluruh isi berkas.
- Periksa sekali lagi sebelum dikirim, terutama pada kolom keterangan atau catatan yang sering terlewat.
Periksa pengaturan alatnya
Sebelum memakai sebuah alat secara rutin, periksa pengaturannya. Apakah riwayat percakapan disimpan, apakah isinya dipakai untuk pelatihan, dan siapa saja yang bisa melihatnya. Setiap penyedia layanan memiliki kebijakan yang berbeda dan bisa berubah, sehingga sebaiknya dibaca langsung pada keterangan resminya, lalu disesuaikan dengan kebutuhan Anda.
Untuk akun usaha, pakai kata sandi yang kuat dan jangan berbagi akun kepada banyak orang. Langkah dasarnya dibahas pada mengamankan akun usaha dari pembajakan. Bila pekerjaan Anda memang membutuhkan data pelanggan, cara menjaganya dijelaskan pada menjaga data pelanggan.
Bila data sudah telanjur dimasukkan, segera hapus percakapan itu, ganti kata sandi yang mungkin ikut terbaca, dan beri tahu pihak yang datanya terlibat bila diperlukan. Selebihnya, ingat aturan sederhananya: yang tidak perlu, jangan diberikan. Untuk gambaran yang lebih luas soal batas kemampuan alat ini, lihat batas kemampuan AI.
Pertanyaan yang sering muncul
Data usaha apa saja yang aman diberikan ke AI?
Yang aman adalah keterangan umum tanpa identitas: jenis usaha, daftar produk yang sudah dipajang, jam operasional, isi pertanyaan pelanggan tanpa nama, dan data wilayah dari sumber publik. Data semacam itu tidak membuka rahasia usaha dan tidak bisa dipakai mengenali seseorang.
Apakah angka penjualan boleh dimasukkan ke AI?
Sebaiknya diganti dengan gambaran kasar. Bila hanya butuh pendapat, keterangan seperti penjualan menurun pada hari kerja sudah cukup. Bila angka persisnya diperlukan, saring lebih dulu dan jangan sertakan rincian yang bisa menelusuri pelanggan.
Apa yang sama sekali tidak boleh diberikan?
Kata sandi dan kode akses, nomor rekening dan nomor kartu, dokumen identitas, daftar lengkap pelanggan beserta kontaknya, rincian gaji karyawan, dokumen pajak, serta isi perjanjian yang bersifat rahasia. Tidak ada pekerjaan rutin yang membutuhkan keterangan itu.
Bagaimana kalau saya sudah memberikan data penting tanpa sengaja?
Hapus percakapan yang memuat data itu, ganti kata sandi yang mungkin ikut terbaca, dan beri tahu pihak terkait bila datanya milik orang lain. Setelah itu periksa pengaturan alatnya agar kejadian serupa tidak berulang.
